วิธีการเชิงอรรถอีเมล

ในการดำเนินธุรกิจของคุณคุณจำเป็นต้องอ้างถึงอีเมลรายงานและการนำเสนออื่น ๆ ในการติดต่อกับพนักงานลูกค้าและคู่ค้า ข้อมูลที่รวมอยู่ในอีเมลของคุณควรถูกนำไปวางไว้ในที่ทำงานเพื่อให้ผู้อ่านไปยังตำแหน่งดั้งเดิมของข้อเท็จจริง แนบเอกสารสำคัญกับอีเมลของคุณพร้อมกับการอ้างอิง

1

ตรวจสอบว่าคุณกำลังอ้างถึงการอ้างอิงที่เป็นความจริงหรือไม่ คุณควรใช้การอ้างอิงเมื่อรวมถึงข้อมูลหรือข้อเท็จจริงที่เฉพาะเจาะจงเท่านั้น ตัวอย่างเช่นไม่จำเป็นต้องอ้างถึงอีเมลเฉพาะสำหรับแถลงการณ์ "จอห์นตกลงที่จะรับผิดชอบด้านการตลาดสำหรับโครงการ" แต่มันก็จำเป็นที่จะต้องอ้างอิงแหล่งที่มาดังต่อไปนี้: "เจนนิเฟอร์กล่าวว่า ลดลง 24% ในไตรมาสนี้ "

2

ระบุเชิงอรรถตามด้วยการเพิ่มตัวเลขหรือสัญลักษณ์หลังจากข้อเท็จจริงที่ระบุไว้ สัญลักษณ์อาจประกอบด้วยเครื่องหมายดอกจันหนึ่งตัวกริชหรือกริชคู่ ตัวอย่างเช่น:

Jennifer ระบุว่าการซื้อของลูกค้าใหม่ลดลง 24% ในไตรมาสนี้ *

3

รวมการอ้างอิงแหล่งที่มาของคำพูดหรือข้อมูลหลังจากคำทักทายปิดอีเมลของคุณ การสื่อสารส่วนบุคคลควรอ้างถึงโดยใช้ชื่อและวันที่ดังนี้

* J Ryan (การสื่อสารส่วนตัว, 30 พฤษภาคม 2011)

4

รวมชื่อไฟล์ในการอ้างอิงของคุณหากแหล่งที่มานั้นแนบมากับไฟล์

* J Ryan (การสื่อสารส่วนตัว, 30 พฤษภาคม 2011; แนบเป็น "JRyan_SalesData_30May11.txt")

การเตือน

• ขออนุญาตก่อนที่จะอ้างถึงการสื่อสารส่วนบุคคลโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณอ้างถึงบุคคลภายนอก บริษัท ของคุณ