โปรโตคอลการสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์

ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีได้ปฏิวัติวิธีการสื่อสารทางธุรกิจทั้งภายในและภายนอก การสื่อสารผ่านอีเมลข้อความตัวอักษรและข้อความโต้ตอบแบบทันทีนั้นเป็นการเปิดช่องทางสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่มีประสิทธิภาพและเชื่อถือได้ อย่างไรก็ตามความเร็วอาจส่งผลให้เกิดการสื่อสารเกินพิกัดการสื่อสารผิดพลาดและการละเมิดความเป็นส่วนตัว การสร้างโปรโตคอลการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ช่วยบรรเทาปัญหาที่พบบ่อยเหล่านี้

สร้างโพรโทคอลมาตรฐาน

พัฒนาแนวทางที่เป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับพนักงานที่จัดทำแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ กำหนดสถานการณ์ที่เหมาะสมที่จะส่งต่ออีเมลไปยังบุคคลอื่นสำเนาสำเนาของการสื่อสารทางอีเมลไปยังบุคคลอื่นใน บริษัท และเมื่อเป็นและไม่เหมาะสมที่จะคัดลอกผู้รับทางอีเมลโดยเฉพาะอย่างยิ่งหนึ่งใน ธรรมชาติที่ละเอียดอ่อน สิ่งนี้ช่วยลดเวลาที่พนักงานใช้ในการกลั่นกรองผ่านการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งไม่สำคัญต่อการทำงานของพวกเขา

การจัดรูปแบบและหัวเรื่อง

กำหนดโปรโตคอลมาตรฐานสำหรับวิธีการจัดรูปแบบการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ ส่งเสริมการใช้บรรทัดหัวเรื่องสั้น ๆ แต่เป็นคำอธิบายและบรรทัดลายเซ็นมาตรฐานที่มีชื่อชื่อและข้อมูลการติดต่อ การจัดรูปแบบควรเป็นแบบอักษรและขนาดทั่วไป ห้ามการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดแบบอักษรที่ซับซ้อนสีหรือข้อความขนาดจุดเล็กหรือใหญ่มาก

จำกัด เนื้อหาอีเมล

จำกัด ประเภทของอีเมลที่สามารถแจกจ่ายภายใน ธุรกิจต่างๆมีความเสี่ยงต่อการสูญเสียผลิตผลหากพนักงานมีนิสัยชอบแลกเปลี่ยนเรื่องตลกอีเมลลิงค์และวัสดุอื่น ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับการทำงาน กำหนดพารามิเตอร์สำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่เหมาะสมระหว่างเพื่อนร่วมงานในที่ทำงานของคุณ

สถาบันปฏิบัติที่ดีที่สุด

อธิบายให้พนักงานทราบถึงวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ ตัวอย่างเช่นสนับสนุนให้พนักงานไม่ตอบกลับด้วยคำตอบ“ ใช่” หรือ“ ไม่” เมื่อตอบคำถาม แต่ให้รายละเอียดเกี่ยวกับการตอบคำถาม ตัวอย่างเช่นหากผู้จัดการส่งอีเมลให้ผู้ใต้บังคับบัญชาถามว่ารายงานจะเสร็จตามกำหนดเวลาสำหรับการประชุมคณะกรรมการหรือไม่คำตอบที่เหมาะสมที่สุดคือ“ ใช่แล้วรายงานจะเสร็จในเวลาบ่าย 3 โมงนี้” หรือ“ ฉันมี พบกับปัญหาที่เกิดขึ้นกับรายงานที่จะไม่ได้รับการแก้ไขจนถึงวันพรุ่งนี้ดังนั้นรายงานจะไม่ได้รับการดำเนินการในการประชุมคณะกรรมการในช่วงบ่ายวันนี้” วิธีการนี้ช่วยลดความเข้าใจผิดหรือการสื่อสารผิด

กำหนดการสื่อสารภายนอกที่เหมาะสม

เมื่อสื่อสารกับลูกค้าลูกค้าและผู้ขายกระตุ้นให้พนักงานของคุณใช้วิธีการแบบมืออาชีพและใช้คำฟุ่มเฟือยในการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์เหมือนกับที่พวกเขาใช้ในการติดต่อทางจดหมายอย่างเป็นทางการ ซึ่งรวมถึงการใช้ชื่อเรื่องการเปิดและปิดธุรกิจมาตรฐานและหลีกเลี่ยงสแลงหรือการส่งข้อความทางลัดซึ่งเป็นเรื่องปกติของการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ นอกจากนี้ห้ามมิให้พนักงานส่งต่ออีเมลไปยังบุคคลภายนอกโดยไม่มีคำอธิบายประกอบเพื่ออธิบายวัตถุประสงค์ของข้อความที่ส่งต่อ

โปรโตคอลการส่งข้อความ

การส่งข้อความบนโทรศัพท์สมาร์ทโฟนหรือผ่านอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์อื่น ๆ เป็นวิธีย่อในการสื่อสารกับผู้ร่วมธุรกิจ ควรใช้ความระมัดระวังในการสะกดให้ถูกต้องรักษาความเป็นมืออาชีพและปกป้องความเป็นส่วนตัว ตรวจสอบผู้รับอีกครั้งก่อนกด“ ส่ง” เพื่อให้ข้อความอิเล็กทรอนิกส์ไปถึงผู้รับที่ต้องการเท่านั้นและหลีกเลี่ยงการแบ่งปันข้อมูลที่เป็นความลับอ่อนไหวหรือเป็นกรรมสิทธิ์ผ่านวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์