วิธีจัดรูปแบบรายงานมืออาชีพต่อคณะกรรมการ บริษัท

การไหลเวียนของข้อมูลที่ถูกต้องระหว่างผู้บริหารและคณะกรรมการ บริษัท เป็นสิ่งสำคัญในการตัดสินใจอย่างมีข้อมูลและดำเนินการเร่งด่วน วิธีหนึ่งที่จะทำให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ถูกต้องนั้นได้รับการเปิดเผยผ่านรายงานปกติที่เสนอต่อคณะกรรมการ บริษัท รายงานเหล่านี้ควรอยู่ในรูปแบบรายงานระดับมืออาชีพเพื่อให้สามารถย่อยได้ง่ายโดยมีรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง ใช้โครงสร้างรายงานคณะกรรมการมาตรฐานเพื่อสร้างผลกระทบที่ยิ่งใหญ่ที่สุด

โครงสร้างรายงานคณะกรรมการ

รายงานของคณะกรรมการควรเป็นไปตามรูปแบบที่อ่านง่าย บางรายงานจะสั้นกว่ารายงานอื่น ตัวอย่างเช่นการอัปเดตรายเดือนเกี่ยวกับกระบวนการพัฒนาของแผนกอาจไม่ละเอียดหรือยาวตามที่สรุปรายปีของโครงการทั้งหมด

ในขณะที่รายงานที่สั้นกว่าอาจมีลักษณะคล้ายกับบันทึกที่มีส่วนหัวหลักและสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยที่สรุปตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) รายงานที่ยาวกว่าจะมีลักษณะเหมือนรายงานทางวิชาการมากกว่าโดยมีใบปะหน้าและสารบัญ โดยไม่คำนึงถึงความยาวของรายงานตรวจสอบให้แน่ใจว่าส่วนแรกของรายงานระบุว่ารายงานมาจากที่ใดกรอบเวลาที่รายงานครอบคลุมและใครเป็นผู้รายงาน ตั้งชื่อรายงานในลักษณะที่กล่าวถึงสิ่งที่รายงานกล่าวถึงเพื่อให้ผู้อ่านสามารถจัดเก็บรายงานได้อย่างรวดเร็วและเปลี่ยนตำแหน่งหากจำเป็น ตัวอย่างเช่น "รายงานการขายประจำปีตามพื้นที่" ระบุสิ่งที่ผู้อ่านจะค้นพบในรายงานอย่างชัดเจน

ใช้ส่วนหัวและสัญลักษณ์หัวข้อย่อยภายในรายงานเพื่อให้สมาชิกกระดานสามารถสแกนผ่านหัวข้อและค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้อง โปรดจำไว้ว่ารายงานจะใช้ในการดำเนินการจากกระดานเพื่อให้รายงานเหล่านี้สามารถอัปเดตสมาชิกของบอร์ดในโครงการที่กำลังติดตามอยู่ ควรมีการแนะนำและส่วนสรุปเพื่อให้ภาพรวมของข้อมูลภายในรายงาน

ตรวจสอบรายงานอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าการจัดรูปแบบไวยากรณ์และการสะกดคำถูกต้อง คุณต้องการให้กระดานเชื่อถือข้อมูลที่มอบให้พวกเขา รายงานที่ทิ้งกระจุยกระจายไปด้วยข้อผิดพลาดออกจากสมาชิกในคณะกรรมการสอบถามรายละเอียดและความเป็นมืออาชีพของบุคคลที่นำเสนอรายงาน

เนื้อหาของรายงานคณะกรรมการ

ก่อนที่คุณจะเขียนรายงานให้คิดถึงวัตถุประสงค์ของรายงาน มีวัตถุประสงค์เพียงเพื่อปรับปรุงบอร์ดเกี่ยวกับความคืบหน้าของบางสิ่งบางอย่าง? หรือมีการร้องขอเงินทุนแหล่งข้อมูลใหม่หรือการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ กำหนดเนื้อหาให้ตรงตามวัตถุประสงค์ของรายงาน

รวบรวมข้อมูลและข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังอัปเดตกระดานด้วยการเปิดตัวโปรแกรมซอฟต์แวร์ใหม่คุณควรรวบรวมรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์สำคัญที่สำเร็จแล้วขั้นตอนต่อไปที่จะทำและระยะเวลาที่เกี่ยวข้อง มันก็ควรที่จะทราบปัญหาใด ๆ ที่เกิดขึ้นหรือที่คุณคาดการณ์ตามความคืบหน้าจนถึง หากโครงการอยู่ก่อนกำหนดให้แน่ใจว่าได้ทราบวิธีและเหตุผลเพื่อให้สมาชิกในคณะกรรมการกระตือรือร้น หากความคืบหน้าช้ากว่าที่คาดไว้ชัดเจนและรัดกุมว่าทำไม อย่าซ่อนข้อมูล บอร์ดอยู่ที่นั่นเพื่อช่วยแก้ปัญหา หากคุณไม่อธิบายปัญหาวิธีแก้ปัญหาก็ยากที่จะหา

กระชับในคำอธิบายของคุณ หากคุณสามารถพูดบางสิ่งในหนึ่งประโยคไม่จำเป็นต้องเขียนทั้งย่อหน้า หากคุณกำลังอ้างอิงนอกการศึกษาข่าวหรือรายงานก่อนหน้านี้ให้บันทึกการอ้างอิงและสรุปเนื้อหา จากนั้นให้มีเอกสารอ้างอิงถ้าใครต้องการข้อมูลเพิ่มเติมสิ่งนี้จะทำให้รายงานโดยสังเขปโดยไม่ละเว้นข้อมูลใด ๆ หากสมาชิกในบอร์ดต้องการข้อมูลเพิ่มเติม

ความรับผิดชอบของคู่ภาคี

แม้ว่าผู้บริหารของคณะกรรมการหรือกรรมการผู้จัดการมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดทำรายงานทั้งคณะกรรมการและผู้จัดการต้องทำงานร่วมกัน หากคณะกรรมการได้รับรายงานโดยไม่มีข้อมูลที่จำเป็นในการตัดสินใจอย่างมีข้อมูลคณะกรรมการจะต้องพัฒนาแม่แบบรายงานของคณะกรรมการเพื่อให้ผู้จัดการทำตาม ด้วยการจัดทำรายงานมาตรฐานสำหรับองค์กรทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกันเกี่ยวกับการไหลของข้อมูล

ขั้นตอนนี้ช่วยในการประมวลผลข้อมูล เมื่อรายงานทั้งหมดถูกจัดรูปแบบในลักษณะเดียวกันบอร์ดจะรู้ว่าจะต้องทำอะไรกับรายงานแต่ละฉบับ นอกจากนี้เมื่อคณะกรรมการตั้งคำถามเฉพาะและข้อมูลที่จำเป็นในแต่ละรายงานที่กำจัดการคาดเดาที่เกิดจากผู้จัดการเขียนรายงาน ทุกคนเริ่มติดตามข้อมูลที่ถูกต้องแล้วรายงานในลักษณะที่ช่วยให้องค์กรประมวลผลข้อมูลได้เร็วขึ้นและตัดสินใจได้อย่างมั่นใจมากขึ้น