วิธีมอบ PowerPoint ที่ดีให้กับองค์กรของคุณ

PowerPoint ได้รับการยกย่องสำหรับความสามารถในการทำให้คนที่ไม่ได้ฝึกฝนในฐานะวิทยากรบรรยายเพื่อนำเสนอต่อผู้ชม แต่มันก็ด่าว่าเป็นเหตุผลที่ทำให้ความคิดที่ดีหลายอย่างล้มเหลวในการเข้าถึงผู้ชมที่ไม่สามารถถอดรหัสพวกเขาได้ ภาพเคลื่อนไหวศิลปะและมีชีวิตชีวาไม่มีจุดหมาย ที่ดีที่สุดคือนำเสนอกราฟิกที่น่าสนใจที่แสดงความคิดใหญ่โดยไม่ต้องใช้ข้อความมากเนื่องจาก บริษัท ออกแบบ Empowered Presentations ได้ทำใน "The Convenient Truth" ซึ่งเป็นข้อความต่อต้านการสูบบุหรี่ที่ได้รับรางวัล ที่เลวร้ายที่สุดมันจมน้ำตายข้อเท็จจริงที่สำคัญในการเล่าเรื่องรีมเนื่องจากการนำเสนอในบ้านของนาซ่าไม่สามารถเตือนผู้บริหารระดับสูงถึงข้อบกพร่องด้านการออกแบบที่สำคัญซึ่งทำให้กระสวยอวกาศโคลัมเบียระเบิด เมื่อถึงตาคุณที่จะทำการนำเสนอ PowerPoint สำหรับ บริษัท ของคุณวางแผนที่จะบรรลุความสำเร็จและหลีกเลี่ยงความล้มเหลวในทุกขั้นตอน

1

รู้ว่าสิ่งที่คุณควรจะสื่อก่อนที่จะสร้างงานนำเสนอของคุณ การดึงดูดและเริ่มเลือกกราฟิกสร้างสไลด์หรือเลือกสีทันทีที่คุณได้รับมอบหมายให้นำเสนอ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดให้ชี้แจงข้อความและสิ่งที่เป็นประโยชน์เพื่อให้เข้าใจได้ งานนำเสนอให้กับลูกค้าที่คาดหวังต้องใช้วิธีการที่แตกต่างจากการพูดคุยกับผู้จัดการแผนก

2

ใช้ชุดรูปแบบภาพที่สอดคล้องกันตลอดการนำเสนอของคุณ หลีกเลี่ยงการใช้หลายรูปแบบอักษรหรือทำให้แต่ละสไลด์ดูแตกต่างจากหน้าถัดไปโดยสิ้นเชิง เลือกชุดรูปแบบจากแกลเลอรี PowerPoint และใช้หรือปรับแต่งหรือพัฒนาของคุณเองที่สะท้อนถึงตัวตนของ บริษัท ของคุณ

3

จำกัด ข้อความ สไลด์ไม่จำเป็นต้องมีบรรทัดแรกและกระสุนหนึ่งกำมือ ข้อความของคุณจะหายไปเมื่อมีการนำเสนอโดยไม่มีภาพเพื่อกระตุ้นความคิด ใช้ภาพที่เรียบง่ายและน่าสนใจเพื่อให้ฉากหลังสำหรับการบรรยายของคุณ

4

ใช้ขนาดข้อความที่ผู้คนในแถวหลังสามารถอ่านได้ ทดสอบการนำเสนอของคุณภายใต้เงื่อนไขที่ใกล้เคียงกับงานที่คุณจะนำเสนอตามที่คุณสามารถตั้งค่าได้ นั่งห่างจากหน้าจอการฉายภาพหรือจอมอนิเตอร์ตามที่ผู้ชมอาจนั่งและประเมินความสามารถในการอ่านเนื้อหาของคุณ ขยายข้อความของคุณจนกว่าจะชัดเจนและประเมินเนื้อหาของคุณเพื่อดูว่าคุณสามารถลดการพึ่งพาคำฟุ่มเฟือย

5

รักษาความคมชัดของสีที่สามารถอ่านได้ระหว่างข้อความและพื้นหลังของคุณ รักษาความต้องการของผู้คนที่มีปัญหาการรับรู้สีในใจเมื่อคุณเลือกชุดรูปแบบสี หลีกเลี่ยงการวางสีที่ตรงข้ามกัน ไม่เพียง แต่ตัวอักษรสีแดงบนพื้นหลังสีเขียวเท่านั้นที่ดูเหมือนว่ามันจะสั่นสะเทือน แต่ผลลัพธ์นั้นไม่สามารถอ่านกับคนที่ตาบอดสีได้

6

เลือกกราฟิกด้วยความระมัดระวัง หลีกเลี่ยงภาพตัดปะที่คุณใช้ก่อนหน้าหรือภาพที่ทำให้คุณดูน่าเบื่อหรือไร้รสนิยม มองหาภาพถ่ายคุณภาพดีที่มีประสิทธิภาพพร้อมสิทธิ์ใช้งานแบบปลอดค่าลิขสิทธิ์หรือการใช้งานโอเพ่นซอร์สที่ไม่แพง

7

ใช้ภาพเคลื่อนไหวอย่างชาญฉลาดและประหยัด หากทุกสไลด์เลื่อน, ซูม, พลิกและบินผู้ชมของคุณอาจถูกฉีกขาดระหว่างอาการวิงเวียนศีรษะและเสียงหัวเราะ ถามตัวเองว่าทำไมคุณถึงต้องการภาพเคลื่อนไหวที่เฉพาะเจาะจงและถ้าคำตอบเดียวของคุณคือ "เพราะอยู่ในรายการตัวเลือกโปรแกรม" ให้นำออกมา

8

อย่าอ่านสไลด์ของคุณต่อผู้ชมและเรียกมันว่าการนำเสนอ มีแนวโน้มที่จะทำให้พวกเขานอนหลับมากกว่าดึงดูดความสนใจของพวกเขา อันที่จริงถ้าสไลด์ทั้งหมดของคุณประกอบด้วยข้อความงานนำเสนอของคุณจะไม่เกี่ยวข้องกับผู้ชมของคุณพอที่จะทำให้จุด

9

เก็บข้อมูลของคุณที่เกี่ยวข้องกับผู้ชมของคุณในเรื่องและภาษา อย่าอธิบายคำศัพท์ทางเทคนิคกับคนที่ใช้มันทุกวันหรือพูดจาไร้สาระกับผู้ชมที่ไม่รู้ว่าคุณกำลังพูดถึงเรื่องอะไร

10

ดึงดูดผู้ชมของคุณ; อย่าแค่บรรยายให้พวกเขาฟัง สร้างโอกาสในการถามคำถามที่ชักชวนการมีส่วนร่วมและแสดงให้ผู้ชมเห็นว่าประเด็นที่คุณทำเกี่ยวข้องกับความต้องการของพวกเขา

11

ฝึกการนำเสนอของคุณอีกครั้งโดยเฉพาะถ้าคุณใช้เหตุการณ์ที่กำหนดไว้ ฝึกฝนต่อหน้าผู้ชมทดสอบที่ไม่ทราบหัวข้อของคุณ ถามคำถามที่พวกเขาออกแบบมาเพื่อค้นหาว่าคุณทำคะแนนได้อย่างชัดเจนและที่ที่คุณสามารถปรับปรุงการเล่าเรื่องของคุณได้

12

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอุปกรณ์ของคุณใช้งานได้ หากคุณนำเสนอในสำนักงานของคุณเองให้ตั้งค่าคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ฉายภาพล่วงหน้าและทดสอบทุกแง่มุมตั้งแต่ระบบปฏิบัติการและซอฟต์แวร์ไปจนถึงหลอดฉายภาพ หากคุณกำลังนำเสนอบนท้องถนนวางแผนสำหรับปัญหาที่เกิดขึ้นเพื่อที่คุณจะไม่ถูกพวกเขาหากพวกเขาเกิดขึ้น นำสายเคเบิลพิเศษ, สำเนาสำรองไฟล์ PowerPoint ของคุณมาไว้ใน thumb drive และแม้แต่แล็ปท็อปสำรองถ้าเป็นไปได้

13

เตรียมเอกสารแจกแยกต่างหากถ้าคุณใช้อันใดอันหนึ่งไม่ใช่แค่พิมพ์ออกมาจากสไลด์ สิ่งใดที่ใช้งานได้บนหน้าจอไม่จำเป็นต้องมีการสรุปที่เหมาะสมของการพูดคุยของคุณโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณใช้สไลด์ที่มีกราฟิกที่เป็นส่วนหนึ่งของข้อความ อย่าส่งเอกสารที่พิมพ์ออกมาจนกว่าคุณจะทำสำเร็จหรือคุณมีโอกาสได้รับผลกระทบ - และทุกคนจะอ่านแทนที่จะให้ความสนใจกับคุณ

เคล็ดลับ

• หากคุณต้องขออภัยสำหรับสไลด์ที่มีข้อมูลที่เล็กเกินกว่าจะอ่านได้ให้หาวิธีอื่นในการนำเสนอเนื้อหา หากต้องการรวมแผนภูมิการไหลขนาดใหญ่หรือกราฟิกให้ขยายส่วนต่อเนื่องจากบนลงล่าง
• ถามตัวเองว่าคุณกำลังรวบรวมข้อมูลพื้นหลังมากเกินไปที่ผู้ชมของคุณรู้แล้วหรือไม่ ช่วงเวลาเบื้องต้นนำเสนอบริบทในขณะที่สำรอกยาวของที่ชัดเจนส่งเสริมการไม่ตั้งใจ
• แทนที่จะแสดงข้อความของจุดเกี่ยวกับเว็บไซต์หรือการออกแบบผลิตภัณฑ์ให้แสดงเว็บไซต์หรือคุณสมบัติและพูดคุยในขณะที่คุณแสดงภาพ

การเตือน

• หากคุณกำลังนำเสนอที่ตั้งของลูกค้าห้องประชุมการประชุมหรือเว็บไซต์อื่น ๆ ที่คุณไม่ได้ควบคุมอย่าคิดว่าอุปกรณ์หรือการตั้งค่าที่คุณสัญญาไว้นั้นจะเกิดขึ้นจริง ลองเข้าชมไซต์ล่วงหน้าหรือขอรูปถ่ายที่แสดงสถานที่หากเป็นห้องประชุม