ข้อเสียของการมีการตรวจสอบแบบไร้กระดาษคืออะไร?

ผู้ตรวจสอบช่วยธุรกิจขนาดเล็กให้แน่ใจว่าพวกเขาปฏิบัติตามกฎหมายการจ้างงานและภาษี ผู้ตรวจสอบบัญชีจำนวนมากให้การตรวจสอบแบบไร้กระดาษซึ่งผู้สอบบัญชีเข้าถึงบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์และออกรายงานขั้นสุดท้ายผ่านทางอีเมลหรือเว็บไซต์ การตรวจสอบทางอิเล็กทรอนิกส์สามารถประหยัดเวลาและเงินของเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก อย่างไรก็ตามทั้งผู้สอบบัญชีและพนักงานของธุรกิจจะต้องพอใจกับเทคโนโลยี

ต้องใช้เทคโนโลยี

ผู้ตรวจประเมินต้องใช้ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ในการสร้างรายงานการตรวจสอบ หากผู้สอบบัญชีไม่คุ้นเคยกับคอมพิวเตอร์หรือซอฟต์แวร์ที่คาดว่าจะใช้เขาอาจมีช่วงการเรียนรู้ที่สูงชัน ผู้สอบบัญชีจะต้องคุ้นเคยกับการใช้อีเมลหรือเว็บไซต์และอัพโหลดสิ่งที่แนบมาในขณะที่เจ้าของธุรกิจจะต้องสามารถดึงรายงานการตรวจสอบจากอีเมลของพวกเขาหรือโดยการไปที่เว็บไซต์

ข้อควรพิจารณาด้านความปลอดภัย

หากผู้สอบบัญชีกำลังจะใช้คอมพิวเตอร์หรือเทคโนโลยีอื่นเพื่อเตรียมการตรวจสอบเธอจะต้องพิจารณาปัจจัยด้านความปลอดภัยที่ผู้ตรวจสอบที่สร้างรายงานกระดาษไม่ต้องพิจารณา การตรวจสอบมักจะอ้างถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเช่นการเงินหรือข้อกำหนดทางภาษีของธุรกิจ ผู้ตรวจสอบบัญชีจะต้องสามารถส่งข้อมูลนี้ได้อย่างปลอดภัย เฉพาะพนักงานของ บริษัท ที่จำเป็นต้องทราบข้อมูลในรายงานเท่านั้นที่จะสามารถเข้าถึงรายงานการตรวจสอบออนไลน์หรือทางอีเมล

ข้อกำหนดการยื่นต่าง ๆ

บริการสรรพากรและหน่วยงานภาครัฐอื่น ๆ อาจมีกฎที่แตกต่างกันสำหรับการเก็บบันทึกอิเล็กทรอนิกส์มากกว่าการเก็บบันทึกกระดาษ เจ้าของธุรกิจควรศึกษาวิธีจัดเก็บรายงานการตรวจสอบและระยะเวลาที่ต้องจัดเก็บรายงานก่อนที่จะยอมรับการตรวจสอบทางอิเล็กทรอนิกส์ นอกจากนี้แม้ว่าการตรวจสอบทางอิเล็กทรอนิกส์มักจะเรียกว่า "ไร้กระดาษ" แต่เอกสารบางอย่างอาจต้องพิมพ์เพื่อให้เป็นไปตามกฎการจัดเก็บบันทึกของรัฐบาล

การเปลี่ยนระบบ

หากธุรกิจพึ่งพาการตรวจสอบกระดาษมาก่อนมันจะต้องเปลี่ยนไปใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ก่อนที่จะสามารถเริ่มใช้ประโยชน์จากการตรวจสอบแบบไร้กระดาษได้ การดำเนินการนี้อาจใช้เวลาเป็นสัปดาห์หรือเป็นเดือนขึ้นอยู่กับว่าธุรกิจของคุณทำมาจากคอมพิวเตอร์ก่อนที่จะเปลี่ยนไป นอกจากนี้บุคลากรบางคนอาจต้องการการฝึกอบรมเพื่อเข้าถึงหรือใช้ระบบใหม่ ดังนั้นอาจใช้เวลาเป็นปีหรือมากกว่านั้นสำหรับธุรกิจที่จะเปลี่ยนมาใช้ระบบไร้กระดาษ