วิธีการกำหนดวาระการประชุม

ตามสกอตต์ Snair ผู้เขียน "หยุดการประชุมที่ฉันต้องการลง" ส่วนใหญ่ของการประชุมสำนักงานจะไม่ก่อผลและไม่ได้มุ่งเน้นเพราะขาดความคิดที่จะเข้าสู่วาระการประชุมของพวกเขา ไม่ว่าการประชุมของคุณจะถูกจัดให้เป็นนิสัยหรือเป็นก้อนกรวดเป็นประจำเพื่อตอบสนองต่อวิกฤตการณ์ที่เกิดขึ้นใหม่การกำหนดวาระการประชุมจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและขวัญกำลังใจที่สูงขึ้น

1

กำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุมของคุณเพื่อพิจารณาว่ามีความอ่อนไหวต่อเวลาและจำเป็นหรือไม่ ตัวอย่างของวัตถุประสงค์การประชุมรวมถึงการรายงานสถานะของโครงการระดมความคิดใหม่ ๆ และการแก้ปัญหาที่มีอยู่จัดการการควบคุมความเสียหายแนะนำนโยบายใหม่การมอบหมายงานและการจัดการพิจารณาคดีที่เกี่ยวข้องกับการลงโทษทางวินัย สร้างเค้าร่างและตั้งชื่อหัวข้อตามด้วยการสรุปสั้น ๆ ตัวอย่าง:

Going Paperless - ระบุเป้าหมายเฉพาะกาลปัญหาด้านความปลอดภัยและการฝึกอบรมพนักงาน

2

ระบุชื่อบุคคลที่มีเนื้อหาสาระเพื่อสนับสนุนหัวข้อวาระการประชุมของคุณเพื่อให้พวกเขาเข้าใจสิ่งที่คาดหวัง สำหรับรายงานสถานะโครงการคุณอาจต้องการเพียงผู้จัดการโครงการในฐานะโฆษกและไม่ใช่สมาชิกทุกคนในทีมของเธอ หากจุดประสงค์ของการประชุมคือการระดมความคิดสำหรับนโยบายใหม่ผู้เข้าร่วมประชุมของคุณจะเป็นผู้ที่แสดงถึงความสนใจและความรู้สึกของการจำแนกงานหรือแผนกเฉพาะที่จะได้รับผลกระทบมากที่สุด

3

กำหนดระยะเวลาที่ต้องใช้ในการระบุหัวข้อในรายการของคุณ ตัวอย่างเช่นการอัปเดตสถานะอาจต้องใช้เวลาเพียง 10 นาทีสำหรับผู้เข้าร่วมแต่ละคนโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากการประชุมของคุณเกิดขึ้นทุกสัปดาห์หรือทุกเดือนและทุกคนคุ้นเคยกับพื้นฐานของโครงการต่างๆแล้ว ใส่หัวข้อที่มีลำดับความสำคัญสูงสุดของคุณเป็นอันดับแรกในวาระการประชุมในกรณีที่การอภิปรายดำเนินไปตามช่วงเวลาที่กำหนดและการประชุมจะต้องดำเนินการต่อในภายหลังหรือในวันที่ หากเป็นไปได้ให้ใส่ช่อง "ธุรกิจอื่น ๆ " ในตอนท้ายของวาระการประชุมของคุณสำหรับทุกสิ่งที่ผู้เข้าร่วมต้องการอภิปรายซึ่งไม่ตรงกับหมวดหมู่หัวข้อที่มีอยู่

4

ตัดสินใจว่าควรแจกจ่ายวัสดุเสริมสำหรับการประชุมของคุณและอ่านก่อนการประชุมหรือแจกให้ทุกคนที่เดินทางมาถึง อ้างอิงรายการเหล่านี้ในวาระการประชุมเพื่อให้ผู้เข้าร่วมจะเข้าใจความเกี่ยวข้องของหัวข้อในการอภิปราย

5

กำหนดวันเวลาและสถานที่สำหรับการประชุมของคุณและวางข้อมูลนี้ไว้อย่างชัดเจนที่ด้านบนของวาระการประชุม แจกวาระของคุณล่วงหน้าให้มากพอที่ผู้เข้าร่วมจะมีเวลาเตรียมตัว แต่ไม่ไกลจนพวกเขาจะกันและลืมมัน หากเหมาะสมให้ส่งการแจ้งเตือนเมื่อวันก่อน

ปลาย

• ถามตัวเองเสมอว่าการประชุมเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการสื่อสารข้อมูลและรับข้อเสนอแนะ