วิธีอำนวยความสะดวกให้กับทีม

การอำนวยความสะดวกของทีมนั้นเป็นศิลปะมากกว่าวิทยาศาสตร์ ผู้อำนวยความสะดวกที่มีประสิทธิภาพมีคุณสมบัติและคุณลักษณะเช่นความเที่ยงธรรมการแก้ปัญหาการตัดสินใจการจัดการทีมและทักษะการสื่อสารที่ยากต่อการวัดในแง่ของปริมาณ กระบวนการอำนวยความสะดวกกำหนดว่าสมาชิกในทีมในธุรกิจขนาดเล็กของคุณมีปฏิสัมพันธ์ซึ่งกันและกันและกับทีมทั้งหมดอย่างไรรวมทั้งวิธีการตัดสินใจแก้ปัญหาและจัดการความขัดแย้งในฐานะทีม

รู้ความรับผิดชอบของคุณ

มุมมองการอำนวยความสะดวกคือกระบวนการที่ดีจะให้ผลลัพธ์ที่ดี มุมมองนี้หมายถึงบทบาทของผู้อำนวยความสะดวกในทีมมุ่งเน้นไปที่การประชุมทีมและวิธีการทำงานร่วมกันของทีมในระหว่างการประชุมมากกว่าผลิตภัณฑ์หรือผลงานที่เฉพาะเจาะจง ความรับผิดชอบมุ่งเน้นไปที่การออกแบบและการวางแผนการประชุมทีมชี้นำการประชุมในขณะที่มันดำเนินไปและสร้างความมั่นใจว่ามีส่วนร่วมอย่างมีประสิทธิภาพและกระตือรือร้น เมื่อการประชุมสิ้นสุดลงผู้อำนวยความสะดวกยังคงรับผิดชอบในการรับรองรายงานการประชุมรวมถึงผลลัพธ์การดำเนินการและคำถามที่ถูกบันทึกอย่างเหมาะสม

สร้างวาระการประชุม

เริ่มต้นด้วยการสร้างวาระการประชุมอย่างละเอียดที่กำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุมอย่างชัดเจนและสรุปวัตถุประสงค์การประชุม แจกวาระก่อนการประชุมสองสามวันเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบว่าจะคาดหวังอะไรและมีเวลาเตรียมตัว ยิ่งคุณมีรายละเอียดมากเท่าไรวาระการประชุมก็จะเป็นเครื่องมือในการอำนวยความสะดวก ยกตัวอย่างเช่นวาระการประชุมสามารถมั่นใจได้ว่าการประชุมไม่ได้ดำเนินไปตามเวลาที่กำหนดไว้ให้เน้นผู้เข้าร่วมเพิ่มการมีส่วนร่วมในการประชุมและขจัดโอกาสข้อแก้ตัวใด ๆ

ตั้งกฎพื้นฐานที่เหมาะสม

กฎเกณฑ์ภาคพื้นที่ชัดเจนและชัดเจนมีความสำคัญต่อการสร้างความมั่นใจว่าบรรยากาศการประชุมมีความสุภาพและให้ความเคารพโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณคาดหวังว่าจะมีการถกเถียงกันอย่างเผ็ดร้อน เริ่มการประชุมโดยให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการกำหนดกฎพื้นฐานที่มุ่งเน้นตัวอย่างเช่นเรื่องการมีส่วนร่วมและคุณค่าของความคิดเห็นที่ต่างกัน รวมกฎพื้นฐานการรักษาความลับและรายการสิ่งที่ไม่สามารถยอมรับได้เมื่อการปะทะกันของความคิดเห็นและผู้เข้าร่วมไม่เห็นด้วยเช่นการวางการเรียกชื่อหรือการโจมตีส่วนตัว บันทึกและแสดงกฎพื้นฐานตลอดการประชุมในตำแหน่งที่ชัดเจน

สังเกตและแทรกแซง

ติดตามการประชุมของทีมอย่างต่อเนื่องและมุ่งเน้นไปที่วัตถุประสงค์ของการประชุมโดยการสังเกตสิ่งที่เกิดขึ้นและแทรกแซงเมื่อจำเป็น ตัวอย่างเช่นเข้าแทรกแซงเมื่อผู้เข้าร่วมหนึ่งหรือสองคนดูเหมือนจะควบคุมการสนทนาโดยนำคำถามไปยังผู้เข้าร่วมที่ไม่ได้ใช้งาน ส่งเสริมการมีส่วนร่วมโดยการถามคำถามปลายเปิดที่ส่งเสริมการสนทนาและการสื่อสารที่เปิดกว้างและมีน้ำใจ ตรงและตรงไปตรงมาเมื่อการสนทนาเริ่มออกนอกเส้นทางโดยเตือนกลุ่มของหัวข้อเริ่มต้นเพื่อการอภิปราย เสนอที่จะกำหนดเวลาการประชุมอีกครั้งเพื่อหารือเกี่ยวกับหัวข้อใหม่หรือให้กลุ่มรู้ว่าคุณจะรวมไว้ในวาระการประชุมที่กำหนดเป็นประจำครั้งต่อไป