วิธีการเขียนจดหมายสะสมทางธุรกิจ

จดหมายเรียกเก็บเงินทางธุรกิจมักจะปรับโทนเสียงตามระยะเวลาที่ใบแจ้งหนี้ค้างชำระ ในขณะที่เป้าหมายหลักของจดหมายเรียกเก็บเงินคือการชักชวนให้ลูกค้าส่งการชำระเงิน แต่กระบวนการเก็บเงินไม่ควรทำลายความสัมพันธ์ทางธุรกิจ บริษัท อาจใช้จดหมายเรียกเก็บเงินเป็นวิธีการสื่อสารเพียงอย่างเดียวเมื่อพวกเขาพยายามรวบรวมใบแจ้งหนี้ที่ผ่านมา บางคนอาจใช้พวกเขาเป็นส่วนเสริมในการโทรคอลเลกชัน

โทน

ตัวแทนการจัดเก็บควรเขียนจดหมายด้วยน้ำเสียงที่มีความมั่นคงและมีน้ำใจแจ้งเตือนลูกค้าถึงจำนวนเงินที่ถึงกำหนดชำระและธุรกิจจะยินดีรับการชำระเงินที่รวดเร็ว ตัวอย่างเช่นจดหมายเรียกเก็บหนี้ที่ค้างชำระเกิน 30 วันอาจเริ่มต้นโดยระบุว่า "เรายังไม่ได้รับการชำระเงินและขอแนะนำให้คุณส่งโดยเร็วที่สุดเพื่อรักษาสิทธิ์ในเครดิตของคุณ"

เนื้อหา

เนื้อหาของจดหมายเรียกเก็บเงินทางธุรกิจมักระบุลักษณะของการร้องเรียนและขั้นตอนที่ผู้รับต้องดำเนินการเพื่อแก้ไข ตัวอย่างเช่นจดหมายสำหรับหนี้ที่ครบกำหนด 60 วันอาจระบุ: "เรายังไม่ได้รับการชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ # 19 ลงวันที่ 2 มกราคม 2012 ในวันที่ 2 มีนาคม 2012 เราส่งการเตือนถึงกำหนดที่ผ่านมา แต่ไม่ได้ยินกลับมาจาก คุณกรุณาติดต่อสำนักงานของเราโดยเร็วที่สุดเพื่อจัดการการชำระเงิน "

ผลที่ตามมา

จดหมายเรียกเก็บทางธุรกิจที่เป็นคำบอกกล่าวขั้นสุดท้ายโดยทั่วไปจะแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าหนี้ของเขาจะถูกส่งไปยังหน่วยงานติดตามหนี้สินหลังจากวันที่กำหนด ในบางสถานการณ์การแจ้งเตือนขั้นสุดท้ายอาจระบุว่า บริษัท จะดำเนินคดีทางกฎหมายหรือยึดทรัพย์สินที่ค้างชำระไว้ การแจ้งเตือนครั้งสุดท้ายมักเกิดขึ้นกับหนี้ที่ครบกำหนดชำระ 90 วันหรือมากกว่า ตัวอย่างเช่นจดหมายเรียกเก็บเงินสุดท้ายสำหรับการชำระค่าเฟอร์นิเจอร์อาจระบุว่า "หากไม่ได้รับการชำระเงินเต็มจำนวนภายในสองสัปดาห์นับจากวันที่ในจดหมายฉบับนี้เราจะถูกบังคับให้ยึดทรัพย์สินคืน"

การเจรจาต่อรองการชำระเงิน

จดหมายเรียกเก็บเงินทางธุรกิจที่พยายามรักษาความเป็นอยู่ที่ดีของความสัมพันธ์ระหว่างผู้ค้าและลูกค้าอาจเสนอแผนการชำระเงินที่ได้รับการแก้ไข ตัวอย่างเช่น บริษัท อาจเสนอการชำระเงินบางส่วนให้กับลูกค้าที่ถึงกำหนดชำระภายใน 30 วัน จดหมายเรียกเก็บเงินอาจระบุว่า "เราตระหนักดีว่าคุณอาจประสบปัญหาทางการเงินโปรดติดต่อเราโดยเร็วที่สุดเพื่อตั้งค่าข้อตกลงการชำระเงินสำรอง"