มารยาททางอีเมลเพื่อการสื่อสารที่ผิดพลาดในโลกธุรกิจ

อีเมลเป็นช่องทางที่สะดวกสำหรับการสื่อสารในสำนักงาน แต่ความพร้อมใช้งานและการใช้งานบ่อยครั้งทำให้การสื่อสารผิดพลาดเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ แม้แต่ข้อความที่สร้างขึ้นมาอย่างพิถีพิถันและมีเจตนาดีก็อาจส่งผลให้เกิดการสื่อสารผิดพลาด แต่มารยาทที่เหมาะสมสามารถเปลี่ยนอีเมลมารยาทให้กลายเป็นการแสดงที่มีประสิทธิภาพพร้อมกับความประทับใจที่เกิดขึ้นกับผู้ชมของคุณ

รับทราบข้อผิดพลาด

ไม่มีใครสมบูรณ์แบบดังนั้นการสื่อสารผิดพลาดจะเกิดขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ในที่ทำงานใด ๆ แม้ว่าธรรมชาติของมนุษย์อาจทำให้คุณล่อลวงที่จะยืนเคียงข้างข้อความของคุณและปกป้องสไตล์การสื่อสารของคุณมารยาทบอกให้คุณควรเป็นเจ้าของความผิดพลาดได้อย่างรวดเร็ว แม้ว่าคุณจะรู้สึกไม่สบายใจในการขอโทษสำหรับการสื่อสารที่คุณมั่นใจว่าไม่มีข้อบกพร่องการพูดว่าคุณขอโทษสามารถช่วยสร้างสะพานกับผู้รับที่อาจถูกรุกรานดูถูกหรือไม่สบายใจอันเป็นผลมาจากการสื่อสารที่ผิดพลาด

อธิบาย

หลังจากขออภัยในการสื่อสารทางอีเมลผิดโปรดใช้โอกาสชี้แจงความตั้งใจของคุณ วิธีการชี้แจงของคุณเช่นการสื่อสารที่ดีควรปรับให้เหมาะกับผู้ชมของคุณ สำหรับการสื่อสารที่ผิดพลาดซึ่งไปที่รายชื่อการแจกจ่ายอีเมลขนาดใหญ่อีเมลติดตามผลที่สร้างขึ้นอย่างระมัดระวังซึ่งพิสูจน์อักษรโดยเพื่อนร่วมงานที่เชื่อถือได้สามารถช่วยให้ผู้ชมของคุณได้รับข้อความที่ต้องการอย่างถูกต้อง สำหรับการกระจายขนาดเล็กการสื่อสารแบบตัวต่อตัวสามารถช่วยให้แน่ใจว่าได้รับข้อความที่ถูกต้อง นอกจากนี้การตอบกลับด้วยวาจาและไม่ใช่ทางวาจาที่คุณได้รับจากผู้ชมของคุณสามารถช่วยคุณวัดว่าพวกเขาเข้าใจหรือไม่

ทำให้ถูกต้อง

ในกรณีที่มีการสื่อสารกับลูกค้าหรือลูกค้ามารยาทในการเรียกร้องให้ทำตามขั้นตอนพิเศษเพื่อชดเชยข้อผิดพลาดในการสื่อสาร ขั้นตอนพิเศษขึ้นอยู่กับความรุนแรงของสถานการณ์ ข้อความอีเมลแบบง่ายที่ไม่ชัดเจนตัวอย่างเช่นอาจเรียกเฉพาะการขอโทษอย่างเป็นทางการและอีเมลการติดตาม หากลูกค้าหรือลูกค้าดำเนินการหรือมีความคับข้องใจอันเป็นผลมาจากการสื่อสารผิดพลาดส่วนลดหรือบริการฟรีบางประเภทสามารถช่วยบรรเทาความเจ็บปวดของลูกค้าได้ ในปี 2554 นักทำธุรกิจของเจนพอลแล็คนักทำเล็บเท้าส่งข้อความสั้น ๆ และการสื่อสารผิดพลาดทำให้พอลแล็คต้องล้างเวลาและขับรถข้ามเมืองเพื่อทำเล็บเท้าที่เธอไม่สามารถรับได้ เพื่อชดเชยการสื่อสารผิดพลาดนักทำเล็บมือของ Pollak ได้จัดทำเล็บเท้าฟรีในเวลาต่อมา

การพิจารณา

เนื่องจากการสื่อสารทางอีเมลผิดพลาดเป็นความมั่นใจเป็นครั้งคราวในที่ทำงานพนักงานหลายคนผู้จัดการและแม้แต่ลูกค้าก็เต็มใจที่จะมองดูสิ่งที่ไม่เหมาะสมเป็นครั้งคราว โดยไม่คำนึงว่าการสื่อสารที่ผิดดูเหมือนว่าจะส่งผลกระทบต่อผู้รับหรือไม่ แต่มารยาทเรียกร้องให้รับทราบถึงข้อผิดพลาดขอโทษและชี้แจงให้ชัดเจนเป็นการกระทำขั้นต่ำ การทำตามขั้นตอนพิเศษเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดสามารถช่วยให้คุณได้รับความนิยมจากผู้รับดังนั้นคุณสามารถใช้การสื่อสารผิดพลาดเป็นโอกาสในการแสดงให้เห็นถึงความสามารถของคุณในการกู้คืนจากความผิดพลาดที่น่าอับอาย