ความท้าทายของการสื่อสารทางอีเมลทางธุรกิจ

ผู้จัดการธุรกิจทุกวันนี้สื่อสารกับพนักงานลูกค้าและผู้มีส่วนได้เสียอื่น ๆ ทางอีเมลเป็นประจำ ในขณะที่การสื่อสารทางอีเมลนั้นรวดเร็วและสามารถส่งจากพีซีโทรศัพท์หรืออุปกรณ์พกพาอื่น ๆ ได้อย่างง่ายดายผู้จัดการจัดการอีเมลเพื่อท้าทายความสามารถในการโพสต์ข้อความใน บริษัท ขนาดใหญ่และขนาดเล็ก

ผลกระทบ

การส่งข้อความอีเมลไม่เหมือนกับการส่งซองจดหมายที่ปิดผนึกผ่านบริการไปรษณีย์ การสื่อสารบนกระดาษมีโอกาสน้อยที่คนจะอ่านข้อความที่ไม่ได้มีไว้สำหรับ สิ่งนี้ไม่เป็นความจริงด้วยอีเมลซึ่งผู้รับสามารถส่งต่อไปยังบุคคลที่เขาเลือกได้ ความท้าทายสำหรับนักธุรกิจคือการคิดให้ชัดเจนเกี่ยวกับเนื้อหาของข้อความอีเมลที่เขากำลังจะส่งและผลที่ตามมาของข้อมูลที่ไม่ได้ตั้งใจจะสิ้นสุดลงในกล่องที่ไม่ถูกต้อง

กรอบเวลา

บางครั้งข้อความอีเมลจะถูกอุดตันใน "ระบบ" และไม่ได้จัดส่งเป็นชั่วโมงหรือบางครั้งก็เป็นหลายวันนับจากเวลาที่ถูกส่ง คุณคาดว่าจะมีการจัดส่งเกือบจะทันที แต่ก็ไม่ได้เป็นเช่นนั้นเสมอไป การประทับวันที่และเวลาอย่างถูกต้องสามารถบรรเทาปัญหาบางส่วนได้ แต่ก็เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องพิจารณาว่าเขตเวลาใดที่เมลเซิร์ฟเวอร์อยู่และกลไกการส่งข้อมูลที่งี่เง่าเป็นอย่างไร

การพิจารณา

อีเมลได้รับการออกแบบมาเพื่อปรับปรุงการสื่อสารโดยทำให้รวดเร็วขึ้นและตรงประเด็นมากขึ้น แต่การพิมพ์ข้อความอีเมลในเครื่องพิมพ์ของ บริษัท นั้นไม่สามารถทำได้ตามวัตถุประสงค์นี้ สำนักงาน "ไร้กระดาษ" เป็นวิธีการที่ไกลหากพนักงานจำนวนมากเกินไปยืนยันที่จะเก็บไฟล์กระดาษของข้อความอีเมลทั้งหมดที่พวกเขาส่งหรือรับ

การเตือน

อีเมลทำให้ขี้เกียจง่าย ในขณะที่มีประสิทธิภาพที่ชัดเจนที่จะได้รับจากการใช้อีเมลตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมขายของคุณไม่ได้ใช้อีเมลเป็นผู้ค้ำยัน ไม่มีอะไรที่เหมือนกับการประชุมด้วยตนเองที่อบอุ่นเพื่อปิดการขายหรือสร้างความสนใจให้กับลูกค้าที่คาดหวัง

ผู้เชี่ยวชาญ Insight

เช่นเดียวกับที่พนักงานขายจะต้องเป็นลูกค้าส่วนตัวต่อหน้าผู้จัดการและจำเป็นต้องมีการติดต่อกับพนักงานเป็นการส่วนตัว Shawn Smith จาก Next Level Consulting ที่ปรึกษาที่นิวยอร์กซึ่งตั้งอยู่ในธุรกิจที่กำลังเติบโต มันง่ายเกินไปสำหรับผู้จัดการที่จะนั่งในสำนักงานปิดและพนักงานอีเมลโดยไม่พูดคุยกับพวกเขาแบบตัวต่อตัว แม้แต่การสื่อสารทางอีเมลที่รวบรัดที่สุดก็ต้องมีการชี้แจงจากพนักงานบางคน