วิธีจบหรือสรุปบันทึกธุรกิจ

เจ้าของธุรกิจมีเอกสารมากมายที่พบเจอบนโต๊ะทำงานหรือในกล่องจดหมายอีเมล ในฐานะผู้นำทางธุรกิจคุณได้อ่านบันทึกช่วยจำจำนวนนับไม่ถ้วนดังนั้นคุณจึงเข้าใจว่าการสื่อสารและความชัดเจนเป็นสิ่งจำเป็นต่อการกระทำ บันทึกทางธุรกิจมีห้าประเภททั่วไป สรุปบันทึกช่วยจำที่เป็นแรงบันดาลใจให้ผู้คนลงมือทำ

ปลาย

• การสรุปบันทึกธุรกิจขึ้นอยู่กับประเภทของบันทึกที่คุณกำลังเขียน บันทึกช่วยจำส่วนใหญ่จะได้รับการสรุปพร้อมกับคำกระตุ้นการตัดสินใจเพื่อกำหนดขั้นตอนต่อไปที่จำเป็น

การสรุปรายงานความก้าวหน้า

โครงการระยะยาวมักต้องการการปรับปรุงฝ่ายที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับความคืบหน้า บันทึกช่วยจำจะอธิบายตำแหน่งที่รายงานความคืบหน้าล่าสุดปิดเวลาใดที่คุณอยู่ในตอนนี้และขั้นตอนต่อไปจะเป็นอย่างไร มันสรุปการกระทำที่ได้ดำเนินการไปแล้วและความสำเร็จที่เกิดขึ้น

ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังเข้ารหัสเว็บไซต์สำหรับลูกค้าที่คาดว่าจะใช้เวลาหกเดือนจึงจะเสร็จสมบูรณ์คุณสามารถส่งรายงานความคืบหน้าเป็นรายเดือนเพื่ออัพเดทลูกค้าเกี่ยวกับการพัฒนา นอกจากนี้ยังระบุถึงปัญหาใด ๆ ที่คุณพบ การสรุปรายงานความคืบหน้าจะสรุปขั้นตอนต่อไปและขอให้ดำเนินการจากอีกฝ่ายเพื่อแก้ไขปัญหาหรือปัญหาใด ๆ

บันทึกรายงานการประชุม

การประชุมเกิดขึ้นเพื่อรวบรวมกลุ่มของจิตใจเข้าด้วยกันเพื่อตรวจสอบปัญหาระดมสมองการแก้ไขและอนุมัติการกระทำ เนื่องจากการประชุมมักจะครอบคลุมข้อมูลจำนวนมากซึ่งบางส่วนไม่เกี่ยวข้องกับขั้นตอนถัดไปจึงมีการใช้บันทึกช่วยจำเพื่อสรุปการประชุม การประชุมคณะกรรมการอาจลงคะแนนในรายการงบประมาณ

อาจมีการอภิปรายเกี่ยวกับการเปิดตัวกลยุทธ์การตลาดใหม่ บันทึกรายงานการประชุมจะสรุปประเด็นสำคัญและสรุปด้วยสิ่งที่คาดหวังของแต่ละฝ่ายที่จะก้าวไปข้างหน้า มันจะสร้างรายละเอียดการประชุมครั้งต่อไปหากมีเช่นวันที่เวลาและสถานที่

สรุปรายงานเหตุการณ์

บันทึกประเภทนี้จะใช้เมื่อมีบางสิ่งเกิดขึ้นที่คุณต้องการจัดทำเอกสารสำหรับไฟล์ลูกค้าหรือพนักงาน ต้องมีการรายงานเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าหากมีคนมาล้มในขณะที่เดินในร้านของคุณ รายงานเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับพนักงานอาจมีเอกสารการละเมิดจรรยาบรรณ รายงานเหตุการณ์คือบันทึกเหตุการณ์และรวมถึงวันที่เวลาสถานที่และสถานการณ์หลังเหตุการณ์

สิ่งเหล่านี้ถูกเก็บรักษาไว้ในไฟล์ด้านกฎหมายหรือทรัพยากรมนุษย์เพื่อเป็นหลักฐานว่าเกิดอะไรขึ้น สรุปรายงานเหตุการณ์โดยสังเกตว่าจำเป็นต้องมีการดำเนินการเพิ่มเติมหรือไม่ หากมีคนได้รับบาดเจ็บให้ระบุว่ามีการแนะนำหรือสั่งการประเมินทางการแพทย์ หากพนักงานฝ่าฝืนจรรยาบรรณขององค์กรให้ระบุการลงโทษทางวินัยและการฝึกอบรมที่จะเกิดขึ้นตามเหตุการณ์

คำสั่งเฉพาะของทีม

คุณสามารถใช้บันทึกช่วยจำเพื่อบอกแนวทางเฉพาะกับทีมของคุณ บางครั้งมีการเปลี่ยนแปลงในกฎหรือขั้นตอนบางอย่าง คำสั่งบันทึกสรุปการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้และระบุสิ่งที่คาดหวังของพนักงานก้าวไปข้างหน้า

ตัวอย่างเช่นหากสำนักงานแพทย์มีขั้นตอนใหม่สำหรับการจัดการกับชาร์ป (เข็มหรือมีดผ่าตัด) พนักงานแต่ละคนต้องได้รับสำเนาของบันทึกช่วยจำที่แสดงถึงการเปลี่ยนแปลงและพฤติกรรมใหม่ที่คาดหวัง สรุปบันทึกคำสั่งโดยการทำซ้ำการดำเนินการที่จำเป็นระบุวันที่ฝึกอบรมอย่างชัดเจนแล้วเสนอให้ตอบคำถามใด ๆ จากพนักงานเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง

บันทึกการตอบคำถาม

พนักงานลูกค้าหรือหุ้นส่วนสามารถสอบถามเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์นโยบายหรือขั้นตอน บันทึกการตอบคำถามจะตอบคำถามที่เกิดขึ้นในคำถาม

ตัวอย่างเช่นพนักงานอาจถามว่าทำไมต้องมีถุงมือในคลังสินค้า บันทึกช่วยจำนี้จะร่างกฎระเบียบด้านสุขภาพและความปลอดภัยรวมทั้งระบุถึงการใช้อุปกรณ์ความปลอดภัยแล้วจะจัดการกับข้อกังวลด้านความปลอดภัยที่เกิดขึ้นจริงที่ถุงมือมีจุดประสงค์เพื่อป้องกันในคลังสินค้า บันทึกประเภทนี้ควรขอบคุณบุคคลสำหรับการสอบสวนและควรย้ำอีกครั้งว่าทำไมนโยบายหรือการดำเนินการจึงมีความเหมาะสม