วิธีการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพจากระยะไกล

สิบเปอร์เซ็นต์ของคนงานสหรัฐสื่อสารจากที่บ้านตามรายงานของปี 2009 ใน "MIT Sloan Management Review" การทำงานระยะไกลอาจจัดการได้มากขึ้นสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ซึ่งพนักงานมักมีบทบาทที่ จำกัด แต่โดยทั่วไปแล้วพนักงานธุรกิจขนาดเล็กมีหน้าที่รับผิดชอบในงานและงานที่ได้รับมอบหมายจำนวนมากซึ่งหมายถึงการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมแต่ละคนเข้าใจความสำคัญของ บริษัท การรวมความท้าทายสำหรับผู้จัดการธุรกิจขนาดเล็กคือความจริงที่ว่า บริษัท ขนาดเล็ก - โดยเฉพาะในช่วงเริ่มต้น - อาจไม่มีสำนักงานทางกายภาพดังนั้นพนักงานจะไม่โต้ตอบแบบตัวต่อตัวกับผู้จัดการเป็นประจำ - ถ้า เลย ดังนั้นผู้จัดการธุรกิจขนาดเล็กจะต้องเรียนรู้วิธีการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพจากระยะไกล

1

ยอดคงเหลือการสื่อสารของคุณ ป้องกันแนวโน้มสำหรับพนักงานที่อยู่ห่างไกลที่จะมองข้ามเพียงเพราะพวกเขาไม่อยู่ในสายตา อย่าปล่อยให้วันผ่านไปโดยไม่ได้พูดกับพนักงานที่อยู่ห่างไกลอย่างน้อยหนึ่งครั้ง ในทางกลับกันหลีกเลี่ยงการสื่อสารกับคนงานมากเกินไป การตัดเวลาของพนักงานระยะไกลมากเกินไปด้วยอีเมลการโทรศัพท์และข้อความอาจถูกมองว่าเป็นการอ่านรายละเอียดขนาดเล็กและจะเป็นการเบี่ยงเบนความสนใจจากการทำงานของพนักงาน

2

แทนที่การโต้ตอบประจำวันทั่วไปที่ water cooler ด้วยการสื่อสารสั้น ๆ แต่บ่อยครั้งกับพนักงานระยะไกล เช็คอินกับลูกน้องของคุณในตอนต้นของวันเพื่อแลกเปลี่ยนความอร่อยเช่นเดียวกับที่คุณแวะที่โต๊ะของเขาเพื่อพูดอรุณสวัสดิ์ ติดต่อเพื่อค้นหาว่าสิ่งต่าง ๆ เกิดขึ้นในระหว่างวันอย่างไรและคอยให้เขาอยู่ในเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นทุกวันในออฟฟิศ

3

เลือกสื่อที่เหมาะสมสำหรับข้อความ อีเมลเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการส่งคำแนะนำที่ซับซ้อนเนื่องจากสามารถบันทึกพิมพ์และอ่านซ้ำได้บ่อยเท่าที่พนักงานต้องการ ส่งข้อมูลเวลาที่สำคัญทางโทรศัพท์หรือข้อความโต้ตอบแบบทันทีเพื่อให้คุณสามารถยืนยันได้ทันทีว่าพนักงานได้รับข้อความหรือไม่ - ข้อความและอีเมลอาจล่าช้า ส่งข่าวสารและข้อมูลที่เป็นความลับทางโทรศัพท์เพื่อบันทึกการอภิปรายไม่สามารถรั่วไหลออกมาโดยไม่ตั้งใจได้

4

คิดอย่างมีวิจารณญาณว่าข้อความของคุณจะถูกรับรู้อย่างไร เป็นเรื่องยากสำหรับพนักงานที่จะกำหนดเสียงหรือเจตนาของข้อความของคุณโดยไม่มีภาษากายเป็นสัญญาณ พิจารณาส่งข่าวร้ายทางโทรศัพท์หรือโดยการตั้งค่าการประชุมด้วยตนเองแทนที่จะส่งอีเมล

5

โปรดจำไว้ว่าการสื่อสารไม่ใช่ถนนเดินรถทางเดียว ให้พนักงานของคุณทราบวิธีที่ดีที่สุดในการติดต่อคุณและเวลาที่คุณว่าง โทรกลับและอีเมลทันที คนทำงานระยะไกลไม่ได้มีโอกาสเผชิญหน้ากับผู้บริหารระดับสูง สื่อสารความสำเร็จของพนักงานไปยังผู้บริหารระดับสูงเพื่อให้เขาได้รับการยอมรับสำหรับความสำเร็จของเขา

6

เปิดโอกาสให้พนักงานโต้ตอบกับเพื่อนร่วมงานของเขา การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพครอบคลุมมากกว่าพนักงานและผู้จัดการของเขา เพื่อให้พนักงานเข้าใจการดำเนินงานของ บริษัท ลำดับความสำคัญและกลยุทธ์พนักงานระยะไกลต้องมีการสนทนากับสมาชิกคนอื่น ๆ ในทีมอย่างต่อเนื่อง

เคล็ดลับ

• ใช้มารยาทที่เหมาะสม ตัวอย่างเช่นการใช้ตัวอักษรพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดในอีเมลถือว่าเป็นการตะโกน
• ระบุความพร้อมของคุณผ่านระบบส่งข้อความทันทีทั่วทั้ง บริษัท พนักงานสามารถดูได้ทันทีว่าใครออนไลน์และพร้อมให้ความช่วยเหลือ
• กำหนดเป้าหมายเป็นลายลักษณ์อักษรและรายการงานเพื่อให้ผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณรู้ว่าต้องทำงานอะไร