วิธีเริ่มการประชุม

บางครั้งการประชุมถูกมองว่าเป็นสิ่งชั่วร้ายที่จำเป็นในธุรกิจ การประชุมที่ดีนั้นให้ข้อมูลและมีส่วนร่วม แต่การประชุมที่ไม่ดีจะเกิดขึ้นอย่างไม่รู้จบโดยไม่มีแสงสว่างที่ปลายอุโมงค์ ในการดำเนินการประชุมที่ประสบความสำเร็จซึ่งคว้าและให้ความสนใจตั้งเสียงที่เหมาะสมตั้งแต่เริ่มต้น

แนะนำผู้เล่น

เป็นความคิดที่ดีที่จะแนะนำตัวเมื่อเริ่มการประชุม แม้ว่าผู้เข้าร่วมประชุมจะได้รู้จักกัน แต่ก็เสริมจุดประสงค์ของการประชุมเพื่อระบุมุมมองทางธุรกิจที่แต่ละคนนำมาสู่ตาราง

หากผู้เข้าร่วมประชุมไม่เคยพบกันมาก่อนการประชุมการแนะนำมีความสำคัญเป็นพิเศษ อนุญาตให้แต่ละคนแนะนำตัวเองและเขียนข้อความสั้น ๆ เกี่ยวกับสิ่งที่เขาสนใจ หากภารกิจของกลุ่มคือการระดมสมองทำโครงการให้เสร็จสมบูรณ์หรือแก้ไขปัญหาให้เริ่มต้นการประชุมด้วยเครื่องบดน้ำแข็งบางส่วนเพื่อเข้าร่วมการเปลี่ยนแปลงของกลุ่มก่อนที่จะแก้ปัญหา ของเล่นพัฒนาสมองง่ายๆชื่อเกมหรือกิจกรรมที่ทดสอบทักษะการคิดอย่างมีวิจารณญาณจะกระตุ้นการสนทนาและเพิ่มพลังสมอง

ระบุวาระการประชุม

นอกเหนือจากผู้ที่อยู่ในห้องประชุมผู้เข้าร่วมประชุมต้องการทราบว่าจะพูดคุยอะไรทำไมมันสำคัญและต้องใช้เวลานานเท่าไร วาระตอบคำถามเหล่านี้ วาระการประชุมที่พิมพ์ออกมาช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถติดตามการไหลของการประชุมและทำบันทึกตามความจำเป็น วาระการประชุมยังทำหน้าที่เป็นแนวทางสำหรับผู้อำนวยความสะดวกโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเรื่องที่หลงผิด การโพสต์เวลาโดยประมาณที่อยู่ด้านหน้าของแต่ละวาระจะช่วยให้การประชุมดำเนินต่อไปและจบลงตรงเวลา

ปล่อยให้พวกเขากินเค้ก

หากการประชุมคาดว่าจะคงอยู่เป็นระยะเวลานานให้เริ่มต้นด้วยอาหารและเครื่องดื่มเบา ๆ ไม่เพียง แต่มารยาทการประชุมที่ดีในการบำรุงเลี้ยงผู้เข้าร่วมประชุม แต่ยังช่วยให้ผู้คนมุ่งเน้นไปที่การประชุมแทนที่จะเป็นท้องคำราม การประชุมช่วงเช้าควรมีกาแฟสำหรับนักดื่มที่มีคาเฟอีนอยู่เสมอ เลือกรายการเครื่องดื่มที่เบาและจะเน้นสมองเช่นน้ำน้ำอัดลมและอาหารนิ้วมือ เชิญผู้เข้าร่วมประชุมให้มาก่อนเวลาเพื่อเข้าสังคมผ่านเครื่องดื่มก่อนลงมือทำธุรกิจที่จริงจัง

เคล็ดลับ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมเริ่มในเวลาที่ระบุ พนักงานต้องปรับตารางเวลาเพื่อรองรับการเข้าร่วมประชุม ความล่าช้าในการเริ่มต้นของการประชุมสามารถดูหมิ่นผู้ที่มาถึงตรงเวลา คุณต้องการให้การประชุมเริ่มต้นด้วยโน้ตที่เป็นบวกดังนั้นเสียงที่ถูกต้องจะถูกตั้งค่าตั้งแต่เริ่มต้น

ตรวจสอบรายการคงค้างใด ๆ จากการประชุมก่อนหน้านี้ก่อนเริ่มวาระการประชุมปัจจุบัน ติดตามงานที่ได้รับมอบหมายเพื่อให้พนักงานสามารถรายงานผลการวิจัย

ถามผู้เข้าร่วมประชุมเพื่อปิดเสียงโทรศัพท์มือถือเพื่อลดการหยุดชะงัก