ห้าลักษณะข้อความธุรกิจ

ถึงแม้ว่าการขว้างความคิดการชักชวนการขายและการดำเนินการประชุมทางธุรกิจมีประสิทธิภาพมากที่สุดในการตั้งค่าแบบตัวต่อตัว เมื่อส่งอีเมลที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจและการพูดกับเครื่องตอบรับอัตโนมัติคุณยังคงสามารถสร้างเสียงที่มีประสิทธิภาพได้ เว็บไซต์ธุรกิจและทรัพยากรมนุษย์หลายแห่งมีรายชื่อเจ็ด, 10 หรือ 12 ลักษณะโดยทั่วไปของข้อความธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ คุณสามารถบรรลุการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพกับผู้ร่วมงานและลูกค้าโดยใช้คุณสมบัติหลักเพียงห้าประการ

ความสุภาพและน้ำเสียง

ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารทางโทรศัพท์หรืออีเมลข้อความทางธุรกิจควรมีความเป็นกันเองสบาย ๆ และมีการสนทนา เป็นสิ่งสำคัญที่คุณจะต้องพูดอย่างเป็นมิตรและเชิญชวนซึ่งกระตุ้นให้เกิดการตอบสนองจากผู้รับ หลีกเลี่ยงการทำให้เกิดอารมณ์การเผชิญหน้าหรือการบ่น ใช้คำและวลีที่เป็นบวกเช่น "ได้โปรด" "ขอบคุณ" "ด้วยความจริงใจ" "เราขอขอบคุณ" และ "ขอแสดงความนับถือ" คุณควรถามตัวเองว่า "ฉันจะสนุกกับการอ่านข้อความนี้หรือไม่?" ตาม Roger Reynolds ประธานและซีอีโอของ ABCO Payroll Services Inc.

ความรัดกุม

ความรัดกุมเป็นองค์ประกอบสำคัญของการสื่อสารทางธุรกิจ พยายามทำให้ประเด็นของคุณผ่านไปอย่างสุภาพและตั้งความคิดหรือความกังวลของคุณด้วยคำพูดให้น้อยที่สุด หลีกเลี่ยงการใช้ประโยคแบบต่อเนื่องนิพจน์ที่มีความยาวและหลีกเลี่ยงเนื้อหาซ้ำ ๆ ความรัดกุมช่วยประหยัดเวลาและเงินสำหรับทั้งสองฝ่ายตามเว็บไซต์สำรวจทรัพยากรบุคคล ด้วยการกำจัดข้อความที่ไม่จำเป็นและให้การทักทายอย่างสุภาพถ้อยแถลงที่เกี่ยวข้องและคำเชิญเพื่อตอบสนองคุณจะแสดงความสำคัญของความคิดหรือข้อกังวลของคุณ Reynolds แนะนำให้คุณไปที่หัวข้อโดยตรงของข้อความหลีกเลี่ยงคำว่า "เติม" และการใช้ถ้อยคำและอย่าทำซ้ำการโต้ตอบก่อน

ความถูกต้องและแม่นยำ

การปล่อยข้อความหรือส่งอีเมลด้วยข้อมูลหรือเนื้อหาที่ไม่ถูกต้องไม่เพียง แต่น่าอาย แต่ยังไม่เป็นมืออาชีพใช้เวลานานและมีค่าใช้จ่ายสูง เมื่อข้อผิดพลาดในข้อความธุรกิจรวมถึงชื่อที่สะกดผิดหรือข้อมูลส่วนบุคคลของผู้รับก็จะกลายเป็นความไม่พอใจเช่นกัน ก่อนที่จะส่งอีเมลหรือโทรไปยังหมายเลขไคลเอนต์หรือผู้ร่วมตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตรวจสอบข้อเท็จจริงของคุณเพื่อความถูกต้องและตรวจสอบหมายเลขหรือจำนวน เสมอให้แน่ใจว่าคุณมีชื่อที่ถูกต้องการสะกดคำและการออกเสียงของผู้ติดต่อเพื่อการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรและทางวาจา เมื่อส่งข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษรให้ใช้ไวยากรณ์การสะกดและเครื่องหมายวรรคตอนและการพิสูจน์อักษรที่เหมาะสมเสมอก่อนที่จะส่ง

ความชัดเจนและแม่นยำ

ความชัดเจนเป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของข้อความทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ คุณควรระบุธุรกิจของคุณอย่างชัดเจนโดยไม่ตบที่ป่า “ ระบุวัตถุประสงค์หรือความต้องการของคุณอย่างชัดเจนและผู้คนจะเคารพคุณต่อความเป็นผู้นำและความคิดของคุณ” ฟิลลิปส์กล่าว ใช้คำศัพท์ที่คุ้นเคยประโยคสั้น ๆ และหลีกเลี่ยงข้อกำหนดทางเทคนิคและศัพท์แสงทางธุรกิจเพื่อขจัดความสับสนหรือการคาดเดาที่เป็นไปได้สำหรับผู้อ่านหรือผู้รับสาย ผู้รับไม่จำเป็นต้องตั้งคำถามถอดรหัสหรือแปลเจตนาของข้อความของคุณ

รูปธรรม

ทั้ง Reynolds และ Explore HR แนะนำวิธีในการสร้างความมั่นใจในเนื้อหาของคุณซึ่งมีความสำคัญต่อประสิทธิผลของข้อความธุรกิจของคุณ เป้าหมายคือการสร้างภาพที่สดใสและความเข้าใจที่ชัดเจนของข้อความของคุณภายในจิตสำนึกของผู้รับของคุณ ใช้คำกริยาที่ใช้งานได้, คำอธิบายที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจง, ภาษาที่เป็นรูปธรรมเพื่อทำให้เกิดความสนใจ ใช้ข้อเท็จจริงและตัวเลขแทนการสรุปที่คลุมเครือ จงพรรณนาและชัดเจนที่สุดเท่าที่จะทำได้โดยไม่ต้องเสียสละความกระชับ

โพสต์ยอดนิยม