วิธีการเขียนจดหมายความยากลำบากสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

หากคุณต้องเขียนจดหมายอธิบายถึงความยากลำบากของ บริษัท ในการชำระหนี้ให้มุ่งเน้นไปที่ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับสถานการณ์ทางการเงินของคุณอย่างมีเหตุผล รวมถึงอารมณ์บางอย่างถ้ามันเกิดขึ้นตามธรรมชาติทำให้เจ้าหนี้ของคุณได้รับจดหมายที่คล้ายกันมากที่สุดในชีวิตประจำวัน แม้ว่านี่ไม่ได้หมายความว่าเจ้าหนี้จะไม่เห็นด้วยกับสถานการณ์ของคุณ แต่จดหมายสั้น ๆ ที่มีเหตุผลมีแนวโน้มที่จะได้รับการตอบกลับที่เป็นประโยชน์มากกว่า

1

อุทิศตัวอักษรย่อหน้าแรกของคุณเพื่ออธิบายว่าทำไมคุณถึงเขียนและแสดงความต้องการแก้ปัญหา ตัวอย่างเช่นหากคุณเป็นผู้เช่าที่มีปัญหาในการชำระค่าเช่ารายเดือนให้อ้างอิงจำนวนเงินที่ชำระและระยะเวลาที่คุณคาดว่าจะขาด สมมติว่าคุณต้องการเจรจากำหนดการชำระเงินจนกว่าบัญชีของคุณจะเป็นข้อมูลล่าสุด

2

เขียนสองหรือสามย่อหน้าเพื่ออธิบายเหตุการณ์ที่ทำให้คุณลำบาก อารมณ์และข้อร้องเรียนมีแนวโน้มที่จะปรากฏ ณ จุดนี้ แต่ให้พวกเขาให้น้อยที่สุด จัดทำข้อเท็จจริงโดยสุจริตและมีความเฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่นหากรายได้ของ บริษัท ของคุณลดลง 25% ให้แปลความจริงนั้นเป็นเงินดอลลาร์เพื่อให้เจ้าหนี้เข้าใจถึงความสำคัญของการลดลงและสาเหตุที่ทำให้คุณตกอยู่ในการชำระค่าเช่า การยึดข้อเท็จจริงในลักษณะที่เหมาะสมมีแนวโน้มที่จะนำปฏิกิริยาที่สมเหตุสมผล

3

อธิบายแผนปฏิบัติการเพื่อย้อนกลับสถานะทางการเงินของคุณ แต่อย่าทำตามสัญญาที่คุณรักษาไม่ได้ ตัวอย่างเช่นอธิบายว่าคุณได้ยกเลิกหน้าที่ทางสังคมหรือลดขนาดพนักงานของคุณเนื่องจากความลำบาก เปิดเผยว่าการลดจะช่วยคุณได้เท่าใดในแต่ละเดือน การเป็นฝ่ายรุกเกี่ยวกับความยากลำบากของคุณจะเพิ่มโอกาสให้เจ้าหนี้ของคุณจะคล้อยตามคำขอของคุณ

4

ระบุข้อเสนอของคุณสำหรับการกระทบยอดทางการเงินในเงื่อนไขที่ชัดเจน รวมการจ่ายดอกเบี้ยเพื่อแสดงให้เห็นถึงความเชื่อที่ดีของคุณ ตัวอย่างเช่นคุณอาจแนะนำให้คุณปรับยอดบัญชีของคุณหลังจากผ่านไปสี่เดือนด้วยการคิดดอกเบี้ย 3 เปอร์เซ็นต์ ระบุจำนวนเงินทั้งหมดหรือค่าเช่าพร้อมดอกเบี้ยและวันที่แน่นอนของการชำระคืนเพื่อเสริมความน่าเชื่อถือของคุณ

5

ปิดจดหมายที่ยากลำบากด้วยการขอโทษและแสดงออกถึงความต้องการของคุณเพื่อให้ได้การแก้ปัญหาที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน สมมติว่าคุณยินดีที่จะหารือเกี่ยวกับเงื่อนไขการชำระเงินสำรอง รวมหมายเลขโทรศัพท์ของคุณและเวลาที่ดีที่สุดที่จะติดต่อคุณ ปิดจดหมายด้วยขอบคุณสำหรับเวลาและการพิจารณาของเจ้าหนี้

เคล็ดลับ

• พิสูจน์อักษรและแก้ไขจดหมายของคุณก่อนที่จะส่ง พักไว้หนึ่งวันแล้วอ่านด้วยตาคู่ใหม่เพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหาและน้ำเสียงนั้นมีความเป็นมืออาชีพและสุภาพ
• โทรไปติดตามจดหมายความยากลำบากของคุณหากคุณไม่ได้ยินจากเจ้าหนี้ภายในหนึ่งสัปดาห์