วิธีเขียนข้อตกลงระดับปฏิบัติการ

บริษัท มักจะมีกลุ่มภายในหลายกลุ่มที่ให้การสนับสนุนในบางวิธี กลุ่มเหล่านี้ทำงานภายใต้ข้อตกลงระดับบริการพื้นฐานหรือ SLA ซึ่งอธิบายถึงเป้าหมายและวัตถุประสงค์การสนับสนุนโดยรวม ข้อตกลงนี้มักจะเชื่อมโยงกับผลกระทบต่อลูกค้าของ บริษัท มันอาจเป็นประโยชน์ในการพัฒนาข้อตกลงระดับปฏิบัติการหรือ OLA เช่นกัน ข้อตกลงเหล่านี้อธิบายถึงบริการที่แต่ละกลุ่มสนับสนุนจัดทำขึ้นเพื่อให้ บริษัท สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ SLA

1

เขียนย่อหน้าสั้น ๆ ที่สรุปวัตถุประสงค์ของข้อตกลงระดับปฏิบัติการ พูดคุยเกี่ยวกับวัตถุประสงค์และเป้าหมายหลักของ OLA เช่นการให้บริการลูกค้าที่มีคุณภาพภายในภาคเทคโนโลยีสารสนเทศของ บริษัท ส่วนนี้จะให้ผู้อ่านเข้าใจถึงสาเหตุที่ทุกฝ่ายทำงานร่วมกัน

2

ระบุผู้ที่เกี่ยวข้องใน OLA ทำรายการแผนกเฉพาะรวมทั้งผู้จัดการของแผนกเหล่านั้น แสดงรายการบุคคลที่จะติดต่อภายใต้ OLA โดยระบุที่อยู่หมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลสำหรับแต่ละบุคคล

3

อธิบายถึงธุรกิจหรืออุตสาหกรรมที่ OLA นำไปใช้ ส่วนนี้ควรให้ผู้อ่านเข้าใจถึงโอกาสและความท้าทายที่คุณเผชิญและทำไม OLA จึงมีความจำเป็น มันมีบริบทสำหรับการใช้ข้อกำหนดและเงื่อนไขของ OLA

4

อธิบายว่า OLA ใช้ได้กับวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดที่กำหนดไว้นานเท่าใด วันที่เหล่านี้อาจได้รับอิทธิพลจากสัญญาปัจจุบันข้อตกลงการเจรจาต่อรองโดยรวมและความพร้อมของทรัพยากร อธิบายว่าคุณจะตรวจสอบหรือตรวจสอบ OLA เมื่อใดและอย่างไรภายในวันที่เหล่านี้ สถานการณ์ทางธุรกิจมักจะเปลี่ยนแปลงดังนั้นคุณต้องมีแผนในการปรับตัวของ OLA และประเมินประสิทธิภาพและประสิทธิผลอย่างต่อเนื่อง มีความเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับบุคคลที่ควรรายงานและตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก ๆ ที่คุณจะใช้ติดตามประสิทธิภาพเพื่อตรวจสอบ

5

อธิบายว่าคุณและฝ่ายอื่น ๆ ในข้อตกลงจะควบคุมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับบริการได้อย่างไรรวมทั้งวิธีติดตามการปรับเปลี่ยน OLA ตัวอย่างเช่นรายการผู้ที่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึงระเบียนโดยเฉพาะหรือระยะเวลาที่คุณจะเก็บข้อมูลก่อนที่คุณจะลบลบหรือทำลายมัน

6

อธิบายความพร้อมให้บริการของคุณ ซึ่งควรรวมถึงวันที่คุณดำเนินการรวมถึงเวลาเปิดและปิด

7

สรุปข้อกำหนดในการให้บริการที่เหลืออยู่ สิ่งเหล่านี้แตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับว่าใครอยู่ใน OLA ของคุณและเป้าหมายของ OLA คืออะไร อย่างไรก็ตามพวกเขามักจะรวมบริการที่แน่นอนของแต่ละฝ่ายใน OLA ที่มีให้และผู้ที่สามารถควบคุมได้ทุกขั้นตอน พูดคุยเกี่ยวกับวิธีการจัดลำดับความสำคัญของปัญหาและเพิ่มความจำเป็นหากจำเป็น การยกระดับมักจะทำในระบบลำดับชั้น ปัญหาเริ่มแรกคือพนักงาน "ระดับหนึ่ง" หากพนักงานคนนี้ไม่สามารถแก้ปัญหาได้เขาจะส่งต่อให้กับพนักงานระดับ "สอง" ที่มีทักษะประสบการณ์ความรู้หรือการอนุญาตที่มากกว่า จำนวนชั้นขึ้นอยู่กับ บริษัท

8

แยกข้อกำหนดและเงื่อนไขการให้บริการลงในบทบาทและความรับผิดชอบเฉพาะมอบหมายงานให้แต่ละฝ่ายในข้อตกลง เขียนจำนวนค่าบริการของแต่ละฝ่ายที่ให้บริการภายใต้ OLA โดยใช้รายการข้อกำหนดและเงื่อนไขของคุณเป็นข้อมูลอ้างอิง ระบุว่าบทลงโทษและขั้นตอนการดำเนินการเป็นอย่างไรเมื่อฝ่ายต่างๆใน OLA ไม่สามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดและเงื่อนไขของ OLA ได้

9

ระบุอำนาจที่ผู้ลงนามในข้อตกลงต้องทำงานกับ OLA ตัวอย่างเช่นระบุว่าฝ่ายที่ลงนามได้รับอนุญาตผู้จัดการปัจจุบันหรือตัวแทนทางกฎหมายสำหรับกลุ่มที่เกี่ยวข้องและ บริษัท ตระหนักถึงความสามารถในการลงนามในนามของ บริษัท ออกจากห้องสำหรับบุคคลเหล่านี้เพื่อลงนามและเดทกับ OLA

10

แนบภาคผนวกใด ๆ กับข้อตกลงเช่นตารางการฝึกอบรมที่เกี่ยวข้องกับ OLA และเผยแพร่และเผยแพร่ร่างของ OLA เจรจาต่อรองรายการสุดท้ายหากจำเป็นแก้ไขร่างและพิมพ์ OLA สุดท้าย ให้แต่ละฝ่ายมีส่วนร่วมใน OLA เพื่อจัดทำลายเซ็นและวันที่ลงนาม วางสำเนาของ OLA ลงในไฟล์ธุรกิจของคุณรวมถึงสื่อที่เข้ารหัสหรือป้องกันด้วยรหัสผ่านที่เชื่อถือได้เช่นแฟลชไดรฟ์หรือเซิร์ฟเวอร์ของ บริษัท คุณ