โซลูชั่นการถ่ายเอกสารแฟกซ์ประหยัดสำหรับสำนักงานธุรกิจขนาดเล็ก

เครื่องถ่ายเอกสารและโทรสารอาจเป็นค่าใช้จ่ายที่สำคัญโดยเครื่องระดับสูงบางรุ่นมีราคาหลายหมื่นดอลลาร์ อย่างไรก็ตามการทำสำเนาและส่งแฟกซ์ยังเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจของคุณสำหรับทุกสิ่งตั้งแต่การเก็บบันทึกและออกใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการส่งจดหมายและการติดต่อกับซัพพลายเออร์ ต้องเผชิญกับความจำเป็นในการใช้อุปกรณ์แฟกซ์และถ่ายเอกสารและค่าใช้จ่ายสูงของอุปกรณ์ธุรกิจขนาดเล็กสามารถพิจารณาตัวเลือกที่ประหยัดอื่น ๆ อีกมากมายสำหรับความต้องการถ่ายเอกสารและแฟกซ์

การเช่าเครื่องแฟกซ์และถ่ายเอกสาร

ธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากต้องการเช่าเครื่องใช้สำนักงานที่มีราคาแพงเพื่อลดต้นทุนเริ่มต้นในการซื้อสินค้าจำนวนมาก การเช่าซื้อสามารถช่วยคุณหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายในการซ่อมเครื่องถ่ายเอกสารหรือแฟกซ์เมื่อเกิดปัญหา นี่เป็นข้อได้เปรียบที่มีคุณค่าโดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีของเครื่องถ่ายเอกสารซึ่งเนื่องจากกลไกเชิงกลของชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวได้จำนวนมากจึงมีแนวโน้มที่จะทำงานผิดปกติ บริษัท ลีสซิ่งอุปกรณ์สำนักงานบางแห่งยังมอบส่วนลดให้กับลูกค้าสำหรับอุปกรณ์เสริมหรือรายการเช่นตลับผงหมึก

เหตุผลในการซื้อเอาท์ไรท์

แม้ว่าการเช่าซื้อจะทำให้เกิดความมั่นคงทางการเงินผ่านการชำระเงินรายเดือนแบบคงที่ แต่อาจเป็นตัวเลือกที่มีราคาแพงกว่าเมื่อเวลาผ่านไปสำหรับธุรกิจขนาดเล็กบางแห่ง ธุรกิจที่ไม่ใช้อุปกรณ์แฟกซ์และถ่ายเอกสารบ่อยครั้งหรือมากพอที่จะเสี่ยงต่อความเสียหายที่สำคัญหรือผ่านผงหมึกจำนวนมากอาจพบว่าสะดวกกว่าที่จะซื้อระบบพื้นฐานทันที สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีงบประมาณ จำกัด ตัวเลือกทางการเงินที่แตกต่างกันสามารถลดต้นทุนเริ่มต้นและอุปกรณ์มือสองลดราคาอย่างล้ำลึกอาจพร้อมใช้งานจากธุรกิจท้องถิ่นอื่น ๆ

โซลูชั่นเวิร์กโฟลว์

แฟกซ์และเครื่องถ่ายเอกสารราคาถูกที่สุดคือเครื่องที่คุณไม่ซื้อ ก่อนที่คุณจะรีบซื้อหรือเช่าเครื่องจักรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณต้องการมันและไม่สามารถแทนที่ฟังก์ชั่นของมันด้วยอุปกรณ์และกระบวนการอื่น ๆ ตัวอย่างเช่นการส่งใบแจ้งหนี้ PDF และการสื่อสารกับลูกค้าและซัพพลายเออร์ของคุณแบบดิจิทัลสามารถขจัดความต้องการเครื่องแฟกซ์ได้อย่างสมบูรณ์ สแกนเนอร์ราคาไม่แพงสามารถช่วยคุณทำสำเนาเอกสารดิจิทัลได้ทำให้เครื่องพิมพ์สามารถเปลี่ยนบทบาทของเครื่องถ่ายเอกสารได้ พิจารณาต้นทุนและผลประโยชน์ของตัวเลือกเหล่านี้อย่างรอบคอบโดยคำนวณต้นทุนต่อหน้าของการพิมพ์เทียบกับการทำสำเนาซึ่งขึ้นอยู่กับอุปกรณ์ของคุณเพื่อพิจารณาตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณ

บริการแฟกซ์อินเทอร์เน็ต

ในกรณีของเครื่องแฟกซ์บริการแฟกซ์อินเทอร์เน็ตอาจเป็นทางเลือกที่สะดวกและประหยัดสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ผู้ประกอบการเช่น FaxZero, Nextiva, MyFax และ eFax ให้บัญชีและหมายเลขแฟกซ์เพื่อรับแฟกซ์ แต่คุณจะได้รับแฟกซ์เป็นรูปแบบเอกสารดิจิทัล คุณยังสามารถส่งเอกสารดิจิทัลที่จะพิมพ์จากเครื่องแฟกซ์เมื่อสิ้นสุดการรับ บริการเหล่านี้ช่วยคุณหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายในการซื้อเครื่องแฟกซ์และอุปกรณ์สิ้นเปลือง แผนบริการพื้นฐานมีตั้งแต่ $ 14 ถึง $ 20 ต่อเดือน