รหัสบัญชีแยกประเภททั่วไปคืออะไร

รหัสบัญชีแยกประเภททั่วไปคือตัวเลขที่คุณกำหนดให้กับรายการเดบิตหรือเครดิตที่แตกต่างกันเพื่อให้การบัญชีง่ายขึ้นและทำงานได้มากขึ้น ด้วยการกำหนดตัวเลขให้กับเจ้าหนี้หรือลูกหนี้ประเภทต่างๆคุณสามารถใช้เวลาน้อยลงในการป้อนข้อมูลเรียงลำดับข้อมูลของคุณอย่างรวดเร็วและจัดทำรายงานง่าย ๆ ที่คุณอาจใช้เพียงครั้งเดียวหรือบ่อยครั้ง

บัญชีแยกประเภททั่วไป

บัญชีแยกประเภททั่วไปเป็นรายการที่เรียบง่ายของรายได้และค่าใช้จ่ายจริงของคุณ ซึ่งแตกต่างจากแผ่นงบประมาณที่แสดงรายได้และค่าใช้จ่ายที่คาดหวังของคุณหรือรายงานลูกหนี้หรือเจ้าหนี้ที่แสดงสิ่งที่คุณเป็นหนี้หรือเป็นหนี้บัญชีแยกประเภทบันทึกธุรกรรมเฉพาะเมื่อพวกเขาเกิดขึ้น แม้ว่าคุณจะมีบัญชีธนาคารเพียงบัญชีเดียวที่คุณใช้สำหรับธุรกิจของคุณคุณควรเก็บบัญชีแยกประเภททั่วไปเพื่อระบุข้อผิดพลาดที่คุณหรือธนาคารของคุณอาจทำ ทำเช่นนี้โดยดำเนินการกระทบยอดรายเดือนหรือเปรียบเทียบบัญชีแยกประเภทของคุณกับใบแจ้งยอดธนาคารของคุณ หากคุณใช้บัญชีตรวจสอบบัตรเครดิตและวงเงินเครดิตเพื่อชำระค่าใช้จ่ายของธุรกิจของคุณบัญชีแยกประเภททั่วไปช่วยให้คุณเก็บค่าใช้จ่ายทั้งหมดไว้ในเอกสารเดียว

รหัสบัญชีแยกประเภท

รหัสบัญชีแยกประเภทเป็นตัวเลขที่คุณใช้กำหนดเจ้าหนี้หรือลูกหนี้ตามประเภท ตัวอย่างเช่นคุณอาจระบุการชำระเงินด้วยรหัส 100 การชำระค่าไฟฟ้าของคุณอาจเป็น 101 ได้ตลอดเวลาคุณสามารถเรียงลำดับเอกสารของคุณตามรหัสบัญชีแยกประเภทเพื่อดูว่าคุณได้ชำระค่าโทรศัพท์หรือค่าสาธารณูปโภคเป็นจำนวนเท่าใด

การเข้ารหัส

วิธีที่ง่ายที่สุดในการกำหนดรหัสบัญชีแยกประเภททั่วไปคือการเริ่มต้นด้วยตัวเลขเช่น 100 การกำหนดตัวเลขในเครดิตหรือเดบิตที่ตามมาแต่ละประเภทจะเพิ่มตัวเลขอีกหนึ่งตัวเลข ในตัวอย่างนี้รหัสห้ารหัสแรกของคุณคือ 100, 101, 102, 103 และ 104 เพื่อให้รหัสของคุณมีประโยชน์มากขึ้นให้กำหนดตัวเลขให้มีความหมายเฉพาะเพื่อการเรียงลำดับที่ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่นเริ่มต้นหมวดหมู่เดบิตทั้งหมดด้วยตัวเลข 1 และหมวดหมู่เครดิตทั้งหมดด้วยตัวเลข 2 รหัสเดบิตสองรายการแรกของคุณอาจเป็น 100 และ 101 และรหัสเครดิตสองรายการแรกของคุณคือ 200 และ 201 สิ่งนี้จะช่วยให้คุณค้นหาได้อย่างรวดเร็วทั้งหมด ของเดบิตหรือเครดิตของคุณ เพิ่มตัวเลขเพิ่มเติมสำหรับการจัดกลุ่มหมวดหมู่รายได้และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ

