วิธีการฝึกอบรมการทำลายเอกสาร

ไม่ว่าคุณจะอยู่ในธุรกิจประเภทใดคุณต้องสร้างกระบวนการทำลายข้อมูลที่เหมาะสม เพียงทิ้งข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของคุณด้วยถังขยะอาจทำให้ บริษัท และพนักงานของคุณเปิดรับการขโมยข้อมูลประจำตัว บริษัท ทุกแห่งไม่ว่าพวกเขาจะทำอะไรหรือมีคนงานกี่คนก็ตามต้องกำหนดแนวทางที่ชัดเจนสำหรับการกำจัดและทำลายข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและ บริษัท เหล่านั้นจำเป็นต้องพัฒนาแผนการฝึกอบรมการทำลายข้อมูลสำหรับพนักงานทุกคน

1

ทำเครื่องหมายที่ถังขยะของเครื่องทำลายเอกสารอย่างชัดเจนเพื่อให้พนักงานทุกคนรู้ว่าจะกำจัดเอกสารสำคัญและข้อมูลอื่น ๆ ได้อย่างไรและที่ไหน หากมีการใช้ถังขยะที่แตกต่างกันสำหรับรายการประเภทต่าง ๆ (เช่นกระดาษการ์ดซีดี) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละช่องมีการทำเครื่องหมายอย่างชัดเจนด้วยประเภทของข้อมูลที่ใช้

2

วางถังขยะหั่นในทุกแผนกและให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงได้ง่าย หากถังขยะเครื่องหั่นไม่ได้อยู่ในตำแหน่งที่สะดวกการปฏิบัติตามอาจจะยากขึ้น

3

วางโปสเตอร์ที่มีสีสันและสะดุดตาไว้ใกล้กับถังขยะทุกชิ้นและในพื้นที่ส่วนกลางที่พนักงานจะเห็นพวกเขา สิ่งนี้จะเพิ่มการรับรู้ของถังขยะและความสำคัญของการใช้มันก่อนที่จะมีการฝึกซ้อม

4

จัดทำเอกสารประกอบคำบรรยายอย่างง่ายสำหรับผู้ปฏิบัติงานแต่ละรายละเอียดว่าเอกสารประเภทใดอยู่ภายใต้นโยบายการทำลายข้อมูล ให้ตัวอย่างที่ชัดเจนของข้อมูลที่อาจอ่อนไหวหรือเป็นความลับเช่นข้อมูลการขายใบเสร็จรับเงินและบันทึกผู้ป่วย

5

ให้ตัวอย่างของรายการที่ไม่ใช่กระดาษซึ่งเป็นไปตามนโยบายการทำลายข้อมูลเช่นดิสก์หรือฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานรู้วิธีกำจัดสิ่งของเหล่านั้นอย่างเหมาะสม

สิ่งที่จำเป็น

• ถังขยะ Shredder
• คู่มือการฝึกอบรม