ฟังก์ชั่นของ MS Outlook คืออะไร?

แม้ว่า บริษัท ของคุณจะใช้ไคลเอนต์อีเมลที่เป็นกรรมสิทธิ์หรือมีระบบอื่นสำหรับการรับส่งข้อความอยู่แล้วคุณอาจพบว่ามีฟังก์ชั่นหลายอย่างใน Microsoft Outlook ที่เป็นประโยชน์ต่อธุรกิจ Outlook เป็นส่วนไคลเอนต์อีเมลของ Microsoft Office Suite และแม้ว่าจะอำนวยความสะดวกทุกอย่างตั้งแต่ข้อความอีเมลไปจนถึงคำเชิญเข้าร่วมประชุม แต่ก็ทำงานคล้ายกับโปรแกรม Suite อื่น ๆ สำรวจว่าคุณลักษณะใดที่ Outlook มีให้ธุรกิจของคุณและคุณจะได้รับข้อความในไม่ช้า

การสื่อสาร

Microsoft Outlook ช่วยอำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารได้หลายวิธี ที่ใหญ่ที่สุดคือแน่นอนทางอีเมล ด้วยการคลิกเมนู“ ใหม่” บน Ribbon คุณสามารถสร้างข้อความพร้อมอีเมล Outlook อนุญาตให้มีการปรับปรุงเช่นสิ่งที่แนบมาพื้นหลังและชุดรูปแบบไฟล์ลายเซ็นและในบางกรณีความสามารถในการดูว่าคนที่คุณส่งอีเมลกำลังออนไลน์อยู่ภายในเครือข่ายของ บริษัท หรือไม่ ผ่านอินเทอร์เฟซที่จะคุ้นเคยกับทุกคนที่ทำงานในผลิตภัณฑ์ Suite อื่น ๆ เช่น Word หรือ Excel คุณสามารถปรับแต่งอีเมลของคุณโดยการเปลี่ยนแบบอักษรเพิ่มโลโก้ บริษัท ของคุณและระบุสีที่แตกต่างกัน

องค์กร

ในขณะที่ปฏิทินอาจเป็นสิ่งแรกที่นึกถึงเมื่อระดมสมองวิธีการจัดระเบียบ Outlook มีฟังก์ชั่นหลากหลายเพื่อจัดระเบียบ มันมีปฏิทินที่สามารถกำหนดค่าได้สูงโดยการคลิกที่ปุ่ม "ปฏิทิน" ที่ด้านล่างซ้ายของพื้นที่ทำงาน คุณสามารถกำหนดค่ามุมมองปฏิทินเพื่อแสดงรายละเอียดรายวันรายสัปดาห์และรายเดือนรวมถึงการประชุมประสานงานสี อีกวิธีหนึ่งที่ Outlook ให้คุณจัดระเบียบแบบดิจิทัลได้คือรายชื่อผู้ติดต่อ ปุ่ม "ผู้ติดต่อ" อยู่ด้านล่างปุ่ม "ปฏิทิน" และช่วยให้คุณเก็บบันทึกได้มากหรือน้อยตามที่ต้องการ เพิ่มนามบัตรดิจิทัลหรือป้อนข้อมูลด้วยมือ แม้ว่า Outlook จะมาพร้อมกับโฟลเดอร์อีเมลหลายโฟลเดอร์โดยค่าเริ่มต้นเช่น "ส่งแล้ว" และ "รายการที่บันทึก" คุณสามารถเพิ่มลบและจัดระเบียบได้ตามความเหมาะสมกับคุณ สร้างโฟลเดอร์เพื่อเก็บอีเมลที่คุณต้องการที่อยู่คำถามจากผู้ใต้บังคับบัญชาการบรรยายสรุปของคู่แข่งและสิ่งอื่นใดที่ช่วยขจัดความยุ่งเหยิงออกจากหน้าต่างข้อความอีเมล์หลักของคุณ

การติดตาม

อาจดูเหมือนว่าเมื่อคุณส่งอีเมลออกไปยังอีเธอร์คุณจะไม่รู้เลยว่าอีเมลนั้นบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่ ฟังก์ชันข้อเสนอหนึ่งของ Outlook คือการยืนยัน หลังจากที่คุณเปิดอีเมลใหม่โดยคลิกที่ปุ่ม "ใหม่" หรือ "ข้อความจดหมาย" ให้คลิกแท็บ "ตัวเลือก" ในหน้าต่าง "ไม่มีชื่อ - ข้อความ" มีสองฟังก์ชั่นให้คุณเลือกที่นี่ ทำเครื่องหมายที่ช่อง“ ขอใบเสร็จรับเงินจากการจัดส่ง” บน Ribbon เพื่อค้นหาว่าข้อความของคุณลงที่กล่องจดหมายอีเมลของผู้รับเมื่อใด ทำเครื่องหมายที่ช่อง“ ขอใบตอบรับการอ่าน” เพื่อรับการแจ้งเตือนเมื่อผู้รับเปิดข้อความอีเมลจริง ในขณะที่ฟังก์ชั่นเหล่านี้ไม่ได้รับประกัน - ผู้รับอาจตั้งค่าตัวเลือกให้ไม่ส่งใบตอบรับการอ่าน แต่สามารถพิสูจน์ได้ว่ามีประโยชน์ หากการติดตามเป็นเรื่องปกติหรือมีความสำคัญต่อธุรกิจของคุณคุณสามารถกำหนดค่า Outlook ให้ติดตามข้อความทั้งหมดในส่วนการจัดการข้อความ

การทำงานเป็นทีม

ฟังก์ชั่น Outlook หลายอย่างช่วยให้คุณทำงานร่วมกับพนักงานหัวหน้างานและเพื่อนร่วมงานคนอื่น ๆ ตั้งค่าการประชุมโดยใช้คุณลักษณะคำเชิญการประชุมของ Outlook คุณไม่เพียง แต่จะแจ้งให้ผู้ได้รับเชิญทราบทันทีว่ามีการร้องขอการเข้าร่วมของพวกเขา แต่คุณสามารถติดตามผู้ที่ตอบรับหรือปฏิเสธรวมถึงตรวจสอบตารางเวลาของแขกล่วงหน้าเพื่อการวางแผนที่ดีที่สุด คุณสามารถใช้ประโยชน์จากฟังก์ชั่น Share My Calendar ของ Outlook สิ่งนี้จะช่วยให้คุณหลังจากที่ทั้งสองฝ่ายยอมรับการแบ่งปันให้ดูตารางการทำงานของพนักงานดูว่าพวกเขาจะอยู่ในและนอกสำนักงานตรวจสอบการนัดหมายและอื่น ๆ ใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติคำของานที่พบในเมนู“ ใหม่” บน Ribbon เพื่อกำหนดงาน