วิธีการเขียนจดหมายแต่งตั้งพนักงาน

การยื่นข้อเสนอการจ้างงานผ่านจดหมายแต่งตั้งเป็นอีกหนึ่งภารกิจที่น่าพึงพอใจในการเป็นผู้บริหารธุรกิจ อย่างไรก็ตามจดหมายเป็นมากกว่าเพียงแค่ท่าทางความนิยมเท่านั้น นอกจากนี้ยังทำหน้าที่เป็นสัญญาระหว่างคุณและพนักงานที่คาดหวัง ด้วยเหตุนี้ให้แน่ใจว่าได้รวมข้อกำหนดเงื่อนไขและข้อเสนอทั้งหมดไว้ด้วย ปิดตัวอักษรด้วยคำพูดไม่กี่คำโดยจำไว้ว่าจดหมายของคุณอาจเป็นตัวกำหนดความสัมพันธ์ทางธุรกิจใหม่นี้

1

เตรียมจดหมายนัดหมายพนักงานของคุณบนหัวจดหมายของ บริษัท ทำตามสไตล์บล็อกของการเขียนจดหมายธุรกิจ ซึ่งหมายความว่าทุกบรรทัดควรจะถูกทิ้งไว้ด้านซ้าย บรรทัดบนสุดควรมีวันที่ บรรทัดถัดไปสี่ช่องว่างควรประกอบด้วยชื่อและที่อยู่ของพนักงานเว้นวรรคระหว่างบรรทัด เว้นวรรคสองครั้งและรวมคำทักทาย ใช้ชื่อของบุคคลนั้นเพื่อสัมผัสที่เป็นส่วนตัวมากขึ้นเช่น“ Dear Jennifer:” เว้นวรรคสองครั้งเพื่อเริ่มจดหมายของคุณ

2

เปิดจดหมายของคุณในบันทึกย่อที่อบอุ่นและเป็นมิตรซึ่งจะสรุปวัตถุประสงค์ของคุณในการเขียน ตัวอย่างเช่นคุณอาจพูดในย่อหน้าแรก:“ ฉันยินดีที่จะยืนยันการเลือกของคุณในฐานะผู้จัดการฝ่ายการตลาดคนใหม่ของ บริษัท ABC โดยเริ่มวันจันทร์ 26 มีนาคม 2012”

3

อธิบายความรับผิดชอบในการทำงานของพนักงานชั่วโมงการทำงานทั่วไปและระยะเวลาของการทดลองหากมี หากตำแหน่งนั้นต้องการการเดินทางอย่างมากโปรดระบุเปอร์เซ็นต์ของเวลาที่พนักงานคาดว่าจะเดินทาง ตัวอย่างเช่น:“ ตามที่เราคุยกันผู้จัดการฝ่ายการตลาดคาดว่าจะเดินทางไปยังลูกค้าในรัฐและนอกรัฐประมาณ 40 เปอร์เซ็นต์ของเวลาตามกำหนดการที่จะกำหนดกับผู้อำนวยการฝ่ายการตลาด”

4

อ้างอิงเงินเดือนของพนักงานผลประโยชน์ทางการแพทย์และข้อกำหนดอื่น ๆ ที่กล่าวถึงในระหว่างการสัมภาษณ์ เพื่อความกระชับให้แนบหนังสือคู่มือพนักงานของคุณพร้อมกับอ้างอิงในเนื้อความของจดหมายนัดหมาย อย่าลืมชี้ให้เห็นถึงไฮไลท์อื่น ๆ ของคู่มือซึ่งอาจรวมถึงขั้นตอนของ บริษัท นโยบายวันหยุดและวันหยุดและรหัสชุด

5

ขอให้พนักงานที่คาดหวังลงลายมือชื่อและลงวันที่ในช่องว่างที่ด้านล่างของจดหมาย ระบุวันที่ที่คุณต้องการให้ส่งจดหมายนัดกลับ บอกพนักงานว่าจะส่งคืนหนึ่งชุดเมื่อมีการลงนามโดยตัวแทน บริษัท ที่เหมาะสม

6

ปิดจดหมายในบันทึกเชิงบวก ตัวอย่างเช่นคุณอาจเขียนว่า "เราหวังเป็นอย่างยิ่งที่จะได้ตอบจดหมายฉบับนี้เรามั่นใจว่าทักษะและภูมิหลังของคุณจะเป็นสินทรัพย์ที่มีค่าหากคุณมีคำถามเกี่ยวกับข้อเสนอนี้โปรดอย่าลังเลที่จะโทรหาฉันที่ 888-123-4567 ในระหว่างนี้ขอแสดงความยินดีและโปรดทราบว่าเราที่ บริษัท ABC ตั้งตารอที่จะมีความสัมพันธ์ในการทำงานที่ยาวนานและเป็นประโยชน์ร่วมกัน "

7

เว้นวรรคสองครั้งจากนั้นจบจดหมายด้วย“ ขอแสดงความนับถือ” เว้นวรรคสี่ครั้งแล้วเซ็นชื่อจดหมาย รวมบรรทัดสำหรับลายเซ็นและวันที่ของพนักงานเช่นเดียวกับของคุณที่ด้านล่างสุดของจดหมาย

8

พิสูจน์อักษรและแก้ไขจดหมายของคุณก่อนที่จะส่ง