วิธีการเขียนจดหมายธุรกิจการแก้ปัญหา

สำหรับนักธุรกิจหลาย ๆ คนการเขียนเป็นสิ่งที่ท้าทายโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีจดหมายแก้ปัญหา มันอาจช่วยให้คิดถึงงานที่คุณเผชิญในแง่ดีโดยกำเนิด ไม่เพียงคุณสรุปปัญหาและผลที่ตามมาคุณยังได้เสนอวิธีแก้ไขปัญหาที่ควรปรับปรุงสถานะของกิจการทั้งสองฝ่าย ไม่ว่าคุณจะเขียนถึงลูกค้าผู้ขายหรือผู้ร่วมธุรกิจความจริงที่ว่าคุณกำลังใช้เวลาในการนำเสนอโซลูชันอาจช่วยให้มั่นใจได้ว่าปัญหาจะไม่เกิดขึ้นอีก

1

อุทิศย่อหน้าแรกของจดหมายของคุณเพื่อสรุปวัตถุประสงค์ของคุณเป็นลายลักษณ์อักษร: คุณกำลังจัดการกับปัญหาที่เกิดขึ้นและเสนอสิ่งที่คุณหวังว่าเป็นทางออกที่ตกลงร่วมกัน

2

อธิบายปัญหาและข้อมูลพื้นฐานที่เกี่ยวข้องในวรรคสองและสามโดยให้ความรู้สึกสงบมีเหตุผลหากไม่เป็นมิตรกับคนที่ปราศจากการเสียดสีหรือความโกรธ จำไว้ว่าคุณยังไม่ได้เสนอวิธีแก้ปัญหาของคุณและคุณไม่ต้องการให้ผู้อ่านปรับแต่งข้อความของคุณ

3

อธิบายถึงผลกระทบของปัญหาที่เกิดขึ้นจริงในแง่ของมนุษย์เพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจถึงขอบเขตของปัญหาอย่างเต็มที่ สมมติว่าคุณกำลังเขียนถึงผู้ขายที่จอดรถบรรทุกของเขาไว้หน้าอาคารของคุณเป็นประจำเป็นเวลาหนึ่งชั่วโมงทุกวันในขณะที่เขาไปทานอาหารกลางวันที่ประตูถัดไป แม้จะมีเส้นทาสีบนทางเท้ารถบรรทุกขนาดใหญ่ของเขาใช้พื้นที่จอดรถหลายแห่งและอยู่ด้านหน้าอาคารของคุณ ผลที่ตามมาจากการกระทำนี้อาจเป็นไปได้ว่ารถบรรทุกทำหน้าที่เป็นอุปสรรคต่อลูกค้าของคุณบางคนที่บ่นเกี่ยวกับพฤติกรรมนี้

4

มุ่งมั่นเพื่อความสุภาพโดยบอกว่าคุณซาบซึ้งในความสัมพันธ์ของบุคคลนั้นกับ บริษัท ของคุณ หากคุณทำได้ให้เสนอวิธีแก้ปัญหาที่สำคัญกว่าสถานการณ์ปัจจุบันเช่นแนะนำให้ผู้ขายจอดรถบรรทุกของเขาไว้ที่ด้านหลังอาคารของคุณซึ่งเขาจะสนุกกับการเข้าถึงทางลาดและประตูที่กว้างขึ้น

5

มาถึงจุดร่วมทั่วไปบางทีโดยพูดว่า“ ในฐานะนักธุรกิจคนหนึ่ง” คุณแบ่งปันความปรารถนาที่จะทำให้ลูกค้าของคุณมีความสุขดังนั้นธุรกิจของคุณทั้งคู่ยังคงเจริญรุ่งเรืองและเติบโตต่อไป

6

แสดงความต้องการที่จะรับฟังทางเลือกและกระตุ้นให้มีการโทรศัพท์เพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหา แม้ว่าคุณจะเชื่อว่าไม่มีทางเลือกที่ใช้การได้จริง แต่ความจริงที่ว่าคุณยินดีที่จะให้ความบันเทิงทางเลือกควรได้รับการชื่นชม

7

ปิดจดหมายแก้ปัญหาโดยสัญญาว่าจะโทรภายในสองสามวัน ระบุความเชื่อมั่นของคุณว่าคุณจะสามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างน่าพอใจและขอบคุณสำหรับเวลาและการพิจารณาของเขา

8

ขอให้เพื่อนร่วมงานอ่านจดหมายของคุณและพิสูจน์มันไม่เพียง แต่สำหรับการสะกดและไวยากรณ์ แต่ยังสำหรับการเลือกเสียงและคำ

ปลาย

• ธรรมชาติของมนุษย์คือสิ่งที่เป็นมันมีโอกาสที่จดหมายของคุณในการแก้ปัญหาอย่างสุภาพและมีเหตุผลจะถูกปฏิเสธอย่างโกรธเคือง หากสิ่งนี้เกิดขึ้นคุณจะมีตัวเลือกในการติดตามด้วยตัวอักษรที่มีคำพูดมากขึ้น อยู่ในแง่ดี คนส่วนใหญ่ตอบสนองในเชิงบวกต่อการเจรจาต่อรองและการเจรจาต่อรองแม้ว่าพวกเขาจะเห็นด้วยกับวิธีการแก้ปัญหาของคุณไม่เต็มใจ