คุณจะใช้คำใดในบันทึกช่วยจำสำหรับพนักงานตอนปลาย?

พนักงานที่ล่าช้าเรื้อรังสามารถใช้เงินของ บริษัท และส่งผลกระทบต่อขวัญกำลังใจของพนักงาน พนักงานดังกล่าวมีค่าใช้จ่ายแก่นายจ้างของสหรัฐอเมริกา 3 พันล้านเหรียญสหรัฐต่อปีในด้านการสูญเสียผลิตภาพตามรายงานของ Penn State ในเดือนเมษายน 2010 ช่วยให้ บริษัท ของคุณทำงานได้อย่างราบรื่นโดยแก้ไขปัญหาการพูดช้า ๆ เมื่อเกิดขึ้นครั้งแรก หากการเตือนด้วยวาจาไม่ส่งผลให้มีพฤติกรรมที่ดีขึ้นคุณจะต้องแจ้งข้อกังวลเป็นลายลักษณ์อักษร บันทึกช่วยจำสามารถทำหน้าที่เป็นคำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรและควรคัดลอกไปยังแผนกทรัพยากรบุคคลและวางไว้ในไฟล์ของพนักงาน

อ้างถึงนโยบาย บริษัท

เมื่อคุณเขียนบันทึกช่วยจำที่กล่าวถึงความเชื่องช้าของพนักงานให้เริ่มด้วยการอ้างอิงนโยบาย บริษัท ของคุณเกี่ยวกับปัญหานี้ ไม่เพียง แต่มันจะทำให้บันทึกของคุณดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น แต่มีโอกาสน้อยที่จะถูกดูหมิ่นเป็นการส่วนตัวหากคุณรวมส่วนนี้ อ้างถึงคำต่อคำนโยบาย คุณสามารถเริ่มต้นบันทึกช่วยจำของคุณด้วยวลีเช่น "ตามบทที่ 3 ส่วนที่ 1 ในคู่มือพนักงาน 'คาดว่าพนักงานจะมาทำงานตรงเวลาทุกวันเพื่อเตรียมเปิดร้าน' เราทราบว่าคุณได้ละเมิดนโยบายนี้สามครั้งภายในระยะเวลาการชำระเงินล่าสุด "

ให้ตัวอย่างที่เฉพาะเจาะจง

ในบันทึกช่วยจำของคุณให้ตัวอย่างของเวลาที่พนักงานมาสาย สิ่งนี้ไม่เพียงชี้แจงกับพนักงานว่าคุณใช้วันไหน แต่ยังมีเอกสารที่อาจจำเป็นต้องใช้ในภายหลังหากพฤติกรรมเพิ่มขึ้น ตัวอย่างเช่น: "บันทึกแสดงว่าคุณโอเวอร์คล็อกในเวลา 8:16 น. ในวันที่ 2 กุมภาพันธ์ 2011 เวลา 8:32 วันที่ 4 กุมภาพันธ์ 2554 และเวลา 8:13 น. ในวันที่ 5 กุมภาพันธ์ 2554 นี่คือหลังจากการอภิปรายของเราเกี่ยวกับ ความล่าช้าของคุณในวันที่ 26 มกราคม 2011 "

อธิบายผลที่ตามมา

แจ้งให้พนักงานของคุณทราบถึงผลของการทำงานล่าช้า ปฏิบัติตามนโยบายของ บริษัท อย่างเคร่งครัดดังนั้นการกระทำของคุณจะสอดคล้องกันเมื่อมีระเบียบวินัยแก่พนักงานคนอื่นในลักษณะเดียวกัน คุณอาจเขียนว่า "จดหมายฉบับนี้ทำหน้าที่เป็นคำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรเหตุการณ์เพิ่มเติมจะส่งผลให้มีคำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรครั้งที่สองตามนโยบายของ บริษัท หลังจากมีคำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรสองฉบับพนักงานจะถูกปลดออกจากงาน คุณมีปีที่ดีกับ บริษัท "

คำที่ควรหลีกเลี่ยง

การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรถึงพนักงานจะต้องชัดเจนเสมอ หลีกเลี่ยงการใช้คำที่คลุมเครือเช่น "อาจ" "น่าจะเป็น" และ "ควร" มันยุติธรรมสำหรับพนักงานของคุณเท่านั้นที่จะบอกให้เขารู้ว่าเขาอยู่ที่ไหน นอกจากนี้ในขณะที่คุณอาจถูกล่อลวงให้ใส่คำชมเชยเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานของพนักงานหรือเนื้อหาที่ไม่เกี่ยวข้องอื่น ๆ บันทึกถึงพนักงานที่ล่าช้าอาจถูกหมายศาลในกรณีที่พนักงานถูกไล่ออกและสั่งให้ดำเนินคดีในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ซึ่งไม่ใช่เรื่องผิดปกติ ติดปัญหาที่อยู่ในมือเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนหรือความรับผิด ให้พนักงานเซ็นสำเนาบันทึกเพื่อระบุว่าเขาได้รับแล้ว