วิธีใช้ Dropbox เพื่อการจัดการเอกสารที่ดีขึ้นและการทำงานร่วมกันเป็นทีม

Dropbox มีความยืดหยุ่นและความยืดหยุ่นในการปรับขนาดเพื่อให้เหมาะกับธุรกิจทุกขนาด ซอฟต์แวร์ไคลเอ็นต์ทำงานอย่างรอบคอบในพื้นหลังซิงค์ไฟล์ระหว่างคลาวด์และคอมพิวเตอร์ที่ติดตั้ง Dropbox และมีแอปอย่างเป็นทางการสำหรับ Windows, Mac, Linux, Android, iOS และ BlackBerry คุณยังสามารถเข้าถึงไฟล์ Dropbox ของคุณผ่านทางเว็บเบราว์เซอร์ใดก็ได้โดยลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณ

บัญชีธุรกิจ

Dropbox มีแผนพิเศษสำหรับผู้ใช้ทางธุรกิจโดยเฉพาะ บัญชีธุรกิจเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถจัดการสมาชิกในทีมและโฟลเดอร์ได้ง่ายกว่าบัญชีส่วนบุคคลรวมถึงการกู้คืนไฟล์แบบไม่ จำกัด และประวัติเวอร์ชันและเริ่มต้นด้วยพื้นที่ 1TB ที่สามารถขยายได้ตามต้องการ แอปการจัดการธุรกิจเช่น HipChat, 1Password และ CloudOn สามารถเชื่อมต่อกับ Dropbox ได้เช่นกัน

การจัดการเอกสาร

แชร์โฟลเดอร์ระหว่างสมาชิกในทีมบน Dropbox และการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่ทำในคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งจะถูกซิงค์กับระบบคลาวด์โดยอัตโนมัติและออกไปยังเครื่องอื่น ๆ ที่เชื่อมต่อกับบัญชีเดียวกัน ต้องขอบคุณความสามารถในการซิงค์แบบสองทางทันทีนี้สมาชิกทุกคนในทีมจึงมั่นใจได้ว่าสามารถเข้าถึงไฟล์เวอร์ชันล่าสุดโดยไม่จำเป็นต้องส่งอีเมลเอกสารหรือตรวจสอบเวอร์ชัน อย่างไรก็ตาม Dropbox ไม่อนุญาตให้ผู้ใช้สองคนทำงานบนเอกสารเดียวกันพร้อมกัน หากมีคนโหลดเอกสารที่เปิดอยู่ในเครื่องอื่นแล้ว Dropbox จะสร้าง "สำเนาที่ขัดแย้งกัน" และทำเครื่องหมายด้วยผู้ใช้และเวลาประทับ จากนั้นทั้งสองเวอร์ชันสามารถรวมกันได้ด้วยตนเองเมื่อต้องการ

การทำงานร่วมกันเป็นทีม

ผู้ดูแลระบบของบัญชี Dropbox for Business สามารถกำหนดสมาชิกทีมและควบคุมวิธีที่สมาชิกเหล่านี้สามารถแชร์โฟลเดอร์และไฟล์ได้ นอกจากนี้ยังเป็นไปได้ที่จะควบคุมว่าใครสามารถเชิญสมาชิกใหม่เข้าสู่ทีมและทำให้โฟลเดอร์ที่คุณแบ่งปันทำงานอยู่ หากคุณต้องการแชร์ลิงก์แบบอ่านอย่างเดียวกับที่อยู่นอกทีม Dropbox ก็สามารถทำได้เช่นกัน เนื่องจาก Dropbox มีการซิงค์สองทางจากคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องที่ติดตั้งไว้สมาชิกในทีมสามารถทำงานร่วมกันในโครงการต่างๆไม่ว่าจะอยู่ในสำนักงานเดียวกันหรือในอีกด้านหนึ่งของโลก

คุณสมบัติอื่น ๆ

บัญชี Dropbox for Business ยังมีการรายงานและการบันทึกอย่างละเอียดเพื่อให้คุณสามารถดูว่าสมาชิกในทีมคนใดที่ลงชื่อเข้าใช้ใครมีการเปลี่ยนแปลงเอกสารใดบ้างและรับการแจ้งเตือนเมื่อมีการเชื่อมต่ออุปกรณ์หรือคอมพิวเตอร์ใหม่ ในบรรดาคุณลักษณะด้านความปลอดภัยที่มีอยู่ใน Dropbox นั้นเป็นการตรวจสอบสองขั้นตอนดังนั้นจำเป็นต้องใช้รหัสผ่านเมื่อลงชื่อเข้าใช้อุปกรณ์ใหม่การเข้ารหัส AES 256 บิตและความสามารถในการยกเลิกการเชื่อมต่อจากระยะไกลผ่านอินเทอร์เฟซผู้ดูแลระบบส่วนกลาง แอพมือถือช่วยให้สมาชิกในทีมเข้าถึงไฟล์ได้ทุกที่ แต่ไฟล์จะไม่ถูกซิงค์กลับโดยอัตโนมัติในทิศทางอื่นบนแพลตฟอร์มมือถือและต้องอัปโหลดด้วยตนเองหากมีการเปลี่ยนแปลง