สิ่งที่จะใช้: Excel หรือ Access สำหรับรายงานทางการเงิน

Microsoft Excel และ Microsoft Access เก็บข้อมูลที่ใช้ในการเขียนรายงานทางการเงิน อย่างไรก็ตาม Excel มีตัวเลือกในตัวมากขึ้นสำหรับการสร้างรายงานอย่างรวดเร็วจากข้อมูลทางการเงินจำนวนเล็กน้อย การเข้าถึงเหมาะสมกว่าเมื่อต้องรวมข้อมูลจำนวนมากเพื่อสร้างรายงานที่ซับซ้อน

ฐานข้อมูลแบนและสัมพันธ์

Excel เป็นโปรแกรมซอฟต์แวร์สเปรดชีตและ Access เป็นโปรแกรมซอฟต์แวร์ฐานข้อมูล แต่ทั้งคู่สามารถใช้เพื่อจัดเก็บข้อมูลในทำนองเดียวกัน ฐานข้อมูล "แฟล็ต" เก็บตารางเดี่ยวพร้อมฟิลด์ของข้อมูลในแต่ละเร็กคอร์ด สิ่งเหล่านี้จะทำงานเหมือนกับคอลัมน์ของข้อมูลและแถวของสเปรดชีต ฐานข้อมูล "เชิงสัมพันธ์" เชื่อมต่อข้อมูลหลายตารางเข้าด้วยกันโดยใช้ข้อมูลในตารางแรกเพื่อเปรียบเทียบข้อมูลจากตารางอื่น ๆ เช่นยอดขายรวมของร้านค้าทั้งหมดในพื้นที่เฉพาะ ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์คล้ายกับสมุดงาน Excel ที่มีหลายแผ่นงาน แต่โดยทั่วไปแล้วจะมีความยืดหยุ่นและมีประสิทธิภาพมากกว่า

การเลือกโครงสร้าง

ฐานข้อมูลแบบแฟลตและเวิร์กบุ๊กชีตแบบแผ่นเดียวเป็นโครงสร้างที่พบมากที่สุดใน Access และ Excel เนื่องจากโครงการส่วนใหญ่ไม่มีข้อมูลหรือความซับซ้อนเพียงพอที่จะต้องใช้ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์หรือโครงสร้างแบบหลายแผ่น แต่เมื่อธุรกิจของคุณต้องรวมข้อมูลจำนวนมากเข้าด้วยกันฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์จะมีประสิทธิภาพมากกว่า เมื่อรายงานทางการเงินแสดงข้อมูลสรุปและเฉลี่ยในหลายวิธี - ตัวอย่างเช่นการแยกย่อยตามภูมิภาคและประเภทการขาย - หรือเมื่อรายงานต้องรวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่งข้อมูลฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ทำให้กระบวนการง่ายขึ้นเมื่อตั้งค่าอย่างถูกต้อง ในขณะที่ Excel อนุญาตให้ฟังก์ชันฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ Access มีวิธีที่มีประสิทธิภาพและอัตโนมัติกว่าในการทำงานกับโครงสร้างนั้น

แม่แบบ

ทั้ง Excel และ Access รวมถึงโครงร่างที่ตั้งไว้ล่วงหน้าและโครงสร้างฐานข้อมูลสำหรับความต้องการทางธุรกิจทั่วไป หลังจากพิจารณาว่าคุณจะต้องมีฐานข้อมูลแบบแบนหรือแบบสัมพันธ์ให้ตรวจสอบเทมเพลตและฐานข้อมูลที่รวมอยู่เพื่อดูว่าสิ่งเหล่านี้ตรงกับข้อกำหนดของสิ่งที่คุณจะต้องจัดเก็บและรายงานข้อมูลของคุณหรือไม่ การสาธิตสิ่งที่รวมอยู่ในแต่ละโครงสร้างจะให้รายละเอียดแก่คุณเพื่อกำหนดว่าความต้องการข้อมูลของคุณเหมาะสมกับการจัดเก็บใน Excel หรือ Access หรือไม่

การเลือกซอฟต์แวร์

ทั้ง Access และ Excel เป็นแอพพลิเคชั่นที่มีความซับซ้อนสูงซึ่งอาจใช้เวลาเรียนหลายปีกว่าจะเชี่ยวชาญ แต่ Excel มีการเริ่มต้นที่ง่ายต่อการใช้งานเพราะทักษะสเปรดชีตพื้นฐานเพียงพอที่จะเริ่มต้นกับโปรแกรม หากคุณยังไม่แน่ใจว่าแอปพลิเคชันใดที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณมากขึ้นให้เริ่มต้นด้วยเท็มเพลต Excel และดูว่ามันทำงานได้ดีกับข้อมูลดิบของคุณหรือไม่ หากคุณพบว่าคุณกำลังสร้างแผ่นงานใหม่บ่อยครั้งหรือต้องการสร้างการคำนวณที่ซับซ้อนให้สลับไปยังฐานข้อมูล Access และนำเข้าแผ่นงานที่คุณสร้างไว้แล้วใน Excel การเข้าถึงมักจะต้องการงานออกแบบโครงร่างของผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย แต่บันทึกงานเมื่อสร้างสูตรที่สร้างรายงาน