วิธีการค้นหาข้อผิดพลาดในยอดดุลทดลองโดยไม่ต้องปรับปรุง

พลังของวิธีการบัญชีสองทางมุ่งไปที่ลักษณะการตรวจสอบด้วยตนเองนำไปสู่ความมั่นใจว่าบันทึกทางการเงินของธุรกิจสมบูรณ์และถูกต้อง ยอดดุลทดลองใช้เป็นรายงานการบัญชีที่มีความสำคัญน้อยกว่าในขณะนี้ที่ซอฟต์แวร์บัญชีคอมพิวเตอร์ทำให้ขั้นตอนการป้อนข้อมูลสองครั้งต้องมีการบันทึกธุรกรรมหนึ่งครั้งดังนั้นจึงช่วยลดข้อผิดพลาดในการถอดความระหว่างรายการเดบิตและเครดิต

ยอดคงเหลือทดลองใช้ยังคงมีอยู่แม้ว่าเมื่อผู้ทำบัญชีหรือนักบัญชีต้องการแสดงสถานะของทั่วไปก่อนทำการแก้ไขข้อผิดพลาดเรียกว่าการปรับเปลี่ยนที่จำเป็นเมื่อยอดดุลทดลองใช้จะไม่สมดุล ไม่ว่าคุณจะใช้ระบบบัญชีแบบใช้คอมพิวเตอร์หรือด้วยตนเองยอดดุลทดลองใช้ที่ยังไม่ได้ทำการปรับปรุงจะทำหน้าที่เป็นเอกสารภายในที่มีประสิทธิภาพสำหรับการรักษาความถูกต้องของบัญชี บริษัท

การจัดทำรายงานงบทดลองที่ไม่ได้ปรับปรุง

ในรูปแบบที่ง่ายที่สุดรายงานดุลทดลองใช้จะประกอบด้วยคอลัมน์สามคอลัมน์: ชื่อบัญชีและจำนวนเงินเดบิตและเครดิตสำหรับแต่ละบัญชี บัญชีเป็นไปตามลักษณะของบัญชีเดบิตหรือเครดิตดังนั้นโดยทั่วไปจะมีเฉพาะข้อมูลในคอลัมน์ที่เกี่ยวข้อง คอลัมน์อื่นมีค่าเป็นศูนย์ ยอดรวมของเดบิตและเครดิตสำหรับบัญชีทั้งหมดจะต้องเท่ากันเพื่อช่วยยืนยันความถูกต้องของข้อมูลในบัญชีแยกประเภททั่วไปและยอดดุลทดลองใช้จะไม่สมดุลหากธุรกรรมไม่ได้ป้อนอย่างถูกต้องทั้งในบัญชีเดบิตและเครดิตเดียว การจัดทำรายงานงบทดลองก่อนที่จะทำการแก้ไขเรียกว่ายอดดุลทดลองโดยไม่ต้องแก้ไข หากปราศจากข้อผิดพลาดหรือหากทำการแก้ไขบัญชีในภายหลังเพื่อให้เกิดความสมดุลรายงานที่ตามมาจะถูกเรียกว่ายอดดุลทดลองใช้ที่ปรับแล้ว

บัญชีใดน่าจะมียอดเดบิตยอด

โดยทั่วไปบัญชีเช่นค่าใช้จ่ายการสูญเสียสินทรัพย์เงินสดและบัญชีถอนเงินของเจ้าของมียอดคงเหลือด้านเดบิต เหล่านี้เป็นบัญชีที่มีค่าเพิ่มขึ้นด้วยรายการเดบิตในขณะที่ลดลงด้วยรายการเครดิต บัญชีเช่นการขายกำไรกำไรหนี้สินและส่วนของเจ้าของมียอดเครดิต ยอดคงเหลือของพวกเขาเพิ่มขึ้นเมื่อเครดิตและพวกเขาลดลงด้วยเดบิต

ธุรกรรมทั้งหมดสร้างทั้งรายการเดบิตและเครดิตแม้ว่าคุณจะป้อนธุรกรรมเพียงครั้งเดียวในแอปพลิเคชันการบัญชีที่สร้างรูปแบบรายการคู่ในซอฟต์แวร์ ตัวอย่างเช่น บริษัท ที่ได้รับเงินกู้ธนาคารจำนวน $ 5, 000 จะหักบัญชีเงินสดเพิ่มมูลค่าของบัญชีนั้น $ 5, 000 ในขณะเดียวกันก็เพิ่มยอดเงินในบัญชีเจ้าหนี้ด้วยจำนวนเดียวกันเนื่องจากจำนวนเงินกู้ที่ค้างชำระเพิ่มขึ้น

ตัวอย่างของข้อผิดพลาดในการถอดความคืออะไร?