ตัวอย่างการเข้ารหัส

หากคุณขายโฆษณาสิ่งพิมพ์นิตยสารแบนเนอร์บนเว็บไซต์ของคุณและให้เช่ารายการหมุนเวียนคุณสามารถกำหนดรายได้การพิมพ์ทั้งหมดด้วยตัวเลข 2 หลังจากตัวเลขรหัสเครดิตแรกของคุณรายได้แบนเนอร์ของคุณด้วย 3 และหมายเลขรายการของคุณด้วย 4 ใน กรณีนี้รายการของคุณสำหรับการโฆษณาสิ่งพิมพ์จะเป็น 120 สำหรับโฆษณาแบนเนอร์ 130 และสำหรับการเช่ารายการ 140 คุณสามารถขยายเวลาต่อไปได้ ตัวอย่างเช่นถ้าคุณขายโฆษณาสิ่งพิมพ์สีและขาวดำคุณสามารถกำหนดตัวเลขที่สามของรหัสของคุณให้เป็น 1 สำหรับโฆษณาสีและ 2 สำหรับโฆษณาขาวดำ หากคุณใช้รหัสสี่หลักรหัสของคุณสำหรับโฆษณาสิ่งพิมพ์สีจะเท่ากับ 1210 และรหัสของคุณสำหรับโฆษณาขาวดำจะเท่ากับ 1220 ซึ่งจะช่วยให้คุณกำหนดยอดขายการพิมพ์ทั้งหมดอย่างรวดเร็ว

ชื่อเทียบกับ ตัวเลข

แทนที่จะใช้รหัสบัญชีแยกประเภทแทนคำที่เป็นคำอธิบายให้ใส่ทั้งคู่ แม้ว่าคุณจะรู้ว่ารหัสบัญชีแยกประเภท 130 หมายถึงรายได้จากการโฆษณาแบนเนอร์ผู้ทำบัญชีหรือผู้เตรียมภาษีรายใหม่หรือผู้ทดแทนภาษีอาจไม่ทราบรหัสของคุณ หากคุณหรือผู้ทำบัญชีชั่วคราวทำรายการของคุณโดยไม่ได้ตั้งใจการมีคำที่อยู่ถัดจากแต่ละรายการสามารถช่วยคุณแก้ไขข้อผิดพลาดได้อย่างรวดเร็ว

เรียงลำดับ / เงินปันผล / Averaging

นอกเหนือจากการใช้รหัสบัญชีแยกประเภทเพื่อเรียกใช้รายงานแบบครั้งเดียวใช้รหัสเหล่านี้เพื่อสร้างยอดรวมและค่าเฉลี่ยสำหรับหมวดหมู่รายได้และค่าใช้จ่าย สิ่งนี้จะสร้างการอัพเดตตามเวลาจริงในแต่ละครั้งที่คุณทำรายการ ตัวอย่างเช่นการติดตามการใช้จ่ายทางโทรศัพท์ทั้งหมดหรือค่าใช้จ่ายเครื่องใช้สำนักงานรายเดือนโดยเฉลี่ยด้วยเซลล์“ รวม” และ“ เฉลี่ย” ให้คุณเปรียบเทียบประสิทธิภาพปัจจุบันของคุณกับงบประมาณโดยไม่ต้องเรียกใช้รายงานแยกต่างหาก

ตัวอย่างผังบัญชี

เมื่อมีข้อสงสัยเกี่ยวกับความสามารถในการตั้งค่าระบบรหัสบัญชีแยกประเภทของคุณให้พิจารณาว่าจ้างผู้ทำบัญชีหรือผู้ทำบัญชีเป็นการชั่วคราวเพื่อตั้งค่าระบบการทำบัญชีหรือซอฟต์แวร์ของคุณ การบำรุงรักษาระบบที่มีอยู่โดยทั่วไปนั้นง่ายกว่าการสร้างจากพื้นดินขึ้นมา

ตัวอย่างของบัญชีเงินสด:

• 1110 เงินสดในธนาคาร
• 1120 เงินสดย่อย

ตัวอย่างบัญชีรายรับ:

• 2110 รายได้ค้างรับ

• 2120 รายได้เงินสด
• 2130 รายรับ Noncash

• 2140 แหล่งเงินทุนอื่น ๆ

ตัวอย่างของเจ้าหนี้ระยะสั้น:

• 3110 บัญชีเจ้าหนี้
• 3120 ดอกเบี้ยค้างจ่าย
• 3130 การเรียกร้องและการตัดสินเจ้าหนี้

• 3140 เจ้าหนี้ตามสัญญา