ขั้นตอนการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

การสื่อสารมีความสำคัญอย่างยิ่งในธุรกิจช่วยให้ผู้จัดการสามารถสร้างความเชื่อมั่นและมีความสำคัญต่อฟังก์ชั่นหลักของธุรกิจ ในช่วงหลายทศวรรษที่ผ่านมารูปแบบการจัดการได้เปลี่ยนจากการสั่งคนไปสู่การจัดการแบบมีส่วนร่วมซึ่งการสื่อสารนั้นถูกใช้เพื่อสร้างแรงจูงใจและมอบอำนาจให้พนักงาน ความต้องการการสื่อสารที่ชัดเจนก็เพิ่มขึ้นตามโลกาภิวัตน์ที่เพิ่มขึ้นและความสามารถในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพข้ามวัฒนธรรมนั้นมีความสำคัญต่อความสำเร็จในธุรกิจจำนวนมาก

สร้างความเชื่อมั่น

ตามที่ผู้เชี่ยวชาญการสื่อสาร Evan Carmichael ความไว้วางใจเป็นสิ่งสำคัญในการสื่อสารที่ดี คาร์ไมเคิลชี้ให้เห็นว่าความไม่ไว้วางใจสามารถเกิดขึ้นได้เมื่อคนคนหนึ่งไม่รู้ว่าอีกฝ่ายกำลังคิดอะไรอยู่ ดังนั้นวิธีหนึ่งในการสร้างความไว้วางใจคือการทำตัวตรงไปตรงมาและรัดกุมในการระบุสิ่งที่คุณต้องการและไม่กลัวที่จะพูดถึงความล้มเหลวหรือปัญหาที่องค์กรเผชิญอยู่ การบอกความจริงสร้างความไว้วางใจ อีกวิธีหนึ่งในการสร้างความไว้วางใจคือการถามคำถามเกี่ยวกับความท้าทายที่ลูกค้าและพนักงานเผชิญ

ฟังอย่างกระตือรือร้น

การฟังอย่างกระตือรือร้นนั้นเกี่ยวข้องกับการแสดงให้คนอื่นเห็นว่าคุณเข้าใจในสิ่งที่เขาพูด ในการฟังอย่างกระตือรือร้นคุณจะเน้นไปที่บุคคลหรือคนที่คุณกำลังฟังและแสดงให้คุณเข้าใจโดยการปรับเปลี่ยนประเด็นสำคัญในคำพูดของคุณเอง การฟังก็ง่ายขึ้นถ้าคุณขจัดสิ่งรบกวนในระหว่างการสนทนา - พยายามอย่าดูอีเมลดูรอบ ๆ อยู่ตลอดเวลาหรือรับโทรศัพท์ขณะฟัง นี่ทำให้คนอื่นรู้สึกว่าสิ่งที่เขาพูดมีความสำคัญและเขาก็เอาใจใส่คุณอย่างเต็มที่

ผลตอบรับ

การสื่อสารที่ดีต้องอาศัยการให้และรับข้อเสนอแนะ Sarah Fenson ใน "Inc. " บทความแนะนำให้หลีกเลี่ยงการเผชิญหน้าเมื่อแสดงความคิดเห็นโดยแสดงตัวอย่างเฉพาะของสิ่งที่คุณไม่พึงพอใจและรวมถึงความคิดเห็นเชิงบวกอยู่เสมอ สิ่งสำคัญคือต้องขอคำติชมจากผู้อื่น ถามลูกค้าและพนักงานสำหรับความคิดเห็นของพวกเขาเกี่ยวกับวิธีการทำงานเป็นไป คุณสามารถใช้การสนทนาประจำวันการสำรวจหรือการประชุมสิ้นสุดโครงการ

จะตอบสนอง

แทนที่จะตอบสนองต่ออารมณ์ความคิดเห็นหรือสถานการณ์เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กและผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสาร Alyssa Gregory ชี้ให้เห็นว่ามันสำคัญมากที่จะต้องสงบสติอารมณ์และทำตัวอย่างมืออาชีพ เธอยังเน้นถึงความสำคัญของการตอบสนองต่อการวิจารณ์หรือปัญหาอย่างรวดเร็วเพื่อป้องกันเหตุการณ์เล็ก ๆ น้อย ๆ จากการกลายเป็นวิกฤตที่ใหญ่กว่า เมื่ออยู่ในความสงบคุณจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการสื่อสารและสามารถคิดผ่านปัญหาได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

เชิญเข้าร่วม

การอนุญาตให้พนักงานมีส่วนร่วมในการตัดสินใจช่วยปรับปรุงการไหลของข้อมูลเพิ่มศักยภาพพนักงานและสามารถนำไปสู่การสื่อสารที่ดีขึ้นและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน Ray Beavers ผู้จัดการทั่วไป / ประธานเจ้าหน้าที่บริหารของ United Cooperative Services ใน Cleburne, Texas, ได้รับรางวัลสำหรับทักษะการสื่อสารของเขาโดยเกี่ยวข้องกับพนักงานในการวางแผนในทุกระดับของธุรกิจ นอกจากนี้เขายังสร้างรองประธานด้านการสื่อสารและให้การฝึกอบรมการสื่อสารแก่พนักงานของเขา วิธีอื่น ๆ ในการส่งเสริมการมีส่วนร่วมนั้นรวมถึงการประชุมหรือบันทึกช่วยจำข้อมูลเป็นประจำและผนังบันทึกช่วยจำที่พนักงานและผู้จัดการสามารถโพสต์ความคิดได้

เขียนดี

ผู้เชี่ยวชาญเช่น Gregory ล้วนเน้นถึงความสามารถในการเขียนที่จำเป็นสำหรับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ คุณไม่สามารถส่งเสริมความคิดหรือธุรกิจของคุณหากคุณไม่สามารถเขียนอย่างชัดเจนและรัดกุม ผลสำรวจปี 2005 ของกรรมการทรัพยากรมนุษย์ 120 คนโดยสำนักงานคณะกรรมการการเขียนแห่งชาติพบว่าผู้ที่ไม่สามารถเขียนได้อย่างชัดเจนมีโอกาสน้อยที่จะได้รับการว่าจ้างหรือได้รับการพิจารณาเลื่อนขั้นจากผู้ที่เขียนได้ดี เช่นเดียวกับทักษะอื่น ๆ การเขียนที่ดีจำเป็นต้องฝึกฝนและฝึกฝน หากนี่ไม่ใช่ชุดสูทที่แข็งแกร่งของคุณให้ลองเรียนหลักสูตรเป็นลายลักษณ์อักษรหรือทำงานกับเพื่อนร่วมงานเพื่อฝึกฝนทักษะของคุณ