วิธีการเขียนคู่มือคำแนะนำผู้ช่วยผู้ดูแลระบบ

ผู้ช่วยฝ่ายบริหารช่วยให้ผู้บริหารและพนักงานคนอื่น ๆ ของคุณเดินหน้าต่อไปด้วยการรักษาสำนักงานไว้พร้อมเสบียงการนัดหมายและการประชุมและรับโทรศัพท์ตามที่จำเป็น ผู้ช่วยฝ่ายบริหารที่ทำงานให้กับธุรกิจของคุณนั้นดีพอ ๆ กับคู่มือการสอนที่คุณเขียนให้พวกเขา คู่มือนี้ให้รายละเอียดเกี่ยวกับความคาดหวังของ บริษัท ของคุณและอธิบายสภาพอากาศและวัฒนธรรม ใช้เพื่ออธิบายวิธีการทำงานเฉพาะเช่นเดียวกับการกำหนดกฎการปฏิบัติ

จัดทำใบปะหน้าสำหรับคู่มือการใช้งาน ตั้งชื่อเรื่องง่าย ๆ ให้กับคู่มือเช่น "Manual Assistant Assistant and Handbook" รวมชื่อธุรกิจของคุณและที่อยู่ในหน้าปก

สร้างสารบัญในหน้าสอง รายการหัวข้อทั้งหมดที่คุณจะรวมไว้ในคู่มือเช่น "ตอบรับโทรศัพท์และรับข้อความ" "เขียนตามคำบอกและถอดความ" และ "สั่งซื้ออุปกรณ์สำนักงาน" หัวข้อที่คุณแสดงนั้นขึ้นอยู่กับความรับผิดชอบของผู้ช่วยฝ่ายบริหาร นอกเหนือจากคำแนะนำเกี่ยวกับการปฏิบัติงานให้รวมเนื้อหาเช่น "นโยบายการขาด", "การหยุดพัก", "ประโยชน์และเงินเดือน" และข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ ที่ผู้ช่วยจะต้องเป็นพนักงาน

สร้างหัวเรื่องสำหรับแต่ละหัวข้อ

ทำรายการขั้นตอนสำหรับแต่ละภารกิจโดยใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือรายการลำดับเลขเพื่อให้ผู้ช่วยสามารถเห็นความก้าวหน้าของงานได้อย่างชัดเจน สมมติว่าไม่มีความรู้ก่อนหน้าของงาน; ตัวอย่างเช่นสั่งให้ผู้ช่วยเปิดโปรแกรมประมวลผลคำเพื่อพิมพ์เอกสาร

ใช้ภาษาที่ชัดเจนเพื่ออธิบายวิธีปฏิบัติงานแต่ละอย่าง ตัวอย่างเช่นเขียน "รับโทรศัพท์ด้วยการพูดว่า 'สวัสดี! ขอบคุณที่โทร [ชื่อธุรกิจ] นี่คือ [ชื่อของคุณ] ฉันจะช่วยคุณได้อย่างไร'" เพื่อแนะนำผู้ช่วยในการรับโทรศัพท์ ทำรายการข้อมูลที่ต้องการรวบรวมจากการโทรเมื่อรับข้อความหรือก่อนโอนสายไปยังบุคคลอื่น ตัวอย่างเช่นผู้ช่วยควรลบชื่อผู้โทรที่เขาโทรมาและจุดประสงค์ของการโทร

บันทึกและพิมพ์คู่มือการใช้งาน เจาะรูที่ด้านซ้ายของกระดาษจากนั้นสอดเข้าไปในเครื่องผูก

รายการที่คุณจะต้อง

• ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำและคอมพิวเตอร์

• เครื่องพิมพ์

• กระดาษ

• เจาะรู

• เครื่องผูก 3-ring 3 นิ้ว

ปลาย

• เก็บสำเนาสำรองของคู่มือการใช้งานที่บันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณเพื่อให้คุณสามารถแก้ไขและพิมพ์ซ้ำได้ตามความจำเป็น

ข้อมูลเงินเดือน 2016 สำหรับเลขานุการและผู้ช่วยฝ่ายบริหาร

เลขานุการและผู้ช่วยฝ่ายบริหารได้รับเงินเดือนประจำปีเฉลี่ยอยู่ที่ $ 38, 730 ในปี 2559 จากข้อมูลของสำนักงานสถิติแรงงานสหรัฐ ในระดับต่ำสุดเลขานุการและผู้ช่วยฝ่ายบริหารได้รับเงินเดือนเปอร์เซ็นที่ 25 ของ $ 30, 500 ซึ่งหมายความว่า 75 เปอร์เซ็นต์ได้รับมากกว่าจำนวนนี้ เงินเดือนเปอร์เซ็นไทล์ที่ 75 คือ $ 48, 680 ซึ่งหมายถึง 25 เปอร์เซ็นต์ที่จะได้รับมากขึ้น ในปี 2559 มีผู้จ้างงาน 3, 990, 400 คนในสหรัฐอเมริกาในฐานะเลขานุการและผู้ช่วยฝ่ายบริหาร