วิธีการเขียนรายงานที่เป็นความลับให้กับพนักงาน

การเตือน

• ความคาดหวังของการรักษาความลับไม่ว่าจะเป็นที่ต้องการตามกฎหมายหรือตามนโยบายขององค์กรของคุณมีความรับผิดชอบทางวิชาชีพและกฎหมาย ความล้มเหลวในการรักษาความลับสามารถนำไปสู่การฟ้องร้องทำร้ายอาชีพของคุณและส่งผลกระทบต่อองค์กรของคุณ

การสื่อสารภายในเป็นจุดเด่นขององค์กรใด ๆ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดใหญ่หรือเล็กโบสถ์หรือกลุ่มที่ไม่แสวงหากำไรหรือหน่วยงานราชการ แม้ว่าการสื่อสารจำนวนมากจะเกิดขึ้นทางวาจาในการประชุมแบบตัวต่อตัวทางโทรศัพท์หรือทางวิดีโอแชทการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรมีบทบาทสำคัญในองค์กรใด ๆ เอกสารให้โอกาสในการสื่อสารอย่างรอบคอบเน้นและชัดเจน นอกจากนี้ยังจัดทำบันทึกถาวรของความคิดและข้อมูลที่มีการสื่อสารการร้องของานและการจัดการหรือความคาดหวังของพนักงาน เอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรอาจมีจุดประสงค์เพื่อการเผยแพร่ที่กว้างและเปิดกว้าง แต่ในบางครั้งคุณอาจต้องส่งรายงานที่เป็นความลับซึ่งหมายถึงเอกสาร "ตาเท่านั้น" ที่มีเจตนาให้พนักงานคนเดียวหรือกลุ่มที่อยู่ที่เลือกไว้มองเห็นเท่านั้น องค์กรของคุณอาจต้องใช้เทมเพลตรายงานที่เป็นความลับ แต่ถึงแม้ว่ามันจะไม่เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องปฏิบัติตามโปรโตคอลเมื่อส่งรายงานที่เป็นความลับ

รู้จัก Lingo

องค์กรมักจะมีคำศัพท์เฉพาะสำหรับรายงานที่เป็นความลับ ตัวอย่างเช่นรัฐบาลใช้คำต่างๆเช่น "ความลับสุดยอด" "ข้อมูลลับทางธุรกิจ" "ความลับทางการค้า" หรือ "ความลับทางการค้า" และ "ภายในและการพิจารณา" เพื่อแยกแยะความแตกต่างของข้อมูลประเภทต่างๆ ข้อกำหนดหมายถึงสิ่งต่าง ๆ และต้องการระดับความปลอดภัยของเอกสารที่แตกต่างกัน บุคคลที่ส่งเอกสารดังกล่าวรวมถึงผู้ที่รับเอกสารเหล่านั้นจำเป็นต้องตระหนักถึงข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับการรักษาความลับในแต่ละระดับ

ธุรกิจขนาดใหญ่มีแนวโน้มที่จะสร้างความแตกต่างที่คล้ายกันและอาจมีข้อกำหนดคล้ายกับรัฐบาลของตัวเอง ธุรกิจขนาดเล็กโดยทั่วไปใช้วิธีที่เป็นทางการน้อยกว่า แต่ก็ยังคาดหวังว่าการรักษาความลับจะได้รับการดูแลอย่างดี หากคุณกำลังเขียนรายงานที่ตั้งใจจะเก็บเป็นความลับตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณคุ้นเคยกับคำศัพท์ขององค์กร

รู้จักพิธีสาร

การส่งสัญญาณที่เป็นความลับอาจต้องมีการจัดการพิเศษ บางทีการส่งอีเมลเป็นสิ่งต้องห้ามและเอกสารที่เป็นความลับต้องส่งด้วยมือ อาจจำเป็นต้องใช้โฟลเดอร์หรือซองจดหมายพิเศษหรือตราประทับ "ตาเท่านั้น" บางองค์กรอนุญาตให้พิมพ์เอกสารที่เป็นความลับหรือถ่ายสำเนาบนเครื่องที่เลือกโดยเฉพาะเพื่อวัตถุประสงค์ บุคคลที่ถูกล้างออกสำหรับการสื่อสารดังกล่าวอาจเป็นคนเดียวที่ได้รับอนุญาตให้สร้างเอกสารลับหลังจากการฝึกอบรมและการรับรองเฉพาะ ในทำนองเดียวกันผู้รับข้อมูลที่เป็นความลับอาจต้องมีการรับรองดังกล่าวจากองค์กร

เป็นหน้าที่ของผู้ที่สร้างเอกสารลับเพื่อให้ตระหนักถึงข้อกำหนดภายในและปฏิบัติตามในจดหมาย ผู้รับหรือผู้รับของเอกสารจะถูกคาดหวังว่าจะคุ้นเคยกับโปรโตคอลของ บริษัท เพื่อให้ทุกฝ่ายในวงจะสามารถรักษาความลับได้

เข้าใจวัตถุประสงค์ของคุณ

คุณควรทำให้การสื่อสารของคุณเป็นความลับเฉพาะเมื่อขั้นตอนดังกล่าวมีความต้องการอย่างชัดเจนหรือมีความจำเป็นเพื่อปกป้องข้อมูลที่ผิดปกติ ตัวอย่างเช่นผู้จัดการอาจถูกคาดหวังให้ส่งรายงานประสิทธิภาพเป็นลายลักษณ์อักษรให้พนักงานทุกปีและใช้รูปแบบรายงานลับประจำปีสำหรับการสร้างและส่งรายงาน ในกรณีนี้ความจำเป็นในการรักษาความลับนั้นชัดเจนในตัวเอง

ในอีกทางหนึ่งอาจเป็นอีเมลเฉพาะกิจไปยังพนักงานที่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและกลยุทธ์ที่ไม่ควรเผยแพร่อย่างกว้างขวาง ในกรณีนี้ผู้ส่งอีเมลอาจต้องการเรียกใช้การรักษาความลับเพื่อปกป้องเนื้อหาของอีเมล ในแต่ละเหตุการณ์การตระหนักถึงความต้องการการรักษาความลับเป็นขั้นตอนแรกในการสื่อสารที่เหมาะสม