วิธีจัดรูปแบบใบแจ้งหนี้

ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กศูนย์ทำมาหากินของคุณเกี่ยวกับความสามารถในการรับลูกค้าของคุณเพื่อจ่ายเงินให้คุณในเวลาที่เหมาะสม หากคุณจัดการกับ บริษัท ขนาดใหญ่หรือแม้แต่ธุรกิจขนาดเล็กที่มีกระบวนการเข้มงวดในบัญชีลูกหนี้การส่งใบแจ้งหนี้ในรูปแบบที่ถูกต้องอาจเป็นความแตกต่างในการรับเงินตรงเวลาหรือรอให้ บริษัท จัดเรียงและอนุมัติการชำระเงิน นอกจากนี้ใบแจ้งหนี้ที่จัดรูปแบบอย่างถูกต้องสามารถช่วยให้ทีมบัญชีของคุณติดตามการชำระเงินและชำระข้อพิพาทได้ ง่ายในการสร้างเทมเพลตใบแจ้งหนี้ในโปรแกรมประมวลผลคำหรือสเปรดชีต ใช้เวลาในการจัดรูปแบบอย่างมืออาชีพ

1

ระบุข้อมูลการแจ้งหนี้พื้นฐานที่ด้านบนของใบแจ้งหนี้ รวมวันที่ของใบแจ้งหนี้เงื่อนไขการชำระเงินของการขายและรายละเอียดการจัดส่ง ระบุฟิลด์อ้างอิงสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเช่นหมายเลขใบสั่งซื้อของลูกค้าหรือการอ้างอิงอื่น ๆ

2

หมายเลขใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้แต่ละใบจะต้องมีหมายเลขเฉพาะเพื่อให้สามารถติดตามแยกต่างหากในหนังสือของคุณ ในขณะที่ธุรกิจใช้หลายรูปแบบในการกำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ของพวกเขาหลาย ๆ ใบใช้คำนำหน้าเพื่อระบุปีที่สร้างใบแจ้งหนี้และระบุลูกค้า ในระบบการแจ้งหนี้ที่ใช้ระบบหมายเลขนี้ 12-004-1994 สามารถระบุใบแจ้งหนี้ที่ส่งในปี 2555 ไปยังหมายเลขลูกค้า 004 ทำให้เป็นใบแจ้งหนี้ที่ 1, 994 ที่ส่งในปีนั้น

3

รวมชื่อธุรกิจที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ของคุณไว้ที่ด้านบนสุดของใบแจ้งหนี้ในส่วน "ส่งไปที่:" ข้อมูลนี้มีการจัดชิดบ่อยกับระยะขอบด้านขวาของใบแจ้งหนี้

4

รวมชื่อลูกค้าในใบแจ้งหนี้ในฟิลด์“ การเรียกเก็บเงินถึง:” สิ่งนี้ควรมีความเฉพาะเจาะจงที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้รวมถึงชื่อธุรกิจที่ตั้งและหมายเลขโทรศัพท์และถ้าเป็นไปได้ชื่อตัวแทนของลูกค้าที่ซื้อสินค้า บริษัท บางแห่งกำหนดให้ตัวแทนแต่ละแห่งรับรองใบแจ้งหนี้ก่อนที่จะชำระดังนั้นการไม่อ้างอิงพนักงานอาจทำให้การชำระเงินล่าช้า ข้อมูลนี้มักจะอยู่ใกล้ด้านบนจัดชิดกับระยะขอบด้านซ้าย

5

ระบุรายการที่แยกรายการของการซื้อทั้งหมด; สิ่งนี้ประกอบขึ้นเป็นกลุ่มของใบแจ้งหนี้ เพื่อประหยัดพื้นที่คุณสามารถแสดงรายการแต่ละรายการราคาและจำนวนรายการทั้งหมดที่ขายในแต่ละคอลัมน์ซึ่งลงท้ายด้วยผลรวมบรรทัดสำหรับรายการ

6

รวมผลรวมของรายการโฆษณาทั้งหมดเพื่อสรุปยอดขายในใบแจ้งหนี้ ทำรายการค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมใด ๆ เช่นค่าธรรมเนียมการจัดส่งหรือค่าใช้จ่ายทางการเงินในส่วนของใบแจ้งหนี้หลังจากยอดรวมสำหรับสินค้าที่ซื้อ รายการค่าธรรมเนียมแต่ละรายการพร้อมคำอธิบาย

7

ระบุผลรวมทั้งหมดที่ด้านล่างของใบแจ้งหนี้ สิ่งนี้ควรสะท้อนถึงสิ่งที่คุณคาดหวังว่าลูกค้าจะจ่ายให้คุณสำหรับบริการทั้งหมดที่ส่งมอบในใบแจ้งหนี้ ระบุวันที่ครบกำหนดและรูปแบบการชำระเงินที่คุณยอมรับเช่นเช็คหรือการโอนเงิน