วิธีการส่งออกข้อมูลใน MS Word

ข้อมูลที่เก็บในเอกสาร Microsoft Word สามารถให้ข้อมูลสำหรับแอปพลิเคชันอื่นเช่น Microsoft Excel เพื่อวิเคราะห์ ในการแบ่งปันข้อมูลนี้กับแอปพลิเคชั่นอื่นคุณต้องส่งออกในรูปแบบที่แอปพลิเคชันอื่นรู้จัก นอกจากนี้คุณยังต้องจัดระเบียบข้อมูลในรูปแบบที่สอดคล้องกันซึ่งแอปพลิเคชันที่ได้รับคาดว่าจะได้รับ รูปแบบพื้นฐานที่สุดที่แอปพลิเคชันอื่นยอมรับคือข้อความธรรมดา Word สามารถบันทึกเอกสารใด ๆ ในรูปแบบนี้ การจัดระเบียบข้อมูลในรูปแบบต้องตรวจสอบว่าไฟล์มีเครื่องหมายที่สอดคล้องกันเพื่อระบุว่าระเบียนข้อมูลและเขตข้อมูลเริ่มต้นและสิ้นสุด

1

เปิดแอปพลิเคชัน Microsoft Word และเอกสาร Word ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการส่งออก

2

ตรวจสอบข้อมูลสำหรับองค์กรที่เหมาะสม แต่ละระเบียนข้อมูลจะต้องเริ่มต้นในบรรทัดใหม่และมีตัวคั่นเช่นเครื่องหมายจุลภาคเว้นวรรคหรือแท็บระหว่างแต่ละเขตข้อมูล

3

คลิกแท็บ "ไฟล์" และเลือกคำสั่ง "บันทึกเป็น"

4

เลือก "ข้อความธรรมดา (.txt)" จากเมนูแบบเลื่อนลงของรูปแบบไฟล์ในกล่องโต้ตอบบันทึกเป็น

5

ป้อนชื่อสำหรับไฟล์ส่งออกข้อมูลของคุณ นามสกุล. txt มีอยู่แล้วในกล่องชื่อไฟล์ คลิกปุ่ม "บันทึก" เพื่อส่งออกข้อมูล

เคล็ดลับ

• คลิกปุ่ม "แสดงเครื่องหมายย่อหน้า" บนแผง "ย่อหน้า" ของแท็บ "หน้าแรก" เพื่อแสดงอักขระตัวคั่นระหว่างเขตข้อมูลของคุณ วิธีนี้จะช่วยให้คุณเห็นว่ามีคนหายไปหรือแตกต่างจากคนอื่น
• อีกวิธีในการตรวจสอบว่าข้อมูลข้อความของคุณมีการแยกที่เหมาะสมหรือไม่คือการแปลงข้อมูลชั่วคราวเป็นตารางด้วยคำสั่ง "แปลงข้อความเป็นตาราง" ใต้ปุ่ม "ตาราง" ในแท็บ "แทรก" การวางข้อมูลในตารางก่อนช่วยให้คุณดูว่าบรรทัดข้อมูลขึ้นอย่างเป็นระเบียบในแถวและคอลัมน์ หากไม่เป็นเช่นนั้นจะไม่สามารถอ่านได้อย่างถูกต้องหลังจากส่งออกอย่างใดอย่างหนึ่ง แก้ไขปัญหาในเอกสาร Word ก่อนที่คุณจะส่งออกข้อมูลเพื่อป้องกันข้อผิดพลาดในภายหลัง
• หากเอกสารข้อมูล Word ที่คุณต้องการส่งออกเป็นรูปแบบ Word ให้ดึงข้อมูลจากแบบฟอร์มด้วยตัวเลือก "บันทึกข้อมูลฟอร์มเป็นไฟล์ข้อความที่คั่นด้วย" คุณจะพบช่องทำเครื่องหมายนี้ในหมวดหมู่ "ขั้นสูง" ภายใต้ "ตัวเลือก" บนแท็บ "ไฟล์"

การเตือน

• หากเอกสาร Word มีตารางคุณต้องแปลงตารางเป็นข้อความก่อนส่งออกไม่เช่นนั้นแต่ละเซลล์ในตารางจะกลายเป็นบันทึกข้อมูลแยกต่างหาก คลิกที่มุมซ้ายบนของตารางเพื่อเลือกจากนั้นใช้คำสั่ง "แปลงตารางเป็นข้อความ" ใต้ปุ่ม "ตาราง" ในเมนู "แทรก" กล่องโต้ตอบจะแจ้งให้คุณเลือกตัวคั่นสำหรับข้อมูลตารางเช่นแท็บหรือเครื่องหมายจุลภาค ทำการเลือกของคุณและคลิกปุ่ม "ตกลง" เพื่อทำการแปลงให้เสร็จสมบูรณ์ ตอนนี้ข้อมูลของคุณพร้อมสำหรับการส่งออกแล้ว