วิธีเขียนขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP) สำหรับการควบคุมเอกสาร

องค์กรและ บริษัท ทุกประเภทใช้เอกสารเพื่อสื่อข้อความทั้งภายในและภายนอก เพื่อให้องค์กรมีประสิทธิภาพต้องพัฒนากลไกในการควบคุมและจัดการเอกสารเหล่านี้ ในความเป็นจริงองค์การระหว่างประเทศเพื่อการมาตรฐานหรือ ISO เผยแพร่แนวทางที่องค์กรเอกชนสามารถใช้เพื่อให้ได้มาตรฐานคุณภาพ ข้อ 4.2.3 ของมาตรฐาน ISO 9001 อธิบายแนวทางเหล่านี้

1

สรุปกระบวนการอนุมัติเอกสารก่อนออก อธิบายว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการขอเอกสารอนุมัติและผู้ที่ต้องลงนามในเอกสารนั้นเพื่อพิจารณาอนุมัติ ตัวอย่างเช่นบางองค์กรต้องการลายเซ็นจากผู้จัดการคุณภาพในขณะที่องค์กรอื่นอาจต้องการลายเซ็นการอนุมัติจากหลาย ๆ คนในตำแหน่งผู้บริหารระดับสูงเช่นรองประธานหรือประธาน

2

กำหนดขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานสำหรับการอัปเดตเอกสารและรีวิวหลังจากได้รับอนุมัติเบื้องต้น ระบุว่าเอกสารจะต้องได้รับการตรวจสอบและปรับปรุงเป็นระยะ ๆ (เช่นทุก ๆ ครึ่งปี) หรือตามความจำเป็นเพื่อแก้ไขการเปลี่ยนแปลงหรือข้อบกพร่องในเอกสาร อธิบายกลไกในการบันทึกการตรวจสอบเอกสารและการอนุมัติเอกสารในภายหลัง หลายองค์กรต้องการลายเซ็นต์เดียวกันเพื่อขออนุมัติใหม่เช่นเดียวกับการอนุมัติเอกสารเบื้องต้น

3

เขียนขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อระบุและบันทึกการเปลี่ยนแปลงเอกสารอย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่นคุณสามารถขอเก็บประวัติการแก้ไขด้วยเอกสารแต่ละรายการที่แสดงการเปลี่ยนแปลงในแต่ละการแก้ไข อธิบายระบบที่ใช้เพื่อระบุการแก้ไขปัจจุบันของเอกสารเช่นระบบของตัวอักษรและตัวเลข (เช่น Rev. 23)

4

สร้างและอธิบายระบบสำหรับการจัดเก็บและจัดการการแก้ไขเอกสารปัจจุบัน ตัวอย่างเช่นคุณสามารถใช้เซิร์ฟเวอร์เครือข่ายขององค์กรเพื่อจัดเก็บไฟล์เอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์หรือมอบอำนาจการจัดเก็บเอกสารเอกสารทางกายภาพ ในแต่ละกรณีให้อธิบายว่าพนักงานหรือตัวแทนที่ได้รับอนุญาตสามารถเข้าถึงเอกสารและสิทธิพิเศษที่ได้รับอนุญาตได้อย่างไร (เช่นการพิมพ์หรือการทำสำเนา)

5

อธิบายว่าเอกสารทางการจะถูกเก็บชัดเจนและสามารถระบุตัวได้อย่างไร ด้วยเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เช่นอธิบายระบบตั้งชื่อไฟล์ที่คุณใช้ สำหรับเอกสารที่เป็นกระดาษให้อธิบายว่าต้องจัดการและเก็บรักษาเอกสารที่ใช้งานได้อย่างไร (เช่นเอกสารการเคลือบหรือการคัดลอกเอกสาร)

6

สร้างส่วนใน SOP ของคุณที่อุทิศให้กับองค์กรและควบคุมการเข้าถึงเอกสารภายนอก ทำรายการเอกสารภายนอกที่คุณใช้ (เช่นเอกสารรัฐบาลหรือเอกสารที่ลูกค้าอนุญาต) อธิบายขั้นตอนการระบุและการจัดระเบียบเอกสารเหล่านี้ภายใน บริษัท ของคุณและวิธีที่คุณจะได้รับการอัปเดตด้วยเวอร์ชันปัจจุบัน (เช่นการดึงเอกสารหน่วยงานรัฐบาลออนไลน์)

7

เขียนวิธีการระบุเอกสารที่ล้าสมัยหากถูกเก็บรักษาไว้และป้องกันการใช้งานเอกสารเหล่านี้โดยไม่ได้ตั้งใจ ตัวอย่างเช่นบาง บริษัท ทำลายหรือทิ้งเอกสารที่ล้าสมัยทันทีหลังจากระบุรุ่นปัจจุบัน เพื่อป้องกันไม่ให้เอกสารเก่าถูกวางทับและทำให้แน่ใจว่าไม่ได้ใช้โดยไม่ได้ตั้งใจ