อะไรคือสิ่งที่มีความสำคัญในวาระการประชุม?

การประชุมอาจเป็นการรวมตัวกันแบบไดนามิกที่เกิดความคิดสร้างสรรค์ พวกเขายังสามารถปลุกปั่นอารมณ์ได้อย่างรวดเร็วในขณะที่ผู้เข้าร่วมเดินออกไปรู้สึกเหมือนพวกเขาเสียเวลาและไม่ประสบความสำเร็จ ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กมันเป็นงานของคุณที่จะนำการประชุมไปสู่พลังและห่างไกลจากความหงุดหงิด ในการทำเช่นนั้นคุณควรเพิ่มเวลาเป็นสองเท่าในการกำหนดวาระการประชุมตาม "Forbes" เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการกำหนดวาระการประชุมของคุณคุณจะต้องสร้างรายการโฟกัสซึ่งกำหนดเนื้อหาและทิศทางการประชุมของคุณ

ความสำคัญขององค์กร

ไอเท็มโฟกัสหรือที่เรียกว่าไอเท็มวาระไอเท็มการดำเนินการหรือหัวข้อเป็นไอเท็มที่กำหนดให้พิจารณาหรืออภิปรายระหว่างการประชุม วาระการประชุมคือรายการของรายการที่มุ่งเน้นผู้เข้าร่วมที่รับผิดชอบในการนำเสนอหรืออภิปรายพวกเขาและระยะเวลาที่ทุ่มเทให้กับพวกเขา จัดระเบียบอย่างมีระเบียบวาระในระเบียบวาระการประชุมเพื่อให้ภาพรวมของโครงสร้างการประชุม ตัวอย่างเช่นรายการโฟกัสครั้งแรกจะเป็นจุดแรกที่กล่าวถึงในขณะที่รายการโฟกัสสุดท้ายจะเป็นประเด็นสุดท้ายที่พิจารณาก่อนที่การประชุมจะสิ้นสุด

แอ็คชั่นเน้น

ไอเท็มโฟกัสจะต้องเริ่มต้นด้วยคำกริยาการกระทำเพื่อช่วยให้สมาชิกเข้าใจว่าต้องทำอะไรให้สำเร็จ ตัวอย่างเช่นหากคุณเพียงแค่ระบุ "รายชื่อแขกเหตุการณ์" ผู้เข้าร่วมจะไม่ทราบว่าคุณกำลังปรับแต่งตรวจสอบเลือกหรือแก้ไขรายชื่อแขก เขียน "ลงคะแนนเสียงในรายชื่อแขกเหตุการณ์" แทน สิ่งนี้ทำให้รายการโฟกัสชัดเจนมากขึ้นและผู้เข้าร่วมประชุมจะรู้ว่าจะคาดหวังอะไร

การเลือกรายการโฟกัส

ก่อนที่จะตัดสินใจเลือกไอเท็มโฟกัสตรวจสอบสิ่งที่คุณต้องการให้สำเร็จโดยปิดการประชุม เมื่อคุณทราบเป้าหมายของการประชุมแล้วคุณสามารถพัฒนารายการโฟกัสเพื่อช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมาย สถานที่ที่ดีในการมองหารายการโฟกัสรวมถึงนาทีจากการประชุมครั้งล่าสุดและข้อเสนอแนะจากผู้เข้าร่วม หลังจากที่คุณพัฒนารายการของรายการโฟกัสที่เป็นไปได้ให้แน่ใจว่ารายการนั้นเกี่ยวข้องและจะเกี่ยวข้องกับผู้เข้าร่วมทั้งหมด หากพวกเขาไม่ได้พิจารณาการประชุมมากกว่าหนึ่งครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมมีสมาธิและมีส่วนร่วม

กำลังเตรียมการ

หากคุณใส่รายการโฟกัสในวาระการประชุมของคุณให้แน่ใจว่าคุณหรือผู้เข้าร่วมที่เลือกพร้อมที่จะกล่าวถึงด้วยการรวบรวมเอกสารประกอบที่จำเป็น ตัวอย่างเช่นหากสถานะรายการโฟกัสของคุณ "อนุมัติรายงานทางการเงิน" คุณจะต้องมีรายงานในการประชุมกับคุณ ในฐานะเจ้าของธุรกิจคุณสามารถมั่นใจได้ว่าคุณจะมีการประชุมที่ดีโดยการยืนยันว่าผู้เข้าร่วมแต่ละคนมีสิทธิ์เข้าถึงสื่อสนับสนุนที่จำเป็นก่อนการประชุมเกิดขึ้นสองสามวัน