Front Office Skills Vs ทักษะ Back Office

การดำเนินธุรกิจขนาดเล็กที่ประสบความสำเร็จนั้นต้องใช้ความพยายามของพนักงานทุกคนไม่ว่าพนักงานแต่ละคนจะติดต่อกับลูกค้าและลูกค้าโดยตรงหรือไม่ก็ตามจากมุมมองสาธารณะ ในความเป็นจริงกลุ่มของงานที่เกิดขึ้นในการโต้ตอบโดยตรงกับลูกค้าและกลุ่มของงานอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นโดยไม่มีการโต้ตอบกับลูกค้าจะเรียกว่าสำนักงานด้านหน้าเมื่อเทียบกับความรับผิดชอบของสำนักงานกลับ ในขณะที่คุณไม่อาจอ้างถึงหน้าที่เหล่านี้ว่าเป็นแผนกต้อนรับส่วนหน้าและที่ทำงานด้านหลัง แต่ความจริงก็คือ บริษัท ส่วนใหญ่มีพนักงานสองประเภทที่แตกต่างกัน การทำความเข้าใจสิ่งที่ถือเป็นงานของสำนักงานด้านหน้าและวิธีการจัดการหน้าที่การงานกลับสามารถช่วยให้คุณจ้างคนที่มีทักษะที่จำเป็นในการเก่งในงานเหล่านี้

รายละเอียดงานสำนักงานด้านหน้า

เมื่อพยายามแยกแยะระหว่างแผนกต้อนรับส่วนหน้ากับฝ่ายสนับสนุนสิ่งที่สำคัญที่สุดที่ต้องเข้าใจคือหน้าที่ของพนักงานฝ่ายต้อนรับคือการติดต่อกับลูกค้าและลูกค้าโดยตรงเพื่อสร้างยอดขาย กล่าวอีกนัยหนึ่งพนักงานแผนกต้อนรับส่วนหน้าจะช่วยทำการตลาดผลิตภัณฑ์และบริการของคุณจัดการคำขอของลูกค้าพัฒนาความสัมพันธ์กับลูกค้าที่คาดหวังและส่งเสริมมุมมองเชิงบวกของธุรกิจของคุณ การจ้างคนที่เหมาะสมในการติดต่อกับลูกค้าสามารถไปได้ไกลในการสร้างชื่อเสียงให้กับ บริษัท ของคุณ ตัวอย่างของงานที่สำนักงานด้านหน้า ได้แก่ พนักงานต้อนรับแคชเชียร์พนักงานขายและพนักงานบริการลูกค้า

คำอธิบายของงาน Back Office

พนักงานฝ่ายสนับสนุนมีเป้าหมายที่แตกต่างจากที่มีหน้าที่สำนักงานด้านหน้า พนักงานที่รับหน้าที่รับผิดชอบส่วนใหญ่มักจะปฏิบัติหน้าที่ด้านการบริหารกฎหมายและการสนับสนุนที่ทำให้ที่ทำงานของคุณทำงานได้ หน้าที่เหล่านี้อาจรวมถึงการสร้างสัญญาว่าจ้าง การทำบัญชี; บัญชี การประมวลผลเงินเดือน สร้างความมั่นใจว่ามีการปฏิบัติตามภาษีท้องถิ่นรัฐและรัฐบาลกลาง สร้างความมั่นใจว่ามีการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานและความปลอดภัย การจัดการค่าตอบแทนแรงงาน ทำการตรวจสอบพื้นหลัง; การจัดการบัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้ และการประมวลผลการเรียกร้องผลประโยชน์ ตัวอย่างของงานแบ็คออฟฟิศรวมถึงพนักงานป้อนข้อมูลประมวลผลการเรียกร้องบัญชีนักบริหารทรัพยากรมนุษย์และที่ปรึกษากฎหมาย

ทักษะแผนกต้อนรับส่วนหน้า

พนักงานต้อนรับส่วนหน้าติดต่อกับลูกค้าโดยตรงดังนั้นพวกเขาจึงต้องมีทักษะความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลที่โดดเด่นและต้องเป็นข้อที่ชัดเจน เนื่องจากการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมีความสำคัญในงานส่วนหน้าพนักงานที่เลือกเส้นทางอาชีพนี้ควรมีทักษะการฟังที่ดีเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจความต้องการและความต้องการของลูกค้า ทักษะที่สำคัญอื่น ๆ ได้แก่ ความสามารถในการสร้างบุคลิกภาพความเป็นมิตรความอดทนเทคนิคการตั้งคำถามที่แข็งแกร่งเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าและทักษะการจัดการความขัดแย้งเพื่อกระจายสถานการณ์ที่ลูกค้าไม่มีความสุข

ทักษะ Back Office

ทักษะงานด้านหลังแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับประเภทของการดำรงตำแหน่ง แม้ว่าพนักงานที่ทำงานด้านนอกจะไม่ติดต่อกับลูกค้าโดยตรง แต่พวกเขาก็มักจะติดต่อกับผู้ขายและผู้จำหน่ายทางโทรศัพท์หรือทางอีเมลและการติดต่อทางจดหมาย ดังนั้นหนึ่งในทักษะที่สำคัญที่สุดของ back office คือการสื่อสารด้วยวาจาและการเขียนที่มีประสิทธิภาพ พนักงานสำนักงานส่วนใหญ่จัดการกับบัญชีเงินเดือนใบบันทึกเวลาและการบัญชีดังนั้นสำหรับตำแหน่งเหล่านั้นสิ่งอำนวยความสะดวกที่มีตัวเลขและคณิตศาสตร์เป็นสิ่งจำเป็น ความสามารถในการจัดระเบียบเป็นทักษะที่จำเป็นอีกอย่างหนึ่งโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับพนักงานสำนักงานที่ต้องทำงานด้านธุรการและกฎหมาย ความสามารถในการยื่นเอกสารสำคัญอย่างถูกต้องและเพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารจะถูกส่งตรงเวลามักจะสร้างความแตกต่างระหว่างความสำเร็จและความล้มเหลวของสำนักงานกลับ

ในขณะที่ทักษะการใช้คอมพิวเตอร์ขั้นพื้นฐานมีความสำคัญสำหรับพนักงานด้านหน้าและด้านหลัง แต่ทักษะเหล่านี้มีความหลากหลาย พนักงานต้อนรับส่วนหน้าอาจต้องการทักษะคอมพิวเตอร์เพียงพอที่จะกำหนดเวลาการนัดหมายหรือสั่งซื้อในขณะที่พนักงานในสำนักงานกลับต้องเข้าใจโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่หลากหลายขึ้นอยู่กับตำแหน่งงาน ตัวอย่างเช่นผู้ดูแลระบบเครือข่ายจะต้องมีความรู้คอมพิวเตอร์ขั้นสูงในการติดตั้งและบำรุงรักษาคอมพิวเตอร์ในขณะที่คนทำงานในสำนักงานอื่น ๆ อาจจำเป็นต้องเข้าใจการประมวลผลคำระบบบัญชีแยกประเภทและโปรแกรมอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานเฉพาะของพวกเขา