วิธีการเขียนโครงร่างงานนโยบายและกระบวนการ

การเขียนโครงร่างภารกิจนโยบายและโพรซีเดอร์ไม่ได้อยู่ที่ด้านบนของรายการฝากข้อมูลของทุกคนเพราะการสร้างเส้นทางแบบทีละขั้นเป็นเรื่องน่าเบื่อ หากต้องการประสบความสำเร็จในความพยายามนี้คุณจะต้องเต็มใจที่จะมีส่วนร่วมในการวิเคราะห์งานและทำตามแบบจำลองที่เรียบง่ายสำหรับการเขียนทิศทางงาน เค้าโครงอาจไม่รวมทุกขั้นตอนสำหรับงาน แต่ควรรวมขั้นตอนสำคัญ วัตถุประสงค์ของคุณคือทำให้เค้าร่างง่ายสำหรับผู้ใช้ในการติดตามซึ่งหมายความว่าคุณต้องกำหนดกลุ่มเป้าหมายของคุณก่อนที่จะเขียนโครงร่าง

การพิจารณา

แยกแยะระหว่างความหมายของ "นโยบาย" และ "ขั้นตอน" นโยบายคือประโยคย่อหน้าหรือกลุ่มของย่อหน้าที่กำหนดกฎหรืออธิบายตำแหน่งอย่างเป็นทางการขององค์กรในเรื่องที่มีผลกระทบต่อพนักงานหลายคน นโยบายที่ดียังอธิบายว่าทำไมจึงมีความสำคัญต่อสมาชิกขององค์กร ขั้นตอนอธิบายวิธีการใช้กฎหรือตำแหน่งขององค์กร นโยบายอาจไม่มีขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง แต่มีหลายขั้นตอนที่อาจอยู่ภายใต้นโยบายเดียวกัน เพื่อให้ผู้ใช้เข้าใจโครงร่างของนโยบายกำหนดคำศัพท์ที่ไม่คุ้นเคยและอ้างอิงถึงกระบวนการที่เกี่ยวข้อง

รูปแบบและสาร

ออกแบบรูปแบบสแตนอะโลนสำหรับโครงร่างงานของคุณหรือทำตามแม่แบบหรือชุดแนวทางที่เผยแพร่โดยองค์กรของคุณ หลังจากที่คุณมีรูปแบบแล้วคุณก็พร้อมที่จะวิเคราะห์งาน ทำภารกิจด้วยตัวเองหรือสังเกตคนอื่นทำภารกิจอาจจะหลายครั้ง วิเคราะห์งาน ระบุขั้นตอนสำคัญในกระบวนการและพิจารณาว่าผู้ใช้ต้องตัดสินใจตามลำดับขั้นตอนในโครงร่างงานหรือไม่ ตัวอย่างเช่นเมื่อห่อของขวัญกล่องผู้ใช้อาจตัดสินใจก่อนว่าจะใส่ปลายกระดาษไว้ที่ด้านข้างของกล่องหรือตามขอบด้านบนหรือด้านล่างของกล่อง

ภาษา

การเลือกคำในโครงร่างงานมีความสำคัญ ระบุผู้ที่จะอ่านโครงร่างงานและระดับการฝึกอบรมและประสบการณ์ที่พวกเขามี หากไม่มีประสบการณ์โครงร่างจะต้องมีรายละเอียด ใช้ภาษาที่ง่าย - คำกริยาแอ็คชั่นและคำศัพท์ที่เชื่อมโยงกัน ลบคำที่ไม่จำเป็น ตัวอย่างเช่นการบอกผู้ใช้ให้ "ห่อกล่องของขวัญกระดาษแข็งโดยจัดตำแหน่งทั้งสองด้านของกระดาษห่อตามแนวตั้งของความสมมาตรตามขอบด้านล่างของกล่อง" เป็นคำที่สับสนและสับสน ประโยคที่ดีกว่าคือ "วางกระดาษของขวัญคว่ำหน้าลงบนพื้นผิวเรียบวางกล่องของขวัญไว้ตรงกลางของกระดาษของขวัญโดยให้ขอบด้านล่างหงายขึ้นพับกระดาษของขวัญลงบนกระดาษทั้งสองด้านเพื่อให้ขอบทั้งสองอยู่ในแนวเดียวกัน กลาง." หลีกเลี่ยงคำคุณศัพท์ที่ไม่เพิ่มความหมายและคำศัพท์ทางเทคนิคเช่น "เส้นแนวตั้งของความสมมาตร" ตัวอย่างเช่นหากคุณเขียน "กระดาษของขวัญ" หรือ "กระดาษห่อของขวัญ" แทน "กระดาษห่อของขวัญ" ผู้ใช้ควรเข้าใจความหมายของคุณ

สไตล์

รายการหัวข้อย่อยและลำดับหมายเลขนั้นง่ายต่อการติดตาม ลองใช้เคล็ดลับอื่น ๆ เหล่านี้เพื่อให้โครงร่างมีประโยชน์มากขึ้น ขั้นแรกให้แต่ละรายการในรายการสั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เช่นประโยคยาวหนึ่งหรือสองประโยค ประการที่สองเห็นภาพการดำเนินการตามขั้นตอน มีจุดมุ่งหมายเพื่อความมั่นคงเพื่อให้ผู้ใช้หลายคนสามารถติดตามโครงร่างและปฏิบัติงานในลักษณะเดียวกัน สุดท้ายให้ผู้อ่านทบทวนโครงร่างงานและมองหาภาษาที่ไม่ชัดเจนและคำที่ไม่จำเป็น ขอให้ผู้ตรวจสอบลองทำตามขั้นตอนในโครงร่างและดูว่าพวกเขาสามารถติดตามพวกเขาได้อย่างง่ายดายตั้งแต่ต้นจนจบ หลังจากที่คุณแก้ไขปัญหาใด ๆ ที่ผู้ตรวจสอบได้ระบุแล้วโครงร่างงานก็พร้อมสำหรับนโยบายและขั้นตอนคู่มือและการฝึกอบรมพนักงาน