วิธีเขียนงบประมาณการประชุมระดับภูมิภาคสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไร

องค์กรไม่แสวงหากำไรหลายแห่งใช้การประชุมเพื่อระดมทุนสำหรับสมาคมในขณะที่องค์กรอื่น ๆ มองว่าการประชุมเป็นค่าใช้จ่าย การประชุมระดับภูมิภาคมักจะดึงดูดผู้คนจำนวนน้อยกว่าคนทั่วไปดังนั้นคุณจะต้องวางแผนเรื่องการประหยัดต่อขนาด เมื่อสร้างงบประมาณสำหรับการประชุมการรู้เป้าหมายสูงสุดจะช่วยให้คุณวางแผนการใช้จ่ายและกิจกรรมทางการตลาดเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย

1

รับงบประมาณจากการประชุมครั้งที่แล้วรวมถึงงบประมาณที่จะกลับมาอย่างน้อยสามปีถ้าเป็นไปได้ รับสำเนาสัญญาทั้งหมดสำหรับการประชุมแต่ละครั้งรวมถึงสถานที่จัดเลี้ยงภาพและเสียงการตลาดลำโพงและการขนส่ง ติดต่อองค์กรระดับชาติของคุณหากคุณเป็นบทหรือภาคที่จัดการประชุมระดับภูมิภาคและถามว่าการเงินการตลาดหรือการสนับสนุนด้านลอจิสติกส์ที่สำนักงานแห่งชาติให้ ถามว่าคุณมีภาระหน้าที่ทางการเงินใด ๆ ในการเป็นตัวแทนระดับประเทศหรือสนับสนุนผู้สนับสนุน

2

เขียนรายการของกิจกรรมที่จะเกิดขึ้นในการประชุมตามที่ได้รับคำสั่งจากคณะกรรมการหรือคณะกรรมการการประชุมของคุณและค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมเหล่านั้น รวมถึงงานเลี้ยงค็อกเทล, งานเลี้ยง, การแข่งขันกอล์ฟหรือเทนนิส, การบรรยาย, การประชุมคณะกรรมการ, งานแสดงสินค้า, คู่สมรสและกิจกรรมของเด็กและการเต้นรำ เขียนรายการค่าใช้จ่ายที่ไม่ใช่กิจกรรมเช่นที่พักและการเดินทางของสมาชิกคณะกรรมการการตลาดการประชุมการพิมพ์หนังสือโปรแกรมเยี่ยมชมเว็บไซต์บูธลงทะเบียนและการเรี่ยไรเงิน

3

สร้างเอกสารงบประมาณหลักที่แสดงรายได้และค่าใช้จ่ายที่คาดการณ์ไว้ทางด้านซ้ายของหน้า รวมแหล่งที่มาของรายได้เช่นค่าธรรมเนียมการลงทะเบียนค่าธรรมเนียมกิจกรรมการโฆษณาหนังสือโปรแกรมผู้สนับสนุนบูธแสดงสินค้าโอกาสแจกของผลิตภัณฑ์และแร็ฟเฟลส์ รายการค่าใช้จ่ายของคุณตามค่าใช้จ่ายคงที่และผันแปร ตัวอย่างเช่นการใช้จ่ายภาพและเสียงของคุณจะไม่เปลี่ยนแปลงกับหมายเลขลงทะเบียนของคุณ แต่ค่าอาหารและเครื่องดื่มของคุณจะ

4

พัฒนางบประมาณการฝ่าวงล้อมสำหรับพื้นที่ต่างๆของการประชุมของคุณเช่นการศึกษาความบันเทิงกิจกรรมการตลาดการขนส่งในสถานที่และงานแสดงสินค้า แสดงค่าใช้จ่ายในการจัดการแต่ละพื้นที่ ตัวอย่างเช่นการขนส่งในสถานที่อาจรวมถึงเจ้าหน้าที่แผนกลงทะเบียนเครื่องส่งรับวิทยุป้ายซอฟต์แวร์ลงทะเบียนบริการรถรับส่งและกระเป๋าผู้เข้าร่วม งบประมาณการตลาดควรมีการพิมพ์ก่อนและหลังเหตุการณ์และการโฆษณาและโปรโมชั่นดิจิตอล

5

ติดต่อผู้บรรยายหรือองค์กรที่อาจให้ผู้บรรยายเพื่อพิจารณาว่าคุณจะต้องจ่ายค่าธรรมเนียมการพูดและการเดินทางที่พักอาหารและค่าธรรมเนียมอื่น ๆ หรือไม่ ติดต่อผู้จำหน่ายในอุตสาหกรรมที่อาจให้บริการลำโพงฟรีเพื่อแลกรับการแสดงในงานของคุณ ขออาสาสมัครจากสมาชิกของคุณที่วางแผนจะเข้าร่วมกิจกรรมโดยมีค่าใช้จ่ายและเป็นผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติและวิทยากรที่มีประสบการณ์

6

ทำสำเนางบประมาณของคุณสามชุดเพื่อให้คุณสามารถสร้างสถานการณ์จำลองตามการเข้าร่วมต่ำปานกลางและสูงและประมาณการรายรับต่ำปานกลางและสูง ตรวจสอบผลกระทบของระดับการเข้างานที่แตกต่างกันและกำหนดว่าคุณจะต้องลดค่าใช้จ่ายหรือมีโอกาสเพิ่มการใช้จ่ายตามระดับการเข้าร่วมและการมีส่วนร่วมของผู้สนับสนุน

สิ่งที่จำเป็น

• งบประมาณก่อนหน้า
• สัญญาก่อนหน้า
• ข้อกำหนดขององค์กรแห่งชาติ