คำทักทายที่ดีสำหรับอีเมลธุรกิจ

เจ้าของธุรกิจปรับปรุงภาพลักษณ์ทางธุรกิจสาธารณะของพวกเขาเมื่อมีการกำหนดนโยบายองค์กรเพื่อการสื่อสารอย่างมืออาชีพ มันกลายเป็นเรื่องธรรมดาสำหรับพนักงานที่จะเป็นกันเองมากเมื่อมันมาถึงอีเมลธุรกิจ และถึงแม้จะเป็นเรื่องปกติ แต่การเป็นทางการเกี่ยวกับอีเมลธุรกิจไม่ใช่มาตรฐานทางธุรกิจที่เป็นที่ยอมรับ เจ้าของธุรกิจจำเป็นต้องตระหนักว่าการสร้างเสียงที่ถูกต้องเป็นการกำหนดเสียงสำหรับจดหมายทั้งหมด เริ่มต้นด้วยคำทักทาย จำกัด ตัวเลือกคำทักทายเพื่อให้พนักงานมีตัวเลือกที่เหมาะสม

คำทักทายมาตรฐาน

คำทักทายมาตรฐานคือ "เรียนคุณนาย (นามสกุลของบุคคล)" และเช่นเดียวกับที่ทำในการติดต่อทางไปรษณีย์แบบดั้งเดิมการใช้คำทักทายมาตรฐานแสดงความเคารพและความเป็นมืออาชีพ บางคนอาจคิดว่าเรื่องนี้ล้าสมัย แต่มันก็เป็นที่ยอมรับได้มากกว่าการล่วงละเมิดโดยไม่ตั้งใจ คำทักทายที่เริ่มต้นด้วย "ที่รัก" ไม่มีเวลา ใช้นามสกุลของบุคคลนั้นหากคุณมีหรือเป็นความสัมพันธ์ใหม่ สิ่งนี้แสดงให้เห็นถึงความเคารพ

ตัวอย่างเช่น "Dear Mr. Jones" เป็นที่ต้องการมากกว่า "Dear John" หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับชื่อของบุคคล (นาย, นาง, นางสาวหรือนางสาว) หรือนามสกุลเป็นที่ยอมรับได้ที่จะใช้ชื่อ ควรเป็นนโยบาย บริษัท มาตรฐานสำหรับพนักงานที่พยายามค้นหานามสกุลของผู้รับก่อนที่จะใช้ชื่อจริง

คำทักทายที่เป็นมิตร

บางครั้งอีเมลเขียนโดยใช้มาตรฐานที่เป็นทางการน้อยกว่าเพียงเพราะผู้ส่งต้องการเป็นมิตร ตัวอย่างเช่น "สวัสดี" เป็นมิตรกว่า "ที่รัก" สิ่งนี้อาจถูกนำมาใช้แม้ในการติดต่อสื่อสารเย็น ๆ โดยที่ผู้ส่งไม่มีชื่อผู้รับ มันยังใช้กับชื่อเช่นเดียวกับใน "สวัสดี Jennifer." เจ้าของธุรกิจอาจมีความสัมพันธ์กับลูกค้าเฉพาะรายที่มีการใช้งานมากกว่าการทักทายอย่างเป็นทางการตามที่กำหนดโดยขั้นตอนของ บริษัท ตัวอย่างเช่นพนักงานอาจออนบอร์ดลูกค้าใหม่และถามเธอว่าเธอต้องการที่จะถูกเรียกด้วยชื่อหรือนามสกุลของเธอ

เป็นมืออาชีพ แต่จริงใจ

เจ้าของธุรกิจเห็น "คำทักทาย:" ใช้ในการติดต่อ มันเป็นคำทักทายที่ยอมรับได้ แต่แสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่จริงใจมากกว่าความสัมพันธ์ที่เป็นทางการ สิ่งนี้เกิดขึ้นพร้อมกับพยายามเป็นมิตรและแตกต่าง มักจะเห็นในอีเมลเย็นหรือในการติดต่อที่ผู้ส่งไม่มีความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้รับ

คำทักทายที่ควรหลีกเลี่ยง

คิดเกี่ยวกับบุคคลที่อ่านอีเมลก่อนที่คุณจะเขียนคำทักทาย เมื่อคุณไม่แน่ใจว่าจะเริ่มอีเมลธุรกิจได้อย่างไรให้ทำผิดด้านคำยกย่องดั้งเดิม การเริ่มต้นอีเมลด้วยคำว่า "เฮ้" นั้นมักพบเห็นได้บ่อยในหมู่พนักงานรุ่นเยาว์ อย่างไรก็ตามนี่เป็นเรื่องง่ายเกินไปสำหรับสถานการณ์ทางธุรกิจส่วนใหญ่เนื่องจากผู้รับบางรายรู้สึกไม่พอใจ นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพนักงานที่อายุน้อยกว่าส่งอีเมลไปยังลูกค้าที่คาดหวังหรือเพื่อนร่วมธุรกิจ

คำทักทายอื่น ๆ ที่ควรหลีกเลี่ยงคือ "ผู้ที่อาจกังวล" เว้นแต่คุณจะไม่มีความคิดเกี่ยวกับตัวตนของผู้รับ คำทักทายนี้จะแนะนำอีเมลที่ไม่มีความสัมพันธ์กับผู้รับ ผู้รับส่วนใหญ่จะเห็นว่านี่เป็นอีเมลแบบปิดทันทีและพวกเขาอาจทิ้งมันก่อนที่จะอ่าน ตัวอย่างเช่น "สวัสดี" เป็นมิตรกว่า "ที่รัก" และเป็นเรื่องธรรมดาเมื่อผู้ส่งมีความสัมพันธ์เชิงบวกที่กำหนดไว้กับผู้รับ

ปลาย

• มันจะดีกว่าหากคุณเก็บข้อมูลไว้สั้น ๆ หากคุณไม่มีข้อมูลจำนวนมาก "สวัสดี" ดีกว่า "เพื่อนที่รัก" แม้ว่าคุณจะไม่มีชื่อตาม "สวัสดี"