วิธีสร้างงบประมาณการเดินทางขององค์กร

เมื่อ บริษัท ของคุณเติบโตขึ้นคุณจะพบว่าคุณหรือพนักงานของคุณต้องเดินทางท่องเที่ยวในนามของ บริษัท ค่าใช้จ่ายในการเดินทางมักจะทำหน้าที่เป็นการลงทุนซึ่งเป็นการตัดสินใจเชิงเทคนิค แต่จำเป็นต่อการประสบความสำเร็จในระยะยาวและการลงทุนที่ดีจะต้องให้ผลตอบแทนที่ดี การเตรียมงบประมาณการเดินทางหมายถึงการระบุแนวทางเกี่ยวกับสิ่งที่ บริษัท ของคุณสามารถจ่ายได้ในระยะเวลาอันสั้นและผลตอบแทนที่ "ลงทุน" ที่ต้องการเพื่อสร้างค่าใช้จ่าย

1

กำหนดงบประมาณการเดินทางเฉพาะหลังจากที่คุณจัดทำค่าใช้จ่ายธุรกิจหลักของคุณ ในช่วงเวลาว่างคุณสามารถแจกจ่ายด้วยการเดินทางของ บริษัท แต่คุณไม่สามารถจ่ายด้วยค่าใช้จ่ายเช่นค่าเช่าและเงินเดือน (บางส่วน) คุณต้องชำระค่าใช้จ่ายเหล่านั้นก่อนไม่ว่าจะผ่านรายได้หรือหนี้สิน การละเมิดกฎนี้ก่อให้เกิดภัยคุกคามที่มีอยู่กับ บริษัท ของคุณและคุณไม่ควรพิจารณากฎนั้นเว้นแต่จะก่อให้เกิดผลตอบแทนระยะสั้นที่จับต้องได้

2

กำหนดนโยบายการเดินทางอย่างเป็นทางการเพื่อใช้เป็นพื้นฐานสำหรับการอนุมัติค่าใช้จ่ายในการเดินทาง ด้านหนึ่งของเหรียญนี้เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายเอง ตัวอย่างเช่นนโยบายอย่างเป็นทางการควรระบุข้อ จำกัด สำหรับค่าใช้จ่ายต่อมื้ออาหารประจำวัน อีกด้านหนึ่งของเหรียญเกี่ยวข้องกับกระบวนการอนุมัติ ตัวอย่างเช่นพนักงานระดับต้นควรได้รับการอนุมัติสำหรับการเดินทางจากผู้จัดการหรือผู้บริหารที่ได้รับอนุญาต

3

ค่าใช้จ่ายในการเดินทางตามเงื่อนไขกับมูลค่าที่คุณคาดว่าจะเพิ่มให้กับ บริษัท ของคุณ ใช้สมมติฐานที่ได้รับการบอกกล่าวเพื่อคาดการณ์เฉพาะ ตัวอย่างที่ชัดเจนเกี่ยวกับการบินไปยังอีกรัฐหนึ่งเพื่อเจรจาสัญญากับผู้ซื้อที่คาดหวังซึ่งจะให้ผลกำไรอย่างมีนัยสำคัญเมื่อเวลาผ่านไป - ไกลเกินกว่าราคาตั๋วเครื่องบิน ตัวอย่างที่เข้าใจง่ายไม่เกี่ยวกับการบินไปยังอีกรัฐหนึ่งเพื่อเข้าร่วมการประชุมเกี่ยวกับการปรับปรุงแนวทางการดำเนินธุรกิจในอุตสาหกรรมของคุณ มันจะไม่ส่งผลกำไรใด ๆ ด้วยตัวเอง แต่การใช้แนวทางปฏิบัติทางธุรกิจที่ดีกว่านั้นอาจช่วยให้คุณเพิ่มรายได้ คุณควรคาดหวังความยากลำบากและการคาดเดาในการประมาณผลตอบแทนจากค่าใช้จ่ายประเภทนี้ เริ่มต้นด้วยความระมัดระวังโดยหลีกเลี่ยงความเสี่ยงที่มีขนาดใหญ่

4

รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายในการเดินทางของ บริษัท ที่ บริษัท ของคุณอนุมัติและวิเคราะห์ข้อมูลเหล่านี้เมื่อเวลาผ่านไปซึ่งสัมพันธ์กับมูลค่าที่การเดินทางแต่ละครั้งเพิ่มให้กับ บริษัท ซึ่งหมายความว่าทุกคนที่เดินทางจำเป็นต้องกรอกรายงานค่าใช้จ่ายแยกตามเมื่อพวกเขากลับมา รายละเอียดสร้างความแตกต่าง พยายามดึงให้เส้นตรงและชัดเจนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ระหว่างค่าใช้จ่ายในการเดินทางและมูลค่าที่ส่งมอบ ไม่มีสิ่งใดช่วยให้คุณคาดการณ์อนาคตรวมถึงข้อมูลที่ดีเกี่ยวกับอดีต การสร้างฐานความรู้เกี่ยวกับประเภทของการเดินทางที่จ่ายออกไปและสิ่งที่ไม่ได้ช่วยให้งบประมาณการท่องเที่ยวแบบเสรีมากขึ้นในอนาคต

5

ติดตามค่าใช้จ่ายในการเดินทางและควบคุมค่าใช้จ่ายเหล่านี้ อย่าบังคับให้พนักงานของคุณเดินทางด้วยความยากจน แต่อย่าให้เช็คเปล่าเช่นกัน ที่นั่งเครื่องบินโค้ชรถเช่าราคาประหยัดและห้องพักต่อรองราคาจะไม่ทำร้ายพื้นฐานของการเดินทาง