ตัวอย่างการซื้อบัญชีแยกประเภททั่วไป

บัญชีแยกประเภททั่วไปเป็นที่รู้จักกันว่าบัญชีแยกประเภทหลักหรือบัญชีแยกประเภทเล็กน้อยเนื่องจากมีทั้งสองด้านของการทำธุรกรรมสองรายการ ในทางตรงกันข้ามบัญชีแยกประเภทการซื้อและการขายจะเรียกว่าบัญชีแยกประเภทย่อยเนื่องจากไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของระบบเข้าคู่ ในขณะที่บัญชีแยกประเภททั่วไปมีบัญชี "ทั่วไป" เช่นการขายการซื้อสินทรัพย์ถาวรและบัญชีธนาคารบัญชีแยกประเภทย่อยจะบันทึกธุรกรรมของ บริษัท กับผู้จัดหาหรือลูกค้าแต่ละราย การมีบัญชีแยกประเภทแยกต่างหากทำให้ง่ายต่อการดูว่าเป็นหนี้หรือแต่ละธุรกิจที่ บริษัท ทำการค้าขาย

หนังสือวัน

คุณสามารถป้อนรายการลงในบัญชีแยกประเภททั่วไปได้โดยตรง แต่วิธีปฏิบัติทางบัญชีที่ดีคือการบันทึกรายการเหล่านั้นลงในสมุดรายวันหรือสมุดรายวันหรือเรียกอีกอย่างว่าหนังสือรายการต้นฉบับ วัตถุประสงค์ของสมุดรายวันคือการแสดงรายการใบแจ้งหนี้สินเชื่อการชำระเงินและใบเสร็จรับเงินแยกตามวันที่ชื่อลูกค้าหรือซัพพลายเออร์การอ้างอิงประเภทการขายหรือการจัดหาและจำนวนเงิน ในระบบบัญชีคู่มือเสมียนบัญชีแยกประเภทจะโพสต์ยอดรวมเป็นระยะทุกเดือนโดยสรุปเป็นรายเดือนจากสมุดรายวันไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป ในระบบคอมพิวเตอร์การลงรายการบัญชีแยกประเภททั่วไปจะทำขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อมีการป้อนแต่ละรายการ

ซื้อใบแจ้งหนี้

เมื่อ บริษัท ทำการซื้อด้วยเครดิตผู้จัดหาจะจัดทำใบแจ้งหนี้ที่บันทึกไว้ในสมุดรายวันการซื้อของ บริษัท หรือบันทึกการจัดซื้อ จำนวนเงินทั้งหมดที่ออกใบแจ้งหนี้จะถูกป้อนกับชื่อของซัพพลายเออร์พร้อมกับการวิเคราะห์หรือรหัสของประเภทของการจัดหา ตัวอย่างเช่นใบแจ้งหนี้ของ $ 500 สำหรับกระดาษเครื่องพิมพ์จะถูกวิเคราะห์ไปยังบัญชีเครื่องเขียนบัญชีแยกประเภททั่วไป เมื่อใบแจ้งหนี้ถูกผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปให้บันทึก $ 500 เป็นเครดิตไปยังบัญชีเจ้าหนี้และเป็นเดบิตไปยังบัญชีสเตชันเนอรีโดยทำรายการสองรายการให้เสร็จสิ้น นอกจากนี้โพสต์รวม $ 500 ไปยังบัญชีของซัพพลายเออร์ในบัญชีแยกประเภทการซื้อ บริษัท ย่อย

ซื้อเครดิต

ผู้จัดหาอาจออกเครดิตสำหรับสินค้าที่ชำรุดหรือเสียหายหรือการส่งมอบที่ไม่สมบูรณ์ เครดิตอาจถูกป้อนเป็นจำนวนลบในสมุดรายวันการซื้อหรือในบันทึกเครดิตการซื้อแยกต่างหาก ตัวอย่างเช่นผู้จำหน่ายกระดาษพิมพ์จะออกเครดิต $ 50 สำหรับกระดาษที่เสียหาย โพสต์ $ 50 เป็นเดบิตในบัญชีเจ้าหนี้และเป็นเครดิตไปยังบัญชีสเตชันเนอรี บันทึกเครดิตในบัญชีแยกประเภทการซื้อเป็นการหักจากบัญชีของซัพพลายเออร์

ชำระเงินซื้อ

การชำระเงินและการรับสินค้าจะผ่านรายการไปที่สมุดเงินสดก่อนโอนไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป เมื่อ บริษัท ชำระยอดคงค้าง $ 450 เนื่องจากซัพพลายเออร์ให้ป้อนลงในด้านการชำระเงินของบัญชีเงินสด ผ่านรายการจำนวนเงินที่จ่ายไปยังเครดิตของบัญชีธนาคารและเดบิตไปยังบัญชีเจ้าหนี้ในบัญชีแยกประเภททั่วไป บันทึกการชำระเงิน $ 450 ด้วยบัญชีผู้จำหน่ายในบัญชีแยกประเภทการซื้อ ผลกระทบสุทธิของการทำธุรกรรมเหล่านี้คือค่าใช้จ่าย $ 450 ในบัญชีสเตชันเนอรีและการชำระเงิน $ 450 จากบัญชีธนาคารในบัญชีแยกประเภททั่วไป