วิธีเขียนจดหมายขอธุรกิจ

ในฐานะเจ้าของธุรกิจคุณอาจมีเหตุผลที่จะเขียนจดหมายขอหลายฉบับตั้งแต่คำขอชำระเงินจนถึงคำขอข้อมูลเพิ่มเติม เมื่อคุณสร้างแม่แบบที่เป็นมืออาชีพและเป็นมิตรสำหรับจดหมายดังกล่าวคุณสามารถปรับให้เหมาะกับความต้องการในอนาคตของคุณและประหยัดเวลาอันมีค่า

1

เขียนจดหมายคำขอของคุณบนสเตชั่นธุรกิจ หากคุณไม่มีทรัพยากรนี้ให้พิมพ์ชื่อ บริษัท ของคุณที่ด้านบนของหน้าในประเภท 16- หรือ 18-point เลือกแบบอักษรมืออาชีพเช่น Arial, Verdana หรือ Times New Roman จัดกึ่งกลางชื่อชื่อและข้อมูลการติดต่อของคุณด้านล่างด้วยตัวอักษรขนาดเล็กเช่น 14 จุด

2

ใช้การทักทายอย่างเป็นทางการสำหรับจดหมายขอของคุณเช่น“ Dear Ms. ” หรือ“ Dear Mr. ” ใช้นามสกุลของผู้รับ แต่ไม่ใช่ชื่อเพราะคำทักทายที่เป็นมิตรนี้เป็นสิ่งที่เกินความต้องการของคุณ

3

เปิดจดหมายของคุณด้วยข้อความที่กระชับและตรงไปตรงมาซึ่งสรุปวัตถุประสงค์ของคุณในการเขียน ตัวอย่างเช่นคุณอาจพูดว่า“ ในฐานะสมาชิกใหม่ของสภาหอการค้าเวสต์แลนด์ฉันเขียนถึงขอฐานข้อมูลสมาชิกภาพปี 2555 ที่ฉันสัญญาไว้เมื่อฉันเข้าร่วมกลุ่มเมื่อเดือนที่แล้ว”

4

ให้คำอธิบายสั้น ๆ สำหรับคำขอของคุณหากเจตนาของคุณไม่ชัดเจนและให้ข้อมูลเพิ่มเติมใด ๆ ที่ผู้รับอาจต้องดำเนินการตามคำขอของคุณ รวมหมายเลขโทรศัพท์ของคุณและเวลาที่ดีที่สุดในการติดต่อคุณหากเธอมีคำถามใด ๆ เกี่ยวกับคำขอของคุณ

5

ทำให้ง่ายที่สุดสำหรับผู้รับที่จะปฏิบัติตามคำขอของคุณ รวมถึงซองจดหมายที่ประทับตราด้วยตนเองเพื่อให้เธอสามารถส่งข้อมูลโดยไม่มีค่าใช้จ่าย หรือเสนอให้หยุดและรับข้อมูลที่คุณต้องการ ปัจจัยด้านความสะดวกที่มากกว่านั้นควรสร้างแรงบันดาลใจในการตอบสนองที่รวดเร็ว

6

ปิดท้ายคำขอจดหมายของคุณด้วยข้อความที่สุภาพและสุภาพ ขอบคุณผู้รับสำหรับเวลาของเธอและใส่ใจคำขอของคุณ

7

พิสูจน์อักษรและแก้ไขจดหมายของคุณเพื่อการสะกดและไวยากรณ์ที่เหมาะสม ภาพ บริษัท ของคุณขึ้นอยู่กับว่าคุณนำเสนอตัวเองดีแค่ไหน หากคุณจริงจังกับตัวเองคนอื่นก็มีแนวโน้มที่จะเช่นกัน

ปลาย

• โทรหาผู้รับหากเธอไม่ตอบจดหมายคำขอของคุณภายในห้าวันทำการ