กฎมารยาทอีเมลสำหรับการส่งอีเมลธุรกิจ

การใช้งานอีเมลอย่างถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะกล่าวถึง "netiquette" ตาม Dictionary.com คำนี้หมายถึง "กฎของมารยาทที่ใช้เมื่อสื่อสารผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์โดยเฉพาะอินเทอร์เน็ต" เนื่องจากอีเมลธุรกิจเป็นส่วนเสริมของผลิตภัณฑ์ทำงานของพนักงานผู้ส่งอีเมลที่ไม่เหมาะสมจึงถูกมองว่าไม่เป็นมืออาชีพ อีกวิธีหนึ่งอีเมลที่มีประสิทธิภาพที่ได้รับผลลัพธ์อาจปรับปรุงภาพของผู้ส่ง โดยรวมแล้วการทำความเข้าใจกฎของมารยาททางอีเมลนั้นมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จ

กำลังเตรียมอีเมล์

อีเมลธุรกิจควรปฏิบัติตามหลักเกณฑ์หลายประการที่ใช้ในการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร ใช้ไวยากรณ์และตัวสะกดที่เหมาะสมเสมอ หลีกเลี่ยงการใช้คำย่อเช่น "plz" และอีโมติคอนเช่นหน้ายิ้ม ตัวอักษรใหญ่ถูกสงวนไว้สำหรับการเน้นเนื่องจากการใช้กำลังพิจารณาตะโกนในวัฒนธรรมอินเทอร์เน็ต ทำให้อีเมลกระชับและง่ายต่อการอ่านโดยการเขียนหัวเรื่องที่เป็นคำอธิบายใช้ประโยชน์จากหัวข้อย่อยและสรุปประเด็นสำคัญ

ส่งอีเมล

คิดสองครั้งก่อนกดปุ่ม "ส่ง" อีเมลเป็นรูปแบบของการสื่อสารที่ทุกคนสามารถมองเห็นได้ คัดลอกเฉพาะคนที่จำเป็นต้องรู้เพื่อหลีกเลี่ยงการครอบงำผู้ใช้ด้วยข้อมูลที่ไม่จำเป็น โปรดจำไว้ว่าหัวข้อที่ละเอียดอ่อนมักจะพูดถึงได้ดีขึ้นผ่านทางโทรศัพท์หรือด้วยตนเอง

ตอบกลับอีเมล

ผู้สื่อข่าวอีเมล์มักจะคาดหวังคำตอบทันที หากต้องการจัดการความคาดหวังนี้ให้สร้างข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานพร้อมด้วยข้อมูลการติดต่อสำรองเมื่อคุณจะไม่สามารถใช้งานได้ มิฉะนั้นตอบอีเมลภายในกรอบเวลาที่เหมาะสม การรวมหมายเลขโทรศัพท์เป็นส่วนหนึ่งของคำทักทายของคุณเพื่อให้ผู้รับสามารถเชื่อมต่อกับคุณได้อย่างง่ายดายในลักษณะนี้

การแชร์อีเมล

ผู้ส่งอีเมลคาดหวังว่าที่อยู่ของเขาจะไม่ถูกเปิดเผยเพื่อจุดประสงค์ที่ไม่ได้รับการอนุมัติแม้ว่าจะไม่ได้เป็นทางการในนโยบายความเป็นส่วนตัวก็ตาม ผู้ส่งยังมีความรับผิดชอบในการไม่รวมข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเช่นข้อมูลบัตรเครดิตซึ่งอาจถูกใช้โดยบุคคลที่ไม่เหมาะสมอย่างไม่เหมาะสม

ใช้ทรัพยากรของ บริษัท

อีเมลที่ส่งถึงที่ทำงานอยู่ภายใต้นโยบายของ บริษัท โดยปกติจะยอมรับไม่ได้ในการส่งเรื่องตลกและอีเมลลูกโซ่ จำกัด การติดต่ออีเมล์ส่วนตัวและใช้ที่อยู่อีเมลมืออาชีพหากคุณเลือก