ขั้นตอนการทำลายเอกสาร

ด้วยการคุกคามของการขโมยข้อมูลประจำตัวและค่าปรับที่สามารถกำหนดได้สำหรับการทิ้งเอกสารอย่างไม่เหมาะสมการทำลายเอกสารทางธุรกิจของคุณจะไม่ถูกนำมาพิจารณาอย่างเหมาะสม กฎหมายของรัฐและกฎระเบียบอุตสาหกรรมอาจแตกต่างกันไปตามระยะเวลาที่ควรเก็บรักษาเอกสารและวิธีการกำจัดดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องปฏิบัติตามนโยบายที่ส่งผลกระทบต่อธุรกิจของคุณโดยเฉพาะก่อนที่จะพัฒนากระบวนการสำหรับตัวคุณและพนักงาน

การปฏิบัติตามและนโยบาย

ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ใดหรืออยู่ในธุรกิจใดคุณควรเข้าใจเอกสารที่ต้องทำลายอย่างถาวรและไม่ควรทำลาย ค่าปรับที่เกี่ยวข้องกับรัฐและอุตสาหกรรมนั้นรุนแรงสำหรับการกำจัดเอกสารอย่างไม่เหมาะสมโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมันมาถึงข้อมูลทางการเงินของลูกค้าและบันทึกสุขภาพของพนักงาน เอกสารภาษีธุรกิจและใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารและบัตรเครดิตธุรกิจควรเก็บไว้อย่างน้อยเจ็ดปีก่อนที่จะถูกทำลาย เมื่อคุณทราบว่าควรทำลายเอกสารใดก่อนที่จะถูกทิ้งคุณสามารถทำได้ด้วยตนเองหรือจ้าง บริษัท ผู้รับเหมาช่วงที่เชี่ยวชาญด้านการทำลายเอกสารและทำลายข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

การอนุญาตและความรับผิดชอบ

ในฐานะเจ้าของธุรกิจหากคุณไม่ได้ดูแลการทำลายเอกสารเป็นการส่วนตัวตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีผู้รับผิดชอบเช่นผู้จัดการสำนักงานผู้ดูแลระบบเครือข่ายหรือนักบัญชี บุคคลนี้ควรมีประสบการณ์ในนโยบายของคุณและกฎหมายและข้อบังคับที่ควบคุมนโยบายเหล่านั้น เขาควรตรวจสอบด้วยว่าเอกสารที่ถูกทำลายนั้นเป็นเพียงเอกสารที่ควรทำลาย ตัวอย่างเช่นกระดาษที่จะถูกหั่นย่อยสามารถวางในพื้นที่ที่กำหนดของหนึ่งห้องในถุงที่ปิดผนึกซึ่งเริ่มต้นโดยบุคคลที่อยู่ในอำนาจ

บันทึกกระดาษ

เครื่องทำลายเอกสารเป็นวิธีการกำจัดที่ต้องการสำหรับเอกสารทางธุรกิจส่วนใหญ่ คุณสามารถซื้อเครื่องหั่นกระดาษสำหรับปริมาณที่แตกต่างกันได้ที่ร้านอุปกรณ์สำนักงานส่วนใหญ่ การเบิร์นหรือการป่นอาจเป็นที่ต้องการทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความไวของข้อมูล การบดป่นให้เป็นเศษเล็กเศษน้อยหรือทำให้กระดาษฉีกเป็นชิ้นเล็กชิ้นน้อยอีกครั้งเพื่อให้ไม่สามารถนำกลับมารวมกันได้อีก หากคุณกำลังหั่นย่อยกระดาษด้วยตัวเองให้พิจารณาทำเป็นชุดใหญ่เพื่อให้เอกสารถูกผสมและไม่น่าจะประกอบซ้ำได้ง่าย ใส่กระดาษที่ย่อยแล้วออกทันทีก่อนที่รถรีไซเคิลจะมาถึง

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์

เมื่อลบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์บนคอมพิวเตอร์โปรดอย่าลืมล้างถังขยะเสมอ ไฟล์จะไม่ถูกลบเมื่อไฟล์นั้นยังอยู่ในโฟลเดอร์ถังขยะของคอมพิวเตอร์ ตราบใดที่ฮาร์ดไดรฟ์ยังคงอยู่ในความครอบครองของคุณสิ่งนี้น่าจะเพียงพอสำหรับทำลายเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ก่อนที่จะยกเลิกการใช้ฮาร์ดไดรฟ์คุณต้องลบไดรฟ์โดยใช้ซอฟต์แวร์พิเศษหรือถูกทำลายทางกายภาพก่อนจึงจะสามารถสันนิษฐานได้ว่าเอกสารไม่สามารถกู้คืนได้ ซึ่งรวมถึงฮาร์ดไดรฟ์ภายในเครื่องถ่ายเอกสารซึ่งสามารถจัดเก็บสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของทุกสำเนาที่ถ่าย