วิธีเขียนจดหมายถึงพนักงานขาย

ในฐานะเจ้าของธุรกิจคุณอาจรู้ว่าบางครั้งวิธีที่ง่ายและรวดเร็วที่สุดในการสื่อสารกับพนักงานขายของคุณคือการเขียนจดหมายซึ่งในที่สุดอาจอยู่ในรูปของอีเมล ไม่ว่าคุณจะเขียนเพื่อสื่อสารการเปลี่ยนแปลงในขั้นตอนหรือเพื่อประกาศพนักงานจัดทำจดหมายที่กระชับ ท้ายที่สุดพนักงานขายของคุณก็ยุ่งมากที่เป็นตัวแทนของคุณ และไม่เคยพลาดโอกาสที่จะ“ มีส่วนร่วมกับกองทัพ” ด้วยการชุมนุมที่เป็นบวก

1

กำหนดเสียงที่เหมาะสมสำหรับจดหมายของคุณโดยการมีทัศนคติที่ดีต่อวัตถุประสงค์ของคุณ ตัวอย่างเช่นหากคุณเขียนเพื่อแจ้งพนักงานขายของศูนย์บริการหลังการขายใหม่สำหรับลูกค้าของคุณคุณอาจพูดว่า“ ฉันยินดีที่จะแจ้งให้คุณทราบว่าการเริ่มต้นวันจันทร์ที่มีประสิทธิภาพจะมีศูนย์บริการตอบคำถามลูกค้า ระหว่าง 18.00 น. ถึง 8.00 น. วันธรรมดา”

2

ให้ข้อมูลพื้นฐานและเหตุผลโดยย่อ ส่งข้อมูลของคุณในแง่บวก แต่อย่าบิดเบือน โปรดจำไว้ว่าความน่าเชื่อถือของคุณอยู่ในสายดังนั้นความซื่อสัตย์และความแม่นยำจึงมีความสำคัญ ในกรณีนี้คุณอาจพูดว่าศูนย์บริการกำลังทำการจัดตั้งเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าที่มีค่ามากขึ้นเมื่อพนักงานขายหรือตัวแทน บริษัท อื่นไม่สามารถใช้งานได้

3

ระบุว่าข่าวของคุณมีความหมายอย่างไรต่อพนักงานขายของคุณในแต่ละวัน โปรดจำไว้ว่าพนักงานต้องการทราบว่าชีวิตประจำวันของพวกเขาจะได้รับผลกระทบอย่างไร คาดหวังคำถามคัดค้านหรือกลัวและหันเหความสนใจของพวกเขา ในตัวอย่างนี้พูดถึงว่าศูนย์บริการควรเพิ่มยอดขายของคุณจากความคาดหวังที่ไม่ได้พูดบางครั้งว่าพวกเขาควรจะสามารถใช้ได้กับลูกค้าตลอดเวลา

4

อธิบายรายละเอียดที่เกี่ยวข้องและสื่อสารความคาดหวังของคุณ ในกรณีนี้คุณควรระบุหมายเลขโทรศัพท์ของศูนย์บริการรวมทั้งวิธีที่คุณคาดหวังว่าพนักงานขายของคุณจะมีปฏิสัมพันธ์กับศูนย์บริการ

5

ถ่ายทอดความกระตือรือร้นและความมั่นใจของคุณ ในกรณีนี้คุณอาจบอกว่าคุณดู call center เป็นการสาธิตภารกิจของ บริษัท ของคุณอีกครั้งว่า“ ให้บริการลูกค้าที่เหนือกว่าตลอด 24 ชั่วโมง”

6

เสนอที่จะตอบคำถาม แต่ปิดจดหมายของคุณในบันทึกบวก เชิญพนักงานขายของคุณไปเยี่ยมชมศูนย์บริการข้อมูลและพบกับพนักงานของศูนย์ในระหว่างการเปิดบ้านแบบไม่เป็นทางการ ถ่ายทอดความรู้สึกของการทำงานเป็นทีมและความร่วมมือที่มีความสำคัญต่อการทำงานของพนักงานขายโดยเฉพาะ

7

วางจดหมายของคุณไว้สองสามชั่วโมง - หรือแม้แต่วัน - และทบทวนด้วยมุมมองใหม่ก่อนส่ง วิเคราะห์การเลือกคำอารมณ์และคำคุณศัพท์ของคุณรู้ว่าพนักงานขายของคุณมีแนวโน้มที่จะกลั่นกรองจดหมายของคุณและอ่านระหว่างบรรทัด

ปลาย

• เช่นเดียวกับการสื่อสารของ บริษัท ทุกรูปแบบเผยแพร่จดหมายของคุณในเวลาเดียวกันให้กับทุกคนในฝ่ายขายของคุณเพื่อมิให้คุณถูกกล่าวหาว่าเล่นพรรคเล่นพวก พิจารณาแจ้งผู้จัดการฝ่ายขายหรือหัวหน้างานของคุณก่อนออกจดหมายขอให้พวกเขาเก็บข้อมูลไว้เงียบ ๆ จนกว่าคุณจะประกาศอย่างเป็นทางการ