พิจารณาเงินกู้ธนาคาร $ 5, 000 จากมุมมองของยอดดุลทดลองใช้ หากทั้งรายการเดบิตและเครดิตตรงกันธุรกรรมนี้อยู่ในสมดุลและไม่มีผลกระทบต่อยอดดุลทดลองของบัญชีแยกประเภททั่วไป อย่างไรก็ตามภาพของ บริษัท ที่ใช้ระบบการบันทึกบัญชีด้วยตนเองและรายการสินเชื่อถูกหักไปยังบัญชีเงินสดเป็น $ 5, 000 แต่ให้เครดิตไปยังบัญชีเจ้าหนี้ที่ต้องชำระเป็น $ 500 สำหรับบัญชีแยกประเภททั่วไปรวมถึงบัญชีเหล่านี้ยอดเงินทดลองใช้จะไม่สมดุลหากยังไม่ได้แก้ไข เนื่องจากผลรวมของเดบิตและเครดิตนั้นง่ายต่อการเปรียบเทียบในรายงานดุลทดลองใช้ยอดดุลทดลองที่ไม่ได้ปรับจะแสดงความแตกต่างของ $ 4, 500 ระหว่างเดบิตและเครดิต ศูนย์ที่หายไปเป็นตัวอย่างของข้อผิดพลาดในการถอดเทปที่ถูกเปิดเผยโดยรายงานงบทดลอง

ข้อผิดพลาดที่เปิดเผยโดยยอดดุลทดลองใช้ที่ยังไม่ได้ปรับ

แม้ว่าจะค่อนข้างมีประสิทธิภาพในการเปิดเผยข้อผิดพลาดบางอย่าง แต่ยอดดุลทดลองใช้ที่ไม่ได้ปรับจะไม่สามารถระบุข้อผิดพลาดได้ทุกข้อและในความเป็นจริงมีข้อผิดพลาดบางประเภทที่ไม่สามารถตรวจพบได้โดยยอดดุลทดลองใช้ ตัวอย่างเช่นหากบัญชีแยกประเภทปิดด้วย $ 0.80 คุณจะใช้กระบวนการใดเพื่อค้นหาข้อผิดพลาด มีหลายขั้นตอนที่คุณสามารถทำได้เพิ่มความซับซ้อน แต่สิ่งแรกที่ควรพิจารณาคือจำนวนของความไม่สมดุล ตัวเลขเช่น $ 0.80 อาจเป็นการละทิ้งเซ็นต์จากหนึ่งรายการ ตามหลักเหตุผลคุณสามารถค้นหาธุรกรรมจากเดบิตหรือเครดิตแล้วแต่จำนวนใดจะถึง 80 เซ็นต์สำหรับจำนวนเงินที่ลงท้ายด้วย $ 0.80 และตรวจสอบรายการที่เกี่ยวข้องในบัญชีอื่น ๆ

อย่างไรก็ตามความแตกต่าง 80 เปอร์เซ็นต์อาจเป็นแบบสะสมหรือแบบสุ่มทำให้การค้นหาของคุณยากขึ้น ขั้นตอนทั่วไปในการค้นหาข้อผิดพลาดในยอดดุลทดลองรวมถึง:

• การเพิ่มคอลัมน์ยอดดุลทดลองใช้ไม่ถูกต้อง: พบเพียงโดยการตรวจสอบการเพิ่มอีกครั้ง

• ไม่มีบัญชีแยกประเภท: เปรียบเทียบจำนวนที่ไม่สมดุลกับรายการบัญชีในคอลัมน์ค่าที่สูงขึ้นเพื่อค้นหาบัญชีที่ขาดหายไปจากคอลัมน์ค่าที่ต่ำกว่า

• เข้าสู่บัญชีในคอลัมน์บัญชีแยกประเภทที่ไม่ถูกต้อง: หารจำนวนที่ไม่สมดุลด้วย 2 และค้นหายอดคงเหลือในบัญชีสำหรับจำนวนนี้
• หารจำนวนความไม่สมดุลด้วย 9: หากความไม่สมดุลแบ่งเท่า ๆ กันด้วย 9 อาจมีการเปลี่ยนตำแหน่ง (เปลี่ยนตัวเลข) หรือเปลี่ยนตำแหน่ง (ตำแหน่งที่ไม่ถูกต้องของจุดทศนิยม) ทำให้เกิดข้อผิดพลาด

หากข้อผิดพลาดยังคงอยู่คุณจะต้องค้นหาแต่ละบัญชีที่รวมอยู่ในยอดทดลองใช้

การเตือน

• ข้อผิดพลาดบางอย่างจะไม่ถูกเปิดเผยโดยยอดดุลทดลองรวมถึงข้อผิดพลาดเช่นธุรกรรมที่ถูกตัดออกหรือข้อผิดพลาดที่บันทึกไม่ถูกต้อง แต่เหมือนกันในสองบัญชี ยอดดุลการทดลองที่ไม่สมดุลจะบ่งชี้ถึงข้อผิดพลาดอย่างแน่นอนในขณะที่การทดลองใช้ที่สมดุลอาจหรือไม่ปราศจากข้อผิดพลาด