แบบฟอร์มจดหมายธุรกิจ

การสื่อสารที่ชัดเจนเป็นรากฐานที่สำคัญของธุรกิจที่ประสบความสำเร็จและการเขียนจดหมายเป็นหนึ่งในวิธีการหลักที่คุณสื่อสาร ไม่ว่าจะส่งจดหมายธุรกิจของคุณในรูปแบบเอกสารหรือทางอิเล็กทรอนิกส์คำและข้อความจะสร้างความประทับใจให้ผู้รับ จดหมายธุรกิจยังมีเอกสารประกอบดังนั้นโปรดใช้อย่างเหมาะสม การเรียนรู้รูปแบบจดหมายธุรกิจที่พบบ่อยที่สุดให้กับพนักงานลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะช่วยให้การสื่อสารของคุณมีประสิทธิภาพ

จดหมายการขาย

จดหมายการขายเป็นเครื่องมือทั่วไปที่ใช้เพื่อส่งเสริมสินค้าหรือบริการของคุณ จดหมายเหล่านี้โน้มน้าวใจในธรรมชาติและให้การเรียกร้องให้ดำเนินการในบางจุด ตัวอย่างเช่นหากคุณเป็น บริษัท บัญชีคุณสามารถส่งจดหมายถึงลูกค้าในเวลาภาษีที่แนะนำตัวเองและเสนอบริการของคุณ เช่นเดียวกับการสื่อสารทางธุรกิจส่วนใหญ่ของคุณคุณควรระบุผู้อ่านก่อนที่จะเขียนจดหมาย คุณมักจะต้องการจัดทำจดหมายทั่วไปที่คุณจะส่งให้กับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าที่ไม่รู้จักในรายชื่อผู้รับจดหมายแตกต่างจากจดหมายส่วนตัวถึง CEO แม้เมื่อส่งจดหมายการขายไปยังกลุ่มที่คุณรวบรวมจากรายชื่อผู้รับจดหมายคุณควรใช้ความพยายามทุกวิถีทางในการจัดการจดหมายถึงบุคคลที่มีชื่อ รวมคุณสมบัติและผลประโยชน์ไว้ในจดหมายและขอให้เยี่ยมชมโทรศัพท์หรือซื้อ

จดหมายตอบรับ

ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กคุณมักถูกถามถึงการตอบคำถามจากลูกค้านักลงทุนและพนักงานที่มีศักยภาพ การตอบกลับที่รวดเร็วสามารถมีบทบาทสำคัญในการรับจดหมายของคุณได้อย่างไร อ้างถึงคำถามในการเปิดจดหมายและขอบคุณสำหรับความสนใจในธุรกิจของคุณ ตอบคำถามให้ชัดเจนและอ้างอิงถึงแผ่นพับแผ่นราคาหรือที่อยู่เว็บไซต์ใด ๆ ที่คุณอาจรวมอยู่ในจดหมาย ในที่สุดคุณจะต้องให้หรือปฏิเสธคำขอที่มาในการสอบถาม มีความชัดเจนและไม่เกี่ยวกับการตัดสินใจของคุณ เสนอคำอธิบายสั้น ๆ หากคุณต้องปฏิเสธคำขอรวมกับคำแนะนำที่บุคคลนั้นอาจขอความช่วยเหลือได้ เมื่อให้คำขอใช้จดหมายเป็นโอกาสในการขายค่าความนิยมเพิ่มเติมผ่านย่อหน้าสั้น ๆ ที่ส่งเสริม บริษัท ของคุณ

การเรียกร้อง

ไม่ว่าคุณจะมีการเรียกร้องและต้องการการตอบสนองจากผู้ขายหรือซัพพลายเออร์หรือกำลังตอบรับการเรียกร้องจากลูกค้าคุณมักจะพบว่าจำเป็นต้องตอบสนองด้วยจดหมายเรียกร้องหรือจดหมายปรับ ชัดเจนในการเขียนของคุณและเฉพาะเกี่ยวกับปัญหาที่อยู่จดหมาย รักษาความเคารพเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ให้เกียรติความรู้สึกที่แสดงออกโดยลูกค้าที่ไม่พอใจขอการปรับเปลี่ยนหรือคืนเงิน โปรดจำไว้ว่าการสื่อสารที่คุณเขียนทุกครั้งให้โอกาสในการสร้างความนิยม

รูปแบบ

จดหมายธุรกิจทั้งหมดของคุณควรเป็นไปตามรูปแบบที่แม่นยำเพื่อรักษาระดับความเป็นมืออาชีพ หากคุณไม่ได้ใช้หัวจดหมายจาก บริษัท ของคุณให้ใส่ชื่อและที่อยู่ของคุณไว้ด้านบนของตัวอักษรตามด้วยวันที่ที่คุณส่ง จากนั้นให้เขียนชื่อและที่อยู่ของบุคคลที่คุณกำลังส่งจดหมายตามด้วยคำทักทาย ทำวิจัยเพื่อค้นหาชื่อและชื่อที่ถูกต้องของบุคคลที่คุณกำลังเขียน ตัวอย่างเช่นแพทย์แจ้งให้ทราบเมื่อคุณพูดถึงพวกเขาว่า "นาย" หรือ "นางสาว" แทน "ดร." หลังคำทักทายให้เขียนจดหมายของคุณโดยใช้รูปแบบบล็อกโดยแต่ละย่อหน้าให้ชิดซ้ายโดยใช้ช่องว่างสองย่อหน้าระหว่างย่อหน้า ความชัดเจนและความกะทัดรัดเป็นเครื่องมือทางธุรกิจที่มีค่าและควรใช้เมื่อเขียนจดหมายธุรกิจ ไปยังจุดที่รวดเร็ว สำรองคำขอหรือคำตอบเฉพาะของคุณพร้อมรายละเอียดการสนับสนุน ปิดด้วยการย่อของการเปิดตามด้วยการเรียกร้องให้ดำเนินการหากจำเป็น ปิดด้วย“ จริงใจ” หรือ“ ขอบคุณ” จากนั้นเว้นช่องว่างประมาณสี่ช่องเพื่อเซ็นต์จดหมาย

โพสต์ยอดนิยม