วิธีควบคุมบัญชีและสินค้าคงคลัง

ระบบบัญชีและสินค้าคงคลังอาจมีความเสี่ยงต่อการโจรกรรมการทุจริตหรือการจัดการผิดพลาดโดยเฉพาะ การควบคุมความสมบูรณ์ของบันทึกการบัญชีของคุณและความปลอดภัยของสินค้าคงคลังของคุณโดยตรงสามารถช่วยให้กำไรของคุณโดยการลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กมีตัวเลือกการควบคุมภายในที่หลากหลายและแต่ละธุรกิจต้องการชุดควบคุมที่เป็นเอกลักษณ์เพื่อความปลอดภัยของสินทรัพย์อย่างเพียงพอ

ระบบรักษาความปลอดภัย

ข้อมูลบัญชีและสินค้าคงคลังทั้งหมดควรถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัยที่สุด จำกัด การเข้าถึงพื้นที่เก็บสินค้าคงคลังและติดตั้งกล้องรักษาความปลอดภัยด้วยอุปกรณ์บันทึก ดำเนินการตรวจนับสินค้าคงคลังอย่างสม่ำเสมอและแบบสุ่มเพื่อเปิดเผยปัญหาการโจรกรรมหรือขยะอย่างรวดเร็ว

ข้อมูลทางบัญชีสามารถถูกบุกรุกได้อย่างง่ายดายเช่นเดียวกับสินค้าคงคลังหรือเงินสดและอาชญากรสามารถสร้างความเสียหายทางการเงินในปริมาณเท่ากันโดยการจัดการบันทึกทางบัญชีเช่นเดียวกับการโจรกรรมทางกายภาพ ปกป้องเซิร์ฟเวอร์และเวิร์กสเตชันคอมพิวเตอร์ทั้งหมดด้วยรหัสผ่านและจ้างผู้เชี่ยวชาญด้านความปลอดภัยเครือข่ายภายในหรือภายนอกเพื่อรักษาความปลอดภัยในการเข้าถึงไฟล์ของคุณ เปรียบเทียบข้อมูลทางการเงินภายในกับใบแจ้งยอดธนาคารและเอกสารทางการเงินเพื่อให้มั่นใจว่าบันทึกของคุณยังคงถูกต้อง

แยกหน้าที่

ปรัชญาที่อยู่เบื้องหลังการแบ่งแยกหน้าที่ก็คือการขโมยโดยการสมรู้ร่วมคิดจะยากขึ้นเมื่อผู้คนมีส่วนร่วมในกระบวนการหลายขั้นตอนมากขึ้น หน้าที่การบัญชีและสินค้าคงคลังเกี่ยวข้องกับกิจกรรมและขั้นตอนต่าง ๆ การแบ่งแยกหน้าที่เหล่านี้ระหว่างพนักงานในระดับต่างๆของ บริษัท ของคุณสามารถช่วยลดปัญหาการสมรู้ร่วมคิดได้ ไม่อนุญาตให้บุคคลเดียวกันทำการสั่งซื้อสินค้าคงคลังและตรวจสอบความถูกต้องของการจัดส่งขาเข้าตัวอย่างเช่น ไม่อนุญาตให้บุคคลเดียวกันทำการฝากเงินธนาคารและป้อนการรับเงินสดลงในระบบบัญชีเป็นอีกตัวอย่างหนึ่ง

การตรวจสอบอิสระ

การตรวจสอบทางการเงินของบุคคลที่สามอาจมีราคาแพงและนำเสนออุปสรรคต่อการผลิตตามปกติ แต่พวกเขาก็คุ้มค่ากับค่าใช้จ่ายหากพวกเขาเปิดเผยกรณีการทุจริตทางการเงินหรือการโจรกรรม ผู้ตรวจสอบบัญชีจะเจาะลึกเข้าไปในระบบบัญชีและบันทึกทางการเงินของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าหน้าที่การบัญชีทั้งหมดจะถูกดำเนินการอย่างมีจริยธรรมและเป็นมืออาชีพ

แจ้งให้พนักงานทราบล่วงหน้าอย่างเพียงพอเพื่อให้พวกเขาเตรียมความพร้อมสำหรับบทบาทในการตรวจสอบ ไม่ได้แจ้งให้ทราบล่วงหน้าเพียงพอสำหรับการขโมยเพื่อให้ครอบคลุมแทร็กของพวกเขา

รายงานภายใน

ระบบการควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพจะต้องจัดทำรายงานสถานะปกติแก่ผู้จัดการและผู้มีอำนาจตัดสินใจอื่น ๆ ระบบข้อมูลการจัดการสามารถรวมข้อมูลการปฏิบัติงานหรือสถิติใด ๆ และนำเสนอให้กับผู้จัดการในรูปแบบตรรกะที่สามารถอ่านได้ ระบบสารสนเทศสามารถสร้างรายงานเกี่ยวกับข้อมูลพื้นฐานเช่นยอดขายรายวันและค่าใช้จ่ายที่ร้านค้าปลีกแต่ละแห่งและข้อมูลที่ซับซ้อนมากขึ้นเช่นจำนวนเฉลี่ยของข้อผิดพลาดที่ยอมรับไม่ได้และแทบจะไม่ยอมรับในส่วนสายการผลิตที่เฉพาะเจาะจง