วิธีการยกเลิกการเช็คอินทางธุรกิจ
![](http://ilbusinessonline.com/img/accounting-bookkeeping/847/how-file-canceled-checks-business.jpg)
เช็คที่ถูกยกเลิกนั้นเป็นเช็คที่ถูกจ่ายโดยผู้รับเงินและหักล้างโดยสถาบันการเงินของคุณ ระบบจัดเก็บข้อมูลที่สมเหตุสมผลสำหรับเช็คที่ถูกยกเลิกให้ประโยชน์ในการดำเนินงานและความคุ้มครองทางกฎหมายสำหรับธุรกิจ ธุรกิจสามารถยื่นเช็คที่ถูกยกเลิกในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์หรือทางกายภาพตามความต้องการของแต่ละบุคคล
เหตุผลในการตรวจสอบ
เหตุผลที่สำคัญที่สุดในการเก็บเช็คที่ถูกยกเลิกคือการแสดงหลักฐานในกรณีของการตรวจสอบภาษี เช็คที่ถูกยกเลิกแสดงหลักฐานที่ชัดเจนว่ามีค่าใช้จ่ายที่คุณเรียกร้องในการคืนภาษีของคุณจริงหรือไม่ เป็นการดีที่สุดที่จะเก็บเช็คที่ถูกยกเลิกเป็นเวลาอย่างน้อยเจ็ดปีเพื่อจุดประสงค์ด้านภาษีแม้ว่า IRS ทางเทคนิคสามารถท้าทายผลตอบแทนที่เก่ากว่าได้หากพวกเขาสงสัยว่ามีการฉ้อโกง นอกเหนือจากผลประโยชน์ทางกฎหมายเช็คที่ถูกยกเลิกสามารถทำให้งานการทำบัญชีง่ายขึ้นและช่วยป้องกันการชำระเงินซ้ำซ้อนแก่ผู้ขาย
ทางกายภาพกับอิเล็กทรอนิกส์
ธนาคารบางแห่งยังคงส่งคืนเช็คที่ถูกยกเลิกดั้งเดิมให้กับลูกค้าที่ร้องขอ อย่างไรก็ตามธนาคารส่วนใหญ่ออกเช็คที่ถูกยกเลิกทางกายภาพหรือทางอิเล็กทรอนิกส์แทนการส่งต้นฉบับ กรมสรรพากรอนุญาตให้สำเนาทางกายภาพหรือทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลักฐานที่ถูกต้องดังนั้นเจ้าของธุรกิจสามารถเลือกสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับการดำเนินงานของพวกเขา ธนาคารหลายแห่งอนุญาตให้ลูกค้าเลือกที่จะรับสำเนาเช็คที่ถูกยกเลิกทั้งหมดโดยอัตโนมัติพร้อมกับใบแจ้งยอดรายเดือนทางกายภาพและอิเล็กทรอนิกส์
ระบบการจัดเก็บ
ไม่ว่าคุณจะเลือกสำเนาอิเล็กทรอนิกส์หรือตรวจสอบทางกายภาพคุณจะต้องมีระบบการจัดเก็บเอกสารที่ใช้งานได้ มีสองตัวเลือกหลักสำหรับการยื่นเช็คที่ถูกยกเลิกคือ: ตามช่วงเวลาหรือโดยผู้ขาย การตรวจสอบการยื่นเป็นรายเดือนทำให้ง่ายต่อการลบหรือทำลายเช็คเก่าที่คุณไม่ต้องการอีกต่อไป วิธีการรายเดือนยังใช้งานได้ดีหากคุณดาวน์โหลดสำเนาอิเล็กทรอนิกส์จากใบแจ้งยอดธนาคารรายเดือนของคุณ การจัดทำโดยผู้ขายทำให้ง่ายต่อการวิเคราะห์ว่าธุรกรรมของคุณมาจากที่ไหน แต่คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์บัญชีของคุณทำสิ่งนั้นได้ตลอดเวลา
รายละเอียดอื่น ๆ
รายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ สามารถนำระบบการจัดเก็บเช็คของคุณมาใช้ได้อย่างดีเยี่ยม คุณสามารถฆ่านกสองตัวได้ด้วยหินก้อนเดียวหากคุณแนบเช็คที่ถูกยกเลิกไปยังใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องและยื่นเข้าด้วยกัน สิ่งนี้ทำให้ง่ายต่อการรับการชำระเงินที่ไม่ได้รับในใบแจ้งหนี้ขาเข้า ให้แน่ใจว่าได้ทำเครื่องหมายหรือตรวจสอบในใบแจ้งหนี้เมื่อคุณเขียนเช็ค; วิธีนี้ช่วยให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ชำระใบแจ้งหนี้สองครั้งโดยไม่ตั้งใจ หากระบบไฟล์ของคุณเป็นแบบกายภาพให้เก็บไว้ในตู้เก็บเอกสารที่ล็อคเพื่อความปลอดภัยเพิ่มเติม สำรองข้อมูลของระบบจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์หรือเก็บไว้บนคลาวด์เพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียข้อมูล