วิธีการเขียนกฎบัตรโครงการการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ

ธุรกิจขนาดเล็กอาศัยการไหลของกิจกรรมที่สามารถข้ามขอบเขตแผนกเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจของ บริษัท ลำดับกิจกรรมการประสานงานที่ดำเนินการโดยบุคคลระบบและเครื่องจักรเรียกว่ากระบวนการทางธุรกิจ การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPM) เป็นวิธีการที่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กใช้ในการแก้ไขหรือทำให้กระบวนการเป็นมาตรฐานเพื่อยกระดับการมีส่วนร่วมกับเป้าหมายทางการเงินและการดำเนินงานของ บริษัท ตัวอย่างเช่นโครงการ BPM อาจพยายามสร้างมาตรฐานกิจกรรมทางธุรกิจเพื่อลดต้นทุนหรือเพิ่มประสิทธิภาพการผลิต โดยไม่คำนึงถึงเป้าหมายของโครงการใบอนุญาตโครงการ BPM ทำหน้าที่พิสูจน์ความมีอยู่ของโครงการและการสนับสนุนทางการเงิน ในการทำเช่นนั้นกฎบัตรของโครงการจะบันทึกประเด็นปัญหาของกระบวนการเป้าหมายและขอบเขตของโครงการและบทบาทและความรับผิดชอบของทีม รวมถึงผลิตภัณฑ์สุดท้ายของโครงการระยะเวลางบประมาณและข้อมูลเพิ่มเติมรวมถึงสมมติฐานและความเสี่ยงของโครงการ

1

ตรวจสอบองค์ประกอบสำคัญของข้อเสนอโครงการ BPM เพื่อรวมไว้ในกฎบัตรโครงการ โครงการจะได้รับ "ไฟเขียว" โดยผู้สนับสนุนโครงการและคณะกรรมการพิจารณาโครงการบนพื้นฐานของข้อมูลในข้อเสนอโครงการเช่นวัตถุประสงค์ของโครงการขอบเขตและงบประมาณ เป็นผลให้การรวมองค์ประกอบเหล่านี้ของข้อเสนอในกฎบัตรโครงการอนุญาตให้วัดกิจกรรมทรัพยากรและประสิทธิภาพของโครงการเทียบกับผลลัพธ์ที่ได้รับอนุมัติและคาดหวังตามที่อ้างถึงในข้อเสนอ

2

อธิบายโดยทั่วไปเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจที่จะประเมินและสร้างมาตรฐานและเป็นประโยชน์ต่อผู้สนับสนุนโครงการในการทำเช่นนั้น นอกจากนี้ยังอ้างอิงถึงความสำคัญทางการเงินหรือการดำเนินงานของสถานะกระบวนการปัจจุบันซึ่งนำไปสู่โครงการ BPM ตัวอย่างเช่น“ สมาชิกในทีมโครงการจะสังเกตการประมวลผลคำสั่งขายเพื่อระบุกิจกรรมแต่ละอย่างที่ทำขึ้นในกระบวนการนี้และความท้าทายที่เกิดจากกระบวนการนี้ซึ่งจะแนะนำวิธีที่กระบวนการควรได้รับการแก้ไขเพื่อให้ได้ประสิทธิภาพในการดำเนินงานและการเงิน โครงการนี้สะท้อนให้เห็นถึงเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ของ บริษัท ในการเพิ่มประสิทธิภาพและลดต้นทุนในการดำเนินการตามคำสั่งขาย” ให้ชัดเจนในการระบุวัตถุประสงค์ว่ากฎบัตรจะทำหน้าที่เป็นหน้าที่สนับสนุนกิจกรรมของโครงการหลังจากได้รับอนุมัติจากคณะกรรมการกำกับดูแล .

3

ดึงขอบเขตโครงการ BPM จากข้อเสนอโครงการและบันทึกไว้ในกฎบัตรโครงการ ขอบเขตโครงการหมายถึงงานที่จะดำเนินการโดยทีมงานโครงการและกำหนดขอบเขตของโครงการและฟังก์ชั่นทางธุรกิจที่ครอบคลุม ตัวอย่างเช่นมีการกล่าวถึงหน้าที่การใช้งานเฉพาะเช่นการป้อนคำสั่งซื้อเช่นเดียวกับข้อกำหนดการใช้งานโซลูชันที่เป็นไปได้เช่นการฝึกอบรมบุคลากร นอกจากนี้ยังมีการพูดถึงการปรับเปลี่ยนระบบคอมพิวเตอร์การเปลี่ยนแปลงกระบวนการภายในและข้อกำหนดของวิธีการโครงการ กลไกที่ใช้ในการแก้ไขขอบเขตโครงการจะได้รับการบันทึกไว้เช่นกัน

4

ระบุผู้สนับสนุนโครงการ BPM ผู้จัดการสมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้เสีย จัดทำเอกสารบทบาทของสมาชิกในทีมและอธิบายอิทธิพลของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละรายเกี่ยวกับการดำเนินงานของโครงการและผลลัพธ์ ตัวอย่างเช่น“ ผู้เข้าร่วมในโครงการนี้จะเป็นบุคลากรที่สร้างคำสั่งขายตรวจสอบความพร้อมของผลิตภัณฑ์กำหนดเวลาคำสั่งสร้างความต้องการของลูกค้ารักษาสภาพราคาทำการตรวจสอบเครดิต ลูกค้าและตรวจสอบสถานะของการสั่งซื้อ”

5

พัฒนาเส้นเวลาที่อ้างอิงกิจกรรมโครงการ BPM วันที่เริ่มต้นโครงการวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของกิจกรรมโครงการแต่ละรายการและกำหนดเวลาสำหรับทั้งความสำเร็จของโครงการทั้งหมดและการนำเสนอผลลัพธ์ แต่ละขั้นตอนของโครงการควรอ้างอิงถึงทีมที่รับผิดชอบในการเสร็จสิ้นขั้นตอน ระบุกิจกรรมที่ติดตามซึ่งกันและกันโดยตรงจากจุดเริ่มต้นของโครงการจนถึงที่สุด ความล้มเหลวในการทำกิจกรรมเหล่านี้ให้เสร็จตามกำหนดเวลาจะส่งผลเสียต่อกำหนดการโครงการโดยรวม

6

สร้างผลิตภัณฑ์งานโครงการ BPM - โครงการ "ส่งมอบ" - สำหรับโครงการ BPM อธิบายการส่งมอบแต่ละครั้งและอภิปรายว่าจะเตรียมและนำเสนออย่างไร ตัวอย่างเช่นข้อกำหนดของโปรแกรมซอฟต์แวร์นั้นเป็นสิ่งที่ส่งมอบซึ่งอาจแสดงในเอกสาร Word หรือในผังงาน Visio

7

สร้างงบประมาณค่าใช้จ่ายโครงการ BPM โดยละเอียดตามงบประมาณข้อเสนอโครงการ ประเมินทั้งต้นทุนระยะสั้นและระยะยาวของโครงการรวมถึงต้นทุนเงินทุนบริการระดับมืออาชีพและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง ข้อมูลงบประมาณเป็นองค์ประกอบที่สำคัญของกฎบัตรโครงการซึ่งจะถูกส่งไปยังคณะกรรมการกำกับและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการเพื่อขออนุมัติ

8

บันทึกข้อมูลเพิ่มเติมที่มีผลต่อโครงการ BPM ตัวอย่างเช่นบันทึกเหตุการณ์ภายนอกที่ไม่อยู่ภายใต้การควบคุมโครงการ BPM และส่งผลกระทบต่อความสำเร็จที่เป็นไปได้ของโครงการ อธิบายความเสี่ยงเช่นการประท้วงของสหภาพที่กำลังจะเกิดขึ้นซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อขอบเขตระยะเวลางบประมาณหรือองค์ประกอบอื่น ๆ ของกฎบัตรโครงการ หารือเกี่ยวกับข้อ จำกัด ของทรัพยากรเช่นการมีบุคลากรที่มีประสบการณ์และผ่านการฝึกอบรมอย่าง จำกัด จัดทำเอกสารแผนฉุกเฉินเพื่อรับมือกับอุปสรรคที่คาดการณ์ไว้หรือข้อ จำกัด ด้านการเงินผู้คนหรือระบบ

สิ่งที่จำเป็น

• แถลงการณ์ภารกิจ
• ข้อเสนอโครงการ
• แผนภูมิองค์กร

เคล็ดลับ

• นำเสนอกฎบัตรโครงการแก่สมาชิกแต่ละคนในทีม
• ใช้ระยะเวลาของโครงการเพื่อเตือนสมาชิกของเป้าหมายและรับทราบความสำเร็จก่อนหน้า
• กระตุ้นสมาชิกในทีมด้วยการเฉลิมฉลองระหว่างกาล