วิธีการเขียนบันทึกนโยบาย บริษัท ใหม่

เจ้าของธุรกิจมีเหตุผลมากมายในการสร้างนโยบายและขั้นตอนใหม่ ธุรกิจควรมีทั้งคู่มือพนักงานและคู่มือการปฏิบัติงานที่เป็นลายลักษณ์อักษรและได้รับการยอมรับจากพนักงานทุกคน หนังสือเหล่านี้เก็บบันทึกนโยบายของ บริษัท หากมีการเปลี่ยนแปลงนโยบายหรือมีการนำนโยบายใหม่มาใช้นายจ้างต้องแจ้งให้พนักงานทราบถึงการเปลี่ยนแปลง การเขียนบันทึกช่วยจำสำหรับนโยบายของ บริษัท ใหม่หรือที่ได้รับการปรับปรุงเป็นขั้นตอนแรก

รูปแบบบันทึก

โปรแกรมประมวลผลคำธุรกิจส่วนใหญ่เช่น Microsoft Word มีแม่แบบสำหรับบันทึกช่วยจำทางธุรกิจ เทมเพลตช่วยให้กระบวนการจัดรูปแบบบันทึกง่ายขึ้น คุณเพียงแค่เพิ่มส่วนประกอบลงในเทมเพลตเพื่อจัดรูปแบบบันทึกของคุณ เทมเพลตส่วนใหญ่วางคำว่า Memo หรือ Memorandum ไว้ด้านบนด้วยฟอนต์ขนาดใหญ่ พวกเขาอาจรวมถึงตัวอักษรขนาดเล็กที่ชัดเจนเช่น ความลับ หรือ สำหรับใช้ภายในเท่านั้น ทั้งหมดนี้สามารถอยู่ในส่วนหัวของหน้า

เนื้อความของบันทึกช่วยจำควรใช้การจัดรูปแบบธุรกิจที่เรียกว่าการจัดรูปแบบบล็อก จัดแนวแต่ละส่วนให้ชิดซ้ายและคั่นแต่ละบล็อกด้วยช่องว่าง ตัวเลือกแบบอักษรธุรกิจควรเป็น Courier, Arial หรืออะไรที่คล้ายกัน ประเด็นคือต้องชัดเจน ขนาดตัวอักษรธุรกิจมักเป็น 12 จุด

บล็อกแรกคือส่วนการกระจายวันที่และหัวเรื่อง ตัวอย่างเช่น:

• ถึง: พนักงานทุกคน

• จาก: ผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการ

• วันที่: 1 มีนาคม 2017

• Subject: ที่จอดรถที่ไม่ได้ถูกมอบหมาย

ผู้รับควรได้รับภาพที่ชัดเจนว่าใครเป็นคนส่งบันทึกที่ได้รับสำเนาวันที่และวัตถุประสงค์ของการบันทึก

การนำเสนอข้อมูลในบันทึก

โอกาสดีที่มีการสร้างบันทึกเนื่องจากกฎหมายมีการเปลี่ยนแปลงหรือสิ่งที่เกิดขึ้นระหว่างการทำงานที่ทำให้เกิดปัญหา เพื่อป้องกันปัญหาในอนาคตธุรกิจกำลังดำเนินการตามนโยบายใหม่ แม้ว่าจะเป็นการดีที่จะอ้างอิงกฎหมายใหม่อย่างสมบูรณ์ แต่อย่าอ้างถึงเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นซึ่งนำไปสู่การสร้างนโยบายใหม่ หลีกเลี่ยงการอ้างอิงพนักงานโดยเฉพาะและหลีกเลี่ยงภาษาที่มีการอักเสบหรือเสื่อมเสียในบันทึกช่วยจำ รักษาโทนสีมืออาชีพและยึดมั่นในข้อเท็จจริงโดยเฉพาะ ตัวอย่างเช่นหากมีการใช้งานนโยบายตู้เก็บของใหม่ภาษาไม่ควรถูกกล่าวหาหรืออ้างอิงถึงวิธีการใด ๆ

ร่างกายของบันทึก

เนื้อความของบันทึกช่วยจำสามารถเป็นหนึ่งย่อหน้าหรือมากกว่านั้นซึ่งใช้สไตล์รูปแบบบล็อกสำหรับธุรกิจ บันทึกควรระบุนโยบายที่มีอยู่และนโยบายใหม่พร้อมกับวันที่มีผลบังคับใช้ของนโยบายใหม่

คุณอาจต้องให้ข้อมูลเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องกับนโยบายใหม่ ตัวอย่างเช่น บริษัท อาจต้องเปลี่ยนโปรโตคอลความปลอดภัยในสถานที่เนื่องจากข้อบังคับของรัฐบาลกลางใหม่ เน้นการเปลี่ยนแปลงนโยบายที่มีอยู่อย่างชัดเจนกำหนดว่าเก่าแตกต่างจากใหม่ อ้างอิงนโยบายที่เกี่ยวข้องที่มีอยู่โดยระบุชื่อนโยบายและส่วนหรือหมายเลขหน้าซึ่งอยู่ในคู่มือนโยบายที่มีอยู่

คู่มือนโยบายแต่ละฉบับควรลงวันที่เพื่อให้พนักงานรู้ว่ากำลังดูรุ่นที่ถูกต้อง เมื่ออ้างอิงการเปลี่ยนแปลงในบันทึกนโยบายใหม่ให้ระบุวันที่ของคู่มือที่อ้างอิง

รายชื่อการแจกจ่าย

นายจ้างต้องหาวิธีที่จะทำให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนที่ต้องการรับบันทึกช่วยจำจะได้รับสำเนา ไม่ใช่ทุก บริษัท ที่มีพนักงานทุกคนในรายชื่อการแจกจ่ายทางอีเมล เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนได้รับบันทึกช่วยจำให้โพสต์ลงในที่ที่กระทรวงแรงงานและโปสเตอร์ OSHA เก็บรักษาไว้เพื่อให้พนักงานทุกคนได้ตรวจสอบ ส่งอีเมลรายการแจกจ่ายของพนักงานที่มีอีเมล รวมบันทึกช่วยจำด้วยต้นขั้วจ่ายหรือขอให้ผู้จัดการส่งสำเนาให้กับพนักงานแต่ละคนและดำเนินการประชุมเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง

ภาคผนวกในคู่มือ

เพิ่มบันทึกใหม่เป็นภาคผนวกในคู่มือพนักงานที่มีอยู่ หากคุณยังไม่ได้อัปเดตคู่มือพนักงานเป็นระยะเวลาหนึ่งหรือมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นมากมายคุณควรอัปเดตคู่มือทั้งหมดด้วยวันที่เผยแพร่ใหม่ วิธีนี้จะทำให้พนักงานไม่ได้อ้างอิงนโยบายที่ล้าสมัยโดยไม่ตั้งใจ