วิธีการจัดทำไฟล์ด้วยระบบจัดเก็บรหัสสี

สร้างระบบการจัดเก็บเอกสารสีเพื่อบ้านหรือสำนักงานธุรกิจของคุณให้เป็นระเบียบ ระบบการจัดไฟล์ที่เป็นระเบียบช่วยเพิ่มผลผลิตช่วยให้คุณค้นหาไฟล์เมื่อคุณต้องการและช่วยลดความยุ่งเหยิง เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้นคุณสามารถเพิ่มหมวดหมู่ไฟล์ใหม่ได้โดยการแนะนำสีใหม่ ด้วยการกำหนดสถานที่สำหรับไฟล์ของคุณและสร้างระบบจัดเก็บข้อมูลที่มีประสิทธิภาพคุณสามารถมุ่งเวลาและพลังงานในการสร้างธุรกิจของคุณแทนที่จะมองหาไฟล์อย่างต่อเนื่องหรือขจัดความยุ่งเหยิงในสำนักงานของคุณ

1

แยกเอกสารที่คุณวางแผนจะจัดเก็บไว้เป็นหมวดหมู่ ตัวอย่างเช่นสร้างหมวดหมู่ไฟล์สำหรับใบแจ้งหนี้ลูกค้าใบเสร็จรับเงินการขายงบการเงินใบแจ้งหนี้ผู้ขายและเอกสารภาษี เลือกสีเพื่อแสดงแต่ละหมวดหมู่ ทำรายการหมวดหมู่ไฟล์และสีที่เกี่ยวข้องสำหรับการอ้างอิงอย่างรวดเร็วจนกว่าคุณจะจำชนิดของไฟล์ที่แต่ละสีแทน

2

กำหนดประเภทของตู้เก็บเอกสารที่จะใช้สำหรับการจัดเก็บ โดยทั่วไปตู้เก็บเอกสารแนวตั้งจะใช้เอกสารขนาดตัวอักษรหรือเอกสารประมาณ 8.5 นิ้วคูณ 11 นิ้วในขณะที่ตู้เก็บเอกสารด้านข้างใช้เอกสารที่มีขนาดตามกฎหมายหรือเอกสารขนาด 8.5 นิ้วคูณ 14 นิ้ว เลือกสไตล์ตู้ที่เหมาะกับความต้องการทางธุรกิจของคุณมากที่สุด

3

ซื้อโฟลเดอร์สีที่สอดคล้องกับสีที่คุณกำหนดสำหรับประเภทไฟล์ หากใช้โฟลเดอร์มะนิลาธรรมดาซื้อสติกเกอร์หรือฉลากสีที่ติดกับขอบของแท็บโฟลเดอร์เพื่อให้ดูง่าย

4

วางเอกสารลงในโฟลเดอร์สีแล้วใส่โฟลเดอร์ลงในตู้เก็บเอกสาร จัดระเบียบหมวดหมู่ไฟล์ให้เหมาะกับความต้องการของคุณ ตัวอย่างเช่นวางเอกสารที่คุณดูบ่อยครั้งหรือหมวดหมู่ที่คุณเพิ่มเข้าไปบ่อยที่สุดที่ด้านหน้าตู้เก็บเอกสารและหมวดหมู่ที่ใช้น้อยลงด้านหลัง นอกจากนี้คุณยังสามารถเรียงไฟล์ตามตัวอักษรหากสร้างไฟล์แยกสำหรับลูกค้าผู้ป่วยและอื่น ๆ หากไฟล์ตัวอักษรให้ตัวอักษรแต่ละตัวให้สีของตัวเองโดยการซื้อป้ายชื่อด้วยตัวอักษรและสีของแต่ละบุคคลหรือโดยการติดฉลากสีในโฟลเดอร์และเขียนตัวอักษรบนฉลาก

5

เพิ่มหมวดหมู่โฟลเดอร์ใหม่ตามที่เห็นสมควรโดยกำหนดสีใหม่ให้หมวดหมู่

สิ่งที่จำเป็น

• ตู้เก็บเอกสาร
• โฟลเดอร์สี
• สติกเกอร์หรือฉลากสี

เคล็ดลับ

• เลือกสีที่เป็นตัวหนาเช่นสีแดงสีน้ำเงินและสีเหลืองสดใสที่โดดเด่นในตู้เก็บเอกสารเพื่อให้เข้าถึงไฟล์ได้ง่ายขึ้น
• ผ่านระบบการจัดเก็บของคุณในแต่ละปีเพื่อขยายประเภทไฟล์ลบหมวดหมู่หรือรวมหมวดหมู่

การเตือน

• จัดเก็บเอกสารใหม่โดยเร็วที่สุดเพื่อหลีกเลี่ยงการสร้างความไม่เป็นระเบียบในสำนักงานของคุณ