ระบบเบิกจ่ายเงินสดคืออะไร?

ทุกธุรกิจขนาดเล็กต้องการระบบจ่ายเงินสดที่มีประสิทธิภาพและปลอดภัยในการจัดการการจ่ายเงินสดของ บริษัท บัญชีเจ้าหนี้หรือ A / P นั้นผูกติดอยู่กับการจ่ายเงินสดและธุรกรรมส่วนใหญ่จะดำเนินการผ่าน A / P เมื่อมีการจ่ายเงินสด เอกสารที่เหมาะสมเป็นส่วนหนึ่งของฟังก์ชั่นการเบิกจ่ายเงินสดที่มีประสิทธิภาพและการเบิกจ่ายเงินสดทั้งหมดจะต้องถูกบันทึกไว้ในบันทึกทางการเงินของ บริษัท การมีการควบคุมภายในที่ดีนั้นมีความสำคัญในการเบิกจ่ายเงินสดและช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะมีการจ่ายเงินสดสำหรับธุรกรรมที่ถูกต้องตามกฎหมาย

ฟังก์ชั่นบัญชีเจ้าหนี้

ฟังก์ชั่น A / P มีหน้าที่รับผิดชอบในการอนุมัติการชำระเงินให้กับ บริษัท ผู้ขายและการทำธุรกรรมเจ้าหนี้ A / P อนุมัติการทำธุรกรรมสำหรับการชำระเงินเฉพาะเมื่อมีเอกสารประกอบที่สนับสนุนในการทำธุรกรรม เนื่องจาก A / P ตรงกับเอกสารที่จำเป็นสำหรับการอนุมัติการทำธุรกรรมจึงไม่ควรบันทึกการจ่ายเงินจริงให้กับผู้ขายหรือเจ้าหนี้เพื่อป้องกันการจ่ายเงินของการฉ้อโกงหรือการทำธุรกรรมที่ไม่ถูกต้อง

เอกสารการทำธุรกรรม

การเบิกจ่ายเงินสดส่วนใหญ่เป็นการจ่ายใบแจ้งหนี้ ตัวอย่างเช่นเมื่อซื้อสินค้าคงคลังการทำธุรกรรมควรมีใบแจ้งหนี้พร้อมกับคำสั่งซื้อและหลักฐานการรับสินค้าก่อนชำระเงินในการทำธุรกรรม สำหรับบริการใบแจ้งหนี้ควรอ้างถึงสัญญาที่มีรายละเอียดข้อตกลงงานระหว่างคู่สัญญา เอกสารที่ขาดหายไปอาจเป็นสัญญาณของการทำธุรกรรมที่ไม่สมบูรณ์เช่นการไม่ส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการหรือการฉ้อโกง

การบันทึกธุรกรรม

เมื่อธุรกิจของคุณซื้อหรือรับรายการมูลค่าด้วยราคาที่ระบุจะถูกบันทึกเป็นเครดิตไปยังบัญชีหนี้สินหรือบัญชีเงินสด ธุรกรรมเครดิตที่บันทึกเป็นหนี้สินจะถูกชำระ ณ วันที่ในอนาคตและเมื่อได้รับเอกสารที่จำเป็นแล้วหนี้สินจะถูกหักและเงินสดจะถูกเครดิตสำหรับจำนวนเงินที่ชำระ การบันทึกรายการในบันทึกทางการเงินตามด้วยการสร้างเช็คหรือการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกให้แก่ผู้ขาย

การควบคุมภายใน

การควบคุมภายในที่ดีในการเบิกจ่ายเงินสดมีความสำคัญต่อการป้องกันการสูญเสียเงินสด ตามหลักการแล้วพนักงาน A / P ไม่ควรรับผิดชอบการเบิกจ่ายเงินสดเพื่อป้องกันการชำระเงินของธุรกรรมที่ไม่ถูกต้อง การแบ่งแยกหน้าที่นี้สามารถป้องกันบัญชีเงินสดของคุณได้ หากธุรกิจของคุณมีขนาดเล็กเกินไปสำหรับข้อตกลงนี้พนักงานที่ไม่เกี่ยวข้องกับ A / P จะต้องกระทบยอดบัญชีธนาคารของคุณทุกเดือนและทำการตรวจสอบการจ่ายเงินสดแบบสุ่มเพื่อประเมินว่าการจ่ายเงินสดเป็นการทำธุรกรรมที่ถูกต้องหรือไม